Datenschutzhinweise gem. Art.13 DSGVO

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die

RYDES GmbH (NAVIT)
Brunnenstraße 19-21
10119 Berlin
[email protected]
www.navit.com

Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die

DataCo GmbH
Sandstraße 33
80335 München, Deutschland
Tel.: +49 (0) 89 7400 458 40
E-Mail: [email protected]
www.dataguard.de

Sie können von dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen eine Bestätigung verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten von ihm verarbeitet werden. Sollte dies der Fall sein, können Sie bei dem für die Verarbeitung Verantwortlichen folgende Informationen anfordern:

• Der Zweck, zu dem die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• Die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten;
• Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Sie betreffenden personenbezogenen Daten weitergegeben wurden oder noch weitergegeben werden, insbesondere im Falle von Empfängern in Drittländern oder internationalen Organisationen;
• Die vorgesehene Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten oder, falls keine spezifischen Informationen verfügbar sind, die Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung;
• Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen eine solche Verarbeitung;
• Das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen;
• Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden;
• Das Vorliegen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und in bestimmten Fällen aussagekräftige Informationen über das betreffende Datenverarbeitungssystem sowie den Umfang und die beabsichtigten Auswirkungen einer solchen Verarbeitung auf die betroffene Person.

Sie haben das Recht, Informationen darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie dann die entsprechenden Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung verlangen.

Der für die Verarbeitung Verantwortliche wird Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung stellen. Die Freiheiten und Rechte anderer Personen werden nicht beeinträchtigt. Für zusätzliche Kopien, die Sie anfordern, kann der für die Verarbeitung Verantwortliche eine angemessene Gebühr auf der Grundlage der Verwaltungskosten erheben. Wenn Sie den Antrag elektronisch stellen, müssen die Informationen in einem gängigen elektronischen Format bereitgestellt werden, sofern Sie nichts anderes angeben.

Sie haben das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen zu verlangen, dass unrichtige personenbezogene Daten, die Sie betreffen, unverzüglich berichtigt werden, und das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

a) Verpflichtung zur Löschung

Wenn Sie den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen auffordern, Ihre personenbezogenen Daten mit sofortiger Wirkung zu löschen, ist dieser verpflichtet, dies unverzüglich zu tun, sofern einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Informationen an Dritte

Hat der für die Verarbeitung Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und muss er sie gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO löschen, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten beantragt wurde.

c) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, wenn die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter den folgenden Bedingungen verlangen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten während eines Zeitraums bestreiten, der es dem für die Verarbeitung Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Verwendung der personenbezogenen Daten;
• Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten nicht mehr für den Zweck der Verarbeitung, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; oder
• Wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen Ihre Gründe überwiegen.

Wurde die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten mit Ausnahme der Datenspeicherung nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, des Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verwendet werden.

Wurde die Verarbeitung gemäß den vorgenannten Bedingungen eingeschränkt, werden Sie von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen informiert, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, zu widersprechen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

1. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
2. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
3. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder b DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in 1. und 3. genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

1.1 Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir ausschließlich Daten, die in Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Hierbei kann es sich um folgende personenbezogene Daten handeln:

• Bewerbung über das Bewerberportal oder Zusendung von Unterlagen per Post, E-Mail
• Personenstammdaten (z. B. Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum)
• Adressdaten (z. B. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land)
• Kontaktdaten (z. B. Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Kenntnisse (z. B. Sprachkenntnisse, zusätzliche Qualifikationen)
• Bewerbungs- oder Profildaten (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, frühestmöglicher Starttermin, Wunschposition, Wunschstandorte, Gehaltsvorstellungen, wie Sie auf uns aufmerksam wurden)
• Gegebenenfalls Angaben zu Kontaktpersonen für Referenzen
• Gegebenenfalls Informationen zur aktuellen Vergütung
• Gegebenenfalls Daten zu Interessensgebieten
• Gegebenenfalls Link zu beruflichen Netzwerken, wie XING- oder LinkedIn-Profil
• Gegebenenfalls Bankdaten für Reisekostenerstattung
• Gegebenenfalls Bewerbungsfoto
• Vorliegen Ihrer Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerber- und/oder Talentpool
• Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme mit von Ihnen benannten Referenzen sowie gegebenenfalls Daten aus der Korrespondenz mit diesen Referenzen

1.2 Quellen, aus der Ihre personenbezogenen Daten stammen

NAVIT erhebt im Rahmen des Bewerberprozesses folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

• Anrede
• Anschrift
• Berufliche Qualifikation und Weiterbildung
• Nachname
• Vorname
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Mobilfunknummer
• Ihre Festnetznummer
• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Titel
• Schulausbildung
• Weitere Daten, die Sie mit uns im Laufe des Bewerbungsprozesses teilen

Zwecke der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
• Kommunikation (Telefon, E-Mail)
• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Aufnahme der Bewerberdaten in einen Bewerberpool
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsprozess

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Besondere Kategorien, die öffentlich gemacht wurden – Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO: Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO verarbeitet.

Rechtsansprüche / Handlungen der Gerichte – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO: Soweit erforderlich, werden Ihre Daten zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte verarbeitet.

Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG: Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung abgegeben haben, werden Ihre Daten entsprechend verarbeitet.

Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG: Wir verarbeiten Ihre Daten, um eine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zu treffen. Im Fall der Einstellung werden Ihre Daten zum Zwecke der Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet; hierzu erfolgt eine gesonderte Information.

Berechtigtes Interesse – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus der ordnungsgemäßen Durchführung und Optimierung des Bewerbungsverfahrens sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Besondere Kategorien – Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: Falls Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Nationalität) erteilt haben, werden Ihre Daten entsprechend verarbeitet.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:

• Innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen
• Personalabteilung
• Externe Mitarbeiter / Freelancer
• Auftragsverarbeiter
• Dritte
• Verbundunternehmen

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten nur an diejenigen Beschäftigten unseres Unternehmens weitergeleitet, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind:

• DocuSign, Inc., San Francisco, USA
• Sendgrid (Twilio Inc.), Denver, USA
• Intercom, San Francisco, USA
• HubSpot, Cambridge, USA

Um den Drittlandtransfer möglichst datenschutzfreundlich zu gestalten, wurden mit Anbietern in unsicheren Drittländern Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln kann durch eine formlose E-Mail an [email protected] angefordert werden.

Zwecks Kommunikation mit Bewerbern nutzen wir den Dienst Google Workspace des Dienstleisters Google Inc., Google Ireland Limited, Google Commerce Limited, Google Asia Pacific Pte. Ltd. oder Google Australia Pty Ltd. Weitere Informationen: workspace.google.com/terms/2014/1/dpa_terms

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, bzw. Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (im Fall der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen:

• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen:

• Nach Entscheidung über Nichtbesetzung: 6 Monate Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen (§ 15 Abs. 4 AGG, § 224 ZPO).

Soweit der Bewerber eingewilligt hat, werden die Bewerberunterlagen in den Bewerberpool aufgenommen und dort maximal 2 Jahre ab dem Zeitpunkt der Einwilligung aufbewahrt. Sie werden mit dem Zweckwegfall bzw. dem Widerruf der Einwilligung durch den Bewerber gelöscht.

Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre personenbezogenen Daten mit dem Wegfall des Zweckes, spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen.

1.1 Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung verarbeiten wir folgende Daten zu Ihrer Person:

• Anschrift
• Bankverbindungsdaten
• Kundennummer
• Nachname
• Vorname
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Mobilfunknummer
• Ihre Festnetznummer

1.2 Zwecke der Datenverarbeitung

Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Um Ihre Anfrage als Interessent zu bearbeiten. Zu diesem Zweck nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage beantworten zu können.
• Um vorvertragliche Maßnahmen vorzubereiten und durchzuführen – hierzu gehört z. B. die Erstellung und Übersendung eines individuellen Angebotes oder individuelle Vereinbarung und Übermittlung von Vertragskonditionen mit dem Ziel des Vertragsschlusses.
• Um Ihre Kontaktdaten in unsere Kundendatenbank aufzunehmen.
• Um unseren vertraglichen Pflichten aus dem Lizenzvertrag mit Ihnen nachzukommen.
• Um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen optimal zu informieren. Dazu gehört auch der Versand von (Direkt-)Werbung per E-Mail oder Post.
• Um eine reibungslose Abrechnung der erbrachten Leistungen zu gewährleisten (Ausstellung von Rechnungen).
• Um unseren rechtlichen Pflichten nachzukommen (z. B. Übermittlung an das Finanzamt).
• Um Sie als unseren Kunden optimal zu betreuen (Kommunikation per E-Mail, Mobilfunk, Festnetz).
• Zum Zweck des Newsletterversands, soweit Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben.
• Zur Erfüllung nachvertraglicher Maßnahmen.
• Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

1.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen unserer Kundenbeziehung findet auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a–f DSGVO statt.

Einwilligung: Soweit wir Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 5, 7 DSGVO.

Vertragserfüllung: Soweit wir Ihre Daten zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für vor- und nachvertragliche Maßnahmen.

Rechtliche Verpflichtung: Soweit erforderlich, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Berechtigtes Interesse: Rechtsgrundlage für Direktwerbung kann bei Vorliegen berechtigter Interessen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO sein – insbesondere um Sie im Wege des Direktmarketings über unsere Produkte, Angebote und Dienstleistungen zu informieren sowie zur Beantwortung Ihrer Anfragen per E-Mail und Telefon. Auch die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen stützt sich auf lit. f.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist:

• externe Mitarbeiter / Freelancer
• Auftragsverarbeiter
• Dritte
• Behörden (z. B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt)
• Abrechnungspartner
• Inkassounternehmen
• Kreditinstitute
• Paketdienstleister
• Post
• (externe) Qualitätskontrollstellen
• Steuerberater

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind:

• Sendgrid (Twilio Inc.), Denver, USA
• Intercom, San Francisco, USA
• HubSpot, Cambridge, USA

Zwecks Kommunikation mit Kunden und Interessenten nutzen wir den Dienst Google Workspace des Dienstleisters Google Inc., Google Ireland Limited, Google Commerce Limited, Google Asia Pacific Pte. Ltd. oder Google Australia Pty Ltd. Weitere Informationen: workspace.google.com/terms/2014/1/dpa_terms

Um den Drittlandtransfer möglichst datenschutzfreundlich zu gestalten, wurden mit Anbietern in unsicheren Drittländern Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen.

Die nachfolgenden Dienstleister in den USA sind dem Trans-Atlantic Data Privacy Framework (TDPF; Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA) beigetreten, sodass für die Datenverarbeitung ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird:

• Intercom, San Francisco, USA
• HubSpot, Cambridge, USA

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:

1. Für die Dauer, die die Daten verwendet werden, um Ihnen einen Dienst bereitzustellen;
2. wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich;
3. nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag oder geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und zu gewähren oder abzuwehren. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre – befristete – Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (u. a. aus HGB, AO und Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

1.1 Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen durch die Teilnahme an der Veranstaltung erhalten. Darunter verarbeiten wir insbesondere:

• Livestream-Aufnahmen
• Videoaufnahmen
• Fotos
• Vorname
• Nachname
• Unternehmenszugehörigkeit
• E-Mail-Adresse
• Anrede
• Unterschrift im Falle einer erteilten Einwilligung

1.2 Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Zur Durchführung des Events
• Zur internen Berichterstattung des Events
• Zu Werbezwecken für unser Unternehmen auf sozialen Netzwerken

Zusätzlich werden die Film- und Videoaufnahmen im Nachgang der Veranstaltung zu Marketingzwecken veröffentlicht: auf der Website sowie in sozialen oder Berufs-Netzwerken (YouTube, LinkedIn). Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem anderen Zweck ist nicht beabsichtigt.

1.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Berechtigtes Interesse: Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen während unserer Veranstaltungen ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) an der nachträglichen internen und externen Veröffentlichung zu Marketingzwecken auf unserer Firmenwebsite (www.navit.com) und in sozialen oder Berufs-Netzwerken (YouTube, LinkedIn). Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, teilen Sie uns dies bitte vor oder während der Veranstaltung mit. Sofern Sie im Rahmen von Gruppenaufnahmen dennoch zu sehen sein sollten, werden Sie auf diesen Aufnahmen im Nachgang unkenntlich gemacht. Für die Veröffentlichung holen wir am Eingangsbereich des Veranstaltungsorts Ihre Einwilligung ein, die Sie selbstverständlich freiwillig erteilen können.

Einwilligung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowohl zur Teilnahme an der Veranstaltung als auch zur internen und externen Veröffentlichung von Foto- und Filmaufnahmen ist Ihre erteilte Einwilligung und damit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 5, 7 DSGVO. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an [email protected] zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sofern Sie auf einer Aufnahme zusammen mit anderen Personen abgebildet sind, ist die Löschung nicht zwingend – es reicht aus, wenn Sie unkenntlich gemacht werden. Soweit auf einer Aufnahme Informationen über Ihre ethnische Herkunft, Religion oder Gesundheit erkennbar sind, bezieht sich die Einwilligung ausdrücklich auch auf diese Informationen.

Informationen zur Veröffentlichung im Internet: Wurden personenbezogene Daten öffentlich zugänglich gemacht und widerrufen Sie Ihre Einwilligung, trifft uns lediglich eine Informationspflicht gegenüber anderen Empfängern. Ins Internet gestellte Informationen können unter Umständen nie ganz gelöscht werden. In jedem Fall werden die Anbieter der wichtigsten Suchmaschinen über das Löschungsverlangen informiert. Es kann trotz aller technischer Vorkehrungen nicht ausgeschlossen werden, dass Dritte Fotos und/oder Videos weiterverwenden oder weitergeben. Die Firma haftet nicht dafür, dass Dritte die Fotos für weitere Zwecke nutzen.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:

• externe Mitarbeiter / Freelancer
• Auftragsverarbeiter
• Behörden (z. B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt)
• Abrechnungspartner
• Inkassounternehmen
• Kreditinstitute
• Logistikunternehmen
• Paketdienstleister
• Post
• (externe) Qualitätskontrollstellen
• Steuerberater

Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Dienstleister übermittelt:

• Eventbrite, San Francisco, California

Im Fall der Auftragsverarbeiter und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR werden Ihre o. g. personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, soweit dies Gegenstand unseres Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DSGVO mit diesen Empfängern ist. Folgende Daten werden verwendet: Name, Videomaterial (sofern die Kamera eingeschaltet wurde), E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Metadaten des Endgeräts.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Veröffentlichung von Film- und Videoaufnahmen zu Marketingzwecken ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben:

• LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland
• YouTube: Google Ireland Limited, Dublin, Irland

Um den Drittlandtransfer möglichst datenschutzfreundlich zu gestalten, wurden mit Anbietern in unsicheren Drittländern Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenerhebung und deren weitere Verwendung durch die Anbieter der sozialen Netzwerke. Weitere Informationen zu Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten finden Sie hier: LinkedIn – linkedin.com/legal/privacy-policy; YouTube – policies.google.com/privacy.

Wenn wir einen Dienstleister (z. B. einen Eventmanager) einsetzen, bleiben wir für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Alle Auftragsverarbeiter sind verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Erbringung der Dienstleistung zu verarbeiten. Wir können Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name, Firmenname, E-Mail-Adresse) an unsere autorisierten Vertriebspartner weitergeben, basierend auf unserem berechtigten Interesse an der Identifizierung und Verfolgung potenzieller Verkaufschancen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Vertriebspartner agieren nach Erhalt Ihrer Daten als unabhängige Verantwortliche.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:

1. Für die Dauer, die die Daten verwendet werden, um Ihnen einen Dienst bereitzustellen;
2. wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich;
3. nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag oder geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und zu gewähren oder abzuwehren. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre – befristete – Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (u. a. aus HGB, AO und Geldwäschegesetz).

1.1 Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten zu Ihrer Person:

• Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort
• ggf. Reisepass-/Personalausweisdaten, Nationalität, ethnische Herkunft
• Adresse, E-Mail-Adresse (geschäftlich und privat)
• Arbeitsvertrag inkl. Nachträge und Ergänzungen; arbeitsvertragliche Weisungen und sonstige Korrespondenz
• Beendigungsdokumente (Kündigungsschreiben, Abmahnungen, Aufhebungsverträge)
• Arbeitszeiten, Einsatzzeiten, Überstunden
• Krankenkasse, Versicherungsnummer; krankheitsbedingte Fehlzeiten, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Krankheitsnachweise; Krankenversicherungsdokumente
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Kirchensteuerpflichtigkeit, Personenstand, Unterhaltspflichten, Haupt-/Nebenarbeitsverhältnis, Lohnsteuerfreibetrag, ggf. Gehaltsvorschüsse/Darlehen, Steuer-ID, Steuerklasse und Faktor, Kinderfreibeträge, Rentenversicherungsträger, Religionszugehörigkeit
• Steuerliche Dokumente (z. B. Lohnsteuerunterlagen, Lohnsteuerjahresbescheinigungen)
• Sozialversicherungsrechtliche Meldungen und Jahresmeldungen
• Schwangerschaft/Niederkunft, Informationen zu Elternzeit
• Personalnummer, IT-Benutzername
• Nachweise über schulische, hochschulische und berufliche Qualifikationen (z. B. Zeugnisse)
• Leistungsbezogene Dokumente/Notizen (Zielvereinbarungen, Zwischenzeugnisse/Zeugnisse)
• Informationen zu Urlaubstagen, Sabbatical; Notfallkontakt(e)
• (Bei Arbeitnehmerüberlassung:) Informationen dazu
• (Bei Behinderung:) Schwerbehinderungsnachweise o. ä.
• (Bei betrieblicher Altersversorgung:) Träger der betrieblichen Altersversorgung
• (Bei Doppelbesteuerung:) Eventuelle Freistellungsmitteilung
• (Bei provisionsberechtigten Arbeitnehmern:) Aufstellungen der für die Gehaltsfindung relevanten Umsätze

1.2 Zwecke der Datenverarbeitung

• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Abrechnung Ihrer Auslagen und Ihres Arbeitsentgeltes (insb. Auslagenberechnungen und Lohnabrechnungen)
• Dokumentation Ihres Arbeitsverhältnisses (insb. in unserer Personalakte)
• Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videokonferenzen)
• Erfüllung arbeitsvertraglicher, gesetzlicher, tarifvertraglicher, lohnsteuerlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis
• Archivierung zur Wahrung von Rechtsansprüchen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• Datenvernichtung und Löschung nach Wegfall des Archivierungszwecks

1.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG: z. B. Einwilligung zur Publikation von Namen und/oder Fotos im Internet/Intranet/Flyern.

Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses – Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO: Erforderlich sind in der Regel Name und Adresse für den Arbeitsvertrag.

Rechtliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO: Unsere gesetzlichen Pflichten ergeben sich insbesondere aus: § 312 SGB III (Arbeitsbescheinigung), § 28a SGB IV (Meldepflicht), § 198 SGB V (Meldepflicht für versicherungspflichtig Beschäftigte), § 16 Abs. 2 ArbZG (Aufzeichnung der Arbeitszeit), §§ 49, 50 Abs. 2 JArbSchG (Auskunft/Vorlage), § 17 MiLoG (Aufzeichnung der Arbeitszeit), § 27 MuSchG (Mitteilungs-/Aufbewahrungspflichten), § 17c AÜG (Erstellen/Bereithalten von Dokumenten).

Berechtigtes Interesse – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO: insbesondere Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen sowie im Rahmen von Personal-, IT- oder anderen Belangen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: zur Ausübung von Rechten aus Arbeits-, Sozialsicherungs- und Sozialschutzrecht (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG); auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); wenn offensichtlich öffentlich gemacht (Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO); zur Geltendmachung/Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO); für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin oder Beurteilung der Arbeitsfähigkeit (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger sind insbesondere:

• Bankinstitute
• Behörden (z. B. Finanzämter, Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter, Rentenversicherungsträger, Gerichte)
• Krankenkassen
• Verbundunternehmen
• Lohnbüros
• Steuerberater
• Rechtsanwälte
• Auftragsverarbeiter wie Agenturen und Softwareanbieter für Videostreaming oder Videokonferenzen

Die Übermittlung an die o. g. Empfänger erfolgt grundsätzlich zu Abrechnungszwecken, zur Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen, gesetzlichen, tarifvertraglichen, lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen und zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (soweit erforderlich).

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, Sie der Nutzung widersprechen oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere:

• soweit noch offene Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis bestehen
• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich insbesondere folgende Speicherfristen:

• § 199 BGB – 30 Jahre (Unterlagen zu Haftungsfällen)
• § 18a BetrAVG – 30 Jahre (Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung)
• § 147 Abs. 1, Abs. 3 AO – bis zu 10 Jahre (steuerlich relevante Unterlagen, Reiseplanung von Dienstreisen)
• § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB – 10 Jahre (Gehaltslisten)
• § 41 Abs. 1 EStG – 6 Jahre (Lohnkonten, Fahrkostenerstattungen)
• § 28f SGB IV – 5 Jahre (Entgeltunterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung)
• § 13 HAGDV 1 – 3 Jahre (Heimarbeit-Entgeltbelege)
• § 7 Abs. 2 AÜG – 3 Jahre (Arbeitnehmerüberlassung – Geschäftsunterlagen des Verleihers)
• § 16 Abs. 2 ArbZG – 2 Jahre (Arbeitszeitnachweise)
• § 50 Abs. 2 JArbSchG – 2 Jahre (Verzeichnisse)
• § 17 Abs. 1 MiLoG – 2 Jahre (Arbeitszeit bei Mindestarbeitsvergütungen)
• § 27 Abs. 5 MuSchG – 2 Jahre (Mutterschutz-Unterlagen)

Ihre Daten werden eingeschränkt abgespeichert, wenn die Speicherung allein zum Zweck der Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht erfolgt.