Dienstwagen zuhause laden – digital und kWh-genau abrechnen

Das BMF hat klargestellt, dass verschiedene Nachweisarten zulässig sind – eine eichrechtskonforme Wallbox ist nicht zwingend erforderlich. Folgende Nachweise können verwendet werden:
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1. Wallbox-Daten (auch ohne Eichrechtskonformität)
2. Fahrzeug-Apps (z. B. Bordcomputer-Daten des E-Fahrzeugs)
3. Mobile Stromzähler (zwischen Steckdose und Ladekabel)

Mitarbeitende laden diese Nachweise einfach per App hoch. NAVIT prüft die Daten automatisch auf Plausibilität und validiert sie – ohne manuellen Aufwand für Ihr HR- oder Fuhrpark-Team.

Die Erstattung von Heimladekosten für Elektro-Firmenwagen ist gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei – sowohl für Mitarbeitende als auch für den Arbeitgeber.

Das bedeutet konkret:
1. Mitarbeitende erhalten die vollen Ladekosten zurückerstattet, ohne dass Steuern oder Sozialabgaben anfallen.

2. Arbeitgeber sparen Lohnnebenkosten im Vergleich zur Nettogehaltserhöhung.

3. Die Erstattung ist unbegrenzt – solange die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden.

NAVIT dokumentiert alle Nachweise rechtssicher und revisionssicher, sodass Sie bei Steuerprüfungen auf der sicheren Seite sind.

Das BMF hat für häufige Sonderfälle praxisnahe Lösungen geschaffen:

Bei Photovoltaik-Anlagen zu Hause: Wenn Mitarbeitende ihr Elektrofahrzeug mit Strom aus der eigenen PV-Anlage laden, können sie den regulären Hausstromtarif als Berechnungsgrundlage heranziehen. Das vereinfacht die Abrechnung erheblich, da keine separate Messung des PV-Stroms erforderlich ist. In der NAVIT App hinterlegen Mitarbeitende einmalig ihren Stromvertrag mit dem Haushaltstarif – die kWh-Menge jeder Heimladung wird dann mit diesem Tarif multipliziert.

Bei dynamischen Stromtarifen: Wenn der kWh-Preis stündlich schwankt, kann der durchschnittliche monatliche kWh-Preis angesetzt werden. NAVIT berechnet diesen Durchschnittspreis automatisch auf Basis der vom Mitarbeitenden hinterlegten Tarifdetails und wendet ihn für alle Heimladungen des jeweiligen Monats an.Beide Sonderfälle sind in der NAVIT Plattform bereits implementiert – für eine einfache und BMF-konforme Abrechnung.

Unternehmen, die Heimladekosten manuell abrechnen, benötigen durchschnittlich 18-20 Minuten pro Mitarbeitenden und Monat für Belegprüfung, Excel-Pflege und Lohnintegration.
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Mit NAVIT ZuhauseLaden reduziert sich dieser Aufwand um bis zu 95% – auf nur noch 2 Minuten.

Das bedeutet konkret:
1. Keine manuellen Belegprüfungen mehr: NAVIT validiert automatisch.

2. Keine Excel-Listen: Alle Daten zentral in der Plattform.

3. Keine E-Mail-Korrespondenz: Mitarbeitende laden Nachweise selbst hoch, die

4. App informiert über den Status.

5. Ein-Klick-Export: Daten für die Lohnabrechnung per Knopfdruck exportieren.

Der Prozess ist bewusst einfach gehalten und vollständig digital:

1. Einmalige Einrichtung: Mitarbeitende hinterlegen in der NAVIT App ihren Stromvertrag (Anbieter und kWh-Preis).
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2. Monatliche Erfassung: Nach jeder Heimladung (oder gesammelt am
Monatsende) laden Mitarbeitende den Nachweis in der App hoch – z. B. ein Screenshot der Wallbox-Daten, der Fahrzeug-App oder des mobilen Stromzählers.

3. Automatische Prüfung: NAVIT validiert die Daten automatisch (Plausibilitätschecks für kWh-Menge und Strompreis) und informiert die Mitarbeitenden über den Status.

4. Erstattung: Die kWh-genaue Erstattung erfolgt direkt mit der nächsten Gehaltsabrechnung – steuerfrei nach § 3 Nr. 50 EStG.

Ja, Mitarbeitende können auch an öffentlichen Ladesäulen laden – dies wird jedoch nicht über ZuhauseLaden abgerechnet, sondern über die NAVIT Tank- und Ladekarte bzw. das Mobilitätsbudget.
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Heimladekosten (ZuhauseLaden): Steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 50 EStG für das Laden zu Hause.

Öffentliche Ladesäulen: Bezahlung über NAVIT Tank- und Ladekarte, abgerechnet als Sachbezug (steuerfrei bis 50 €/Monat).
Beide Lösungen lassen sich kombinieren – für maximale Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden.

NAVIT bietet einen automatisierten Export für alle gängigen Lohnabrechnungssysteme wie DATEV, SAP, Workday, Lohndirect und über 100 weitere.
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Die Erstattungsbeträge werden monatlich mit der korrekten steuerlichen Codierung (§ 3 Nr. 50 EStG) bereitgestellt – als Ein-Klick-Export. Ihr Lohnbüro importiert die Datei einfach ins System, fertig. Keine manuellen Eingaben, keine Fehlerquellen, keine zusätzliche Arbeit.

Datenschutz hat bei NAVIT höchste Priorität:
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1. ISO/IEC 27001 zertifiziert: NAVIT erfüllt internationale Sicherheitsstandards.

2. DSGVO-konform: Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert.

3. Datensparsamkeit: Es werden nur die für die Erstattung notwendigen Daten erhoben (kWh-Menge, Strompreis, Ladeort).

4. Verschlüsselte Übertragung: Alle Daten werden verschlüsselt übermittelt und gespeichert.

5. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV): Standardmäßig mit allen Kunden abgeschlossen.

Mitarbeitende behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und können jederzeit Einsicht nehmen oder Löschung beantragen.

Mitarbeitende können jede Wallbox nutzen – unabhängig von Marke, Modell oder Hersteller. Es gibt keine Einschränkungen oder Vorgaben seitens NAVIT oder des BMF, solange die Wallbox die Lademenge (kWh) erfassen kann.
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Auch eine eichrechtskonforme Wallbox ist nicht zwingend erforderlich – die BMF-Richtlinie lässt auch Wallbox-Daten ohne Eichrechtskonformität als Nachweis zu. Alternativ können Mitarbeitende Fahrzeug-Apps oder mobile Stromzähler verwenden.

NAVIT führt bei jedem Upload automatische Plausibilitätsprüfungen durch:

1. kWh-Menge: Ist die Lademenge realistisch für das Fahrzeugmodell?
2. Strompreis: Liegt der angegebene Preis im marktüblichen Bereich?
3. Zeitstempel: Stimmen Datum und Uhrzeit?
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Wenn Daten unplausibel oder unvollständig sind, wird der Mitarbeitende direkt in der App informiert und gebeten, die Informationen zu korrigieren oder zu ergänzen. Erst nach erfolgreicher Validierung wird die Erstattung freigegeben.