Dienstfahrrad und Bikeleasing

Fahrradfahren fördert nicht nur die Gesundheit, sondern schützt gleichzeitig die Umwelt und das Klima. Immer mehr Menschen steigen deshalb für ihren Arbeitsweg auf das Rad um. Besonders beliebt sind in den letzten Jahren E-Bikes geworden, die allerdings nicht ganz so günstig zu haben sind. Da wird das Fahrradleasing als Mitarbeiterbenefit interessant. Seit Anfang 2019 haben Arbeitgeber die Möglichkeit ihren Mitarbeitenden ein Dienstrad über ein Fahrrad-Leasing steuerfrei zur Verfügung zu stellen. 

Inhalt

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Ein Dienstfahrrad, oft auch als Firmenrad oder Jobrad bezeichnet, ist ein Fahrrad, das von Arbeitgebern, in der Regel über ein Fahrrad-Leasing, an ihre Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird. Es handelt sich um ein attraktives Mitarbeiterbenefit, das nicht nur die Mobilität der Mitarbeitenden fördert, sondern auch positive Auswirkungen auf deren Gesundheit und die Umwelt hat. Diese Fahrräder können für den täglichen Arbeitsweg, für dienstliche Zwecke und für private Fahrten genutzt werden und bieten eine nachhaltige Alternative zu herkömmlichen Verkehrsmitteln.

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Verschiedene Begriffe, die dasselbe meinen: Dienstfahrrad, Dienstrad, Firmenrad, Jobrad - Unterschiedliche Bezeichnungen für ein Fahrrad, welches Mitarbeitende von ihrem Arbeitgeber über ein Fahrrad-Leasing, auch Bike-Leasing genannt, überlassen bekommen.

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Für das Firmenrad vom Arbeitgeber gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Dienstfahrrad als Gehaltsextra: Der Arbeitgeber kauft, mietet oder least das Fahrrad für seine Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt. In einer Nutzungsüberlassung wird die genaue Verteilung der Kosten zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem geregelt. Als Zusatz zum Gehalt ist das Dienstfahrrad für Mitarbeitende komplett steuerfrei.
2. Dienstfahrrad über Gehaltsumwandlung: Die Mitarbeitenden mieten oder leasen das Fahrrad über eine Gehaltsumwandlung. Die zu zahlende Rate wird dabei direkt vom Bruttolohn abgezogen. Wie beim Gehalt auch fallen hier Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge an, die jedoch im Vergleich zur entsprechenden Lohnsumme geringer sind.

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Ein Dienstfahrrad kann ein Fahrrad, E-Bike oder auch (S-)Pedelec sein. Grundsätzlich kann jedes Fahrrad über ein Fahrrad-Leasing als Dienstrad erworben werden.

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Allerdings gelten für die verschiedenen Fahrradtypen unterschiedliche steuerliche Bedingungen:

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• Für herkömmliche Fahrräder wie Stadtrad, Rennrad, Mountain-Bike oder Lastenrad sowie E-Bikes und Pedelecs entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils, wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmende ein Dienstfahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlässt. Bei Dienstfahrrädern, die per Gehaltsumwandlung überlassen wurden, ist der geldwerte Vorteil nur noch mit 0,25% des Listenpreises des Fahrrads zu versteuern.‍
• S-Pedelecs können schneller als 25 km/h fahren und werden somit als Kraftfahrzeug klassifiziert. Sie dürfen deshalb nicht auf dem Radweg fahren, müssen ein Kennzeichen und eine verkehrsrechtliche Haftpflichtversicherung haben. S-Pedelec werden steuerlich wie Dienstwagen behandelt. Auch preislich sind S-Pedelecs teurer wie andere Fahrräder, was sie bei einem Bikeleasing besonders für Arbeitnehmende interessant macht.

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Aktuell machen Fahrräder und besonders Elektrofahrräder (Pedelecs, E-Bikes), die bis zu 25 km/h fahren, den größten Anteil am Bikeleasing aus.

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Bikeleasing, auch als Fahrradleasing bekannt, ist ein unkomplizierter Prozess, bei dem Mitarbeitende ein Fahrrad als Dienstfahrrad über einen Leasingvertrag nutzen können. Dieser Vertrag erstreckt sich über einen bestimmten Zeitraum, in der Regel zwischen 36 und 48 Monaten, und beinhaltet neben dem Fahrrad oft auch Versicherung und Wartung. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden das Dienstfahrrad in Form einer Sachleistung, zusätzlich zum Gehalt, oder in Form einer Gehaltsumwandlung zur Verfügung stellen.

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Besonders beliebt ist das Modell der Gehaltsumwandlung. Das Fahrrad-Leasing über die Gehaltsumwandlung funktioniert wie folgt:

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• Der Arbeitgeber schließt mit einem Leasing-Anbieter, der die gesamte Abwicklung betreut, einen Rahmenvertrag mit einer festen Laufzeit von in der Regel drei Jahren ab. 
• Zeitgleich schließt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmenden für diese Dauer einen Überlassungsvertrag bezüglich des Fahrrads ab, welcher auch eine private Nutzung zulässt. 
• Danach wird das Gehalt für die Dauer der Nutzungsüberlassung um die Leasingrate für das Fahrrad heruntergesetzt.
• Der Vorteil: Der nach der Gehaltsumwandlung zu versteuernde geldwerte Vorteil für das Fahrrad ist deutlich niedriger als der Gehaltsverzicht in Höhe der Leasingrate. Beispiel: Sechs Euro für ein Fahrrad mit einem Listenpreis von 2.500 Euro (entspricht den zu versteuernden 0,25%) gegenüber 70 Euro.
• Demnach sinkt der steuerpflichtige Bruttolohn.

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Am Ende des Leasingvertrags gibt es in der Regel die Option, das Fahrrad zu einem reduzierten Preis zu kaufen (hier spricht man von einer Übereignung) oder es zurückzugeben und ein neues zu leasen. Diese umfassenden Leasingpakete beinhalten oft auch Versicherung und Wartung, was die Sorgen der Mitarbeitenden in Bezug auf Reparaturen und Schäden minimiert.

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Bikeleasing lohnt sich, da es sowohl für Beschäftigte als auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet. Firmenfahrräder sind modern, klimafreundlich und kosteneffizient für Arbeitgeber sowie für Arbeitnehmende. Das Dienstrad stellt einen attraktiven Mitarbeiterbenefit dar.

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Mitarbeitende profitieren von einem attraktiven und gesunden Transportmittel, das ihre Lebensqualität verbessert und die Pendelkosten senkt. Unternehmen wiederum stärken ihre Arbeitgebermarke, fördern die Mitarbeitergesundheit und erfüllen gleichzeitig ihre Nachhaltigkeits- und Klimaverpflichtungen.

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Die Kosten für das Leasing eines Fahrrads variieren je nach Modell und Vertragsbedingungen. Die Gesamtkosten hängen von Faktoren wie der Vertragsdauer und den gewählten Zusatzleistungen ab. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Kosten oft steuerlich absetzbar sind, was die finanzielle Belastung weiter reduziert.

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Für Unternehmen gibt es zwei Möglichkeiten das Dienstfahrrad abzurechnen:

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1. Abrechnung als Sachleistung, zusätzlich zum Gehalt
2. Abrechnung als Gehaltsumwandlung

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Als Gehaltsumwandlung erfolgt die Abrechnung eines Firmenrads über die monatliche Gehaltsabrechnung. Der entsprechende Betrag wird direkt vom Bruttogehalt der Mitarbeitenden abgezogen. Dies führt zu Steuervorteilen, da das zu versteuernde Einkommen der Mitarbeitenden reduziert wird.

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In beiden Fällen muss das Dienstrad für die einzelnen Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung erfasst werden. Folgende Angaben sind dabei aufzuführen:

• Die Höhe der Leistung pro Monat
• Der Tag, an dem die Sachleistung gewährt wurde (=Abgabetag)

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• Der Arbeitgeber mietet, kauft oder least das Fahrrad für seine Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt.
• Als Gehaltsextra ist das Firmenrad für Mitarbeitende komplett steuerfrei.
• Die Kostenübernahme und die vertraglichen Rahmenbedingungen für das Firmenrad werden in einer Nutzungsüberlassung geregelt.

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• Die Mitarbeitenden leasen das Dienstrad in Form einer Entgeltumwandlung.
• Damit wird die monatliche Rate direkt vom Bruttogehalt abgezogen. Dadurch verringern sich die Lonhsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge.
• Nutzen Mitarbeitende das überlassene Fahrrad auch für private Zwecke, muss das Dienstrad als geldwerter Vorteil versteuert werden. Hierbei werden monatlich 0,25% des Fahrrad-Bruttopreises als zu versteuernder Betrag angesetzt.

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Arbeitgeber, die Bikeleasing anbieten, übernehmen die Kosten für die Anschaffung und das Leasing der Fahrräder. Zusätzlich können Kosten für Versicherung und Wartung anfallen. Diese Investitionen zahlen sich jedoch oft durch gesteigerte Mitarbeiterbindung und -motivation sowie positive Umweltauswirkungen aus.

Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, ob dem Arbeitnehmenden das Dienstrad als Gehaltsextra oder als Gehaltsumwandlung überlassen wird.

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• Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten des Dienstfahrrads komplett und überlasst er dem Mitarbeitenden das Fahrrad zusätzlich zum Gehalt, ist es für den Mitarbeitenden lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Die Versteuerung des geldwerten Vorteils entfällt.
• Bei der Gehaltsumwandlung verzichten Arbeitnehmende auf einen kleinen Teil des monatlichen Gehalts, der in die Leasingrate umgerechnet wird. Hier werden monatlich 0,25% des Listenpreises (UVP), abgerundet auf volle 100 Euro, versteuert.
• Arbeitnehmende dürfen die volle Pendlerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer zur Arbeit und pro Arbeitstag steuerlich geltend machen.

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Für zurückgelegte Kilometer fallen, anders als beim Dienstwagen, keine weiteren Steuern an.

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Die Einsparungen durch Bikeleasing sind signifikant. Mitarbeitende sparen durch steuerliche Vorteile und niedrigere Unterhaltskosten erhebliche Summen. Arbeitgeber profitieren von gesteigerter Produktivität, geringeren Krankenstandsraten und einem positiven Image als umweltbewusste Arbeitgeber.

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Mitarbeitenden können beim Fahrradleasing bis zu 40% gegenüber dem Direktkauf sparen.

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Der Arbeitgeber (Leasingnehmer) schließt einen Leasing-Vertrag mit der Leasinggesellschaft (Leasinggeber), dem Anbieter des Dienstfahrrad-Leasings. Damit gehört das Dienstfahrrad zunächst dem Arbeitgeber, der das Fahrrad dem Arbeitnehmenden für die Dauer des Leasingvertrages überlässt.

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Arbeitnehmende haben nach Ablauf des Leasingvertrags oft die Möglichkeit, das Fahrrad zu einem reduzierten Preis zu kaufen. Alternativ kann es zurückgegeben werden. Die genauen Bedingungen variieren je nach Vertrag und Anbieter.

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Ja, auch Privatpersonen haben die Möglichkeit, Fahrräder privat zu leasen. Dies bietet die gleichen steuerlichen Vorteile wie das Dienstfahrrad-Leasing und ist eine attraktive Option für alle, die ein hochwertiges Fahrrad nutzen möchten.

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• Überlassung von Diensträdern als Sachlohn zusätzlich zum Gehalt: § 3 Nr. 37 EStG‍
• Pauschalversteuerung des geldwerten Vorteils nach Ende des Leasing- oder Mietvertrags: §40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 7 EStG