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Der Trend geht zu mehr Flexibilität und Nachhaltigkeit: Die Bedeutung des Dienstwagens als Statussymbol und gefragter Mitarbeiterbenefit nimmt immer weiter ab. Stattdessen werden Dienstrad und Mobilitätsbudget zunehmend beliebter. Arbeitgeber, die diese modernen Benefits für Mitarbeiter anbieten wollen, müssen allerdings auch hier steuerliche Regelungen beachten. Denn wie beim Dienstwagen entsteht ein geldwerter Vorteil, wenn das Dienstrad oder Mobilitätsbudget von den Mitarbeitenden privat genutzt wird. Jedoch können Unternehmen und Mitarbeitende von zahlreichen Steuervorteilen Gebrauch machen.
Wir fassen die wichtigsten Punkte zusammen und erklären, wie Unternehmen mit Hilfe von Dienstrad-Leasing und Mobilitätsbudget Steuervorteile nutzen können.
Sie möchten Ihren Mitarbeitenden ein Dienstrad bieten, mit dem sie auch in der Freizeit mobil sein können? Wie bei Firmenwagen muss die private Nutzung eines Dienstrads als geldwerter Vorteil versteuert werden. Dabei gelten für Firmenfahrräder und Firmen-E-Bikes die gleichen steuerlichen Vorteile wie für Elektro-Dienstwagen.
Geldwerter Vorteil und die 0,25%- bzw. 1%-Regel bei der Versteuerung von Dienstwagen
Die private Nutzung eines Firmenwagens gilt als Sachleistung und damit als ein geldwerter Vorteil, den Arbeitgeber und Arbeitnehmer versteuern müssen. Für Dienstwagen mit Verbrennungsmotor wird dafür neben der Fahrtenbuchmethode die 1-Prozent-Regel – das sogenannte Dienstwagenprivileg – angewendet. Dies bedeutet, dass monatlich ein Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs als zusätzliches Einkommen auf das Gehalt des Arbeitnehmers aufgeschlagen wird, auf das sowohl Steuern als auch Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.
Fahren Mitarbeitende einen Elektro-Dienstwagen, gilt die 0,25-Prozent-Regel oder auch Viertelregelung. Anstelle eines Prozent wird monatlich nur ein Viertel-Prozent des Fahrzeug-Listenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt. Gegenüber klassischen Dienstwagen ist das ein weiterer Steuervorteil.
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Steuervorteil gilt auch für Diensträder
Von dieser Steuererleichterung profitieren auch Dienstfahrräder. Seit 2020 gilt für die private Nutzung von Diensträdern und E-Bikes die 0,25-Regelung. Ebenso können Arbeitnehmende S-Pedelecs über die 0,25-Prozent-Regel versteuern, wenn sie sie als Jobrad nutzen. Steuerlich sind Dienstradfahrer:innen gegenüber Dienstwagenfahrer:innen sogar im Vorteil: Anders als beim Dienstwagen müssen sie bei der Gehaltsabrechnung den Arbeitsweg nicht versteuern.
Arbeitgeber haben zwei Möglichkeiten, um ihren Mitarbeitenden ein Fahrrad oder E‑Bike als Dienstrad zu überlassen. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden ein Dienstrad-Leasing mit steuerlicher Förderung entweder per Gehaltsumwandlung oder als Gehaltsextra zur Verfügung stellen.
Beim Dienstrad per Gehaltsumwandlung bezahlen Mitarbeitende die monatlichen Leasingraten über den Bruttolohn – über die sogenannte Gehaltsumwandlung. Seit 2020 müssen Beschäftigte dabei den geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Dienstrads nur noch mit 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises (0,25-Prozent-Regel) versteuern.
Neben dem Dienstrad-Leasing per Gehaltsumwandlung gibt es für Arbeitgeber die Variante, dass Dienstrad als Gehaltsextra anzubieten. Der Arbeitgeber übernimmt die vollen Kosten für das Bikeleasing und überlässt das Fahrrad oder E-Bike dem Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt. Da Mitarbeitende hier keine Kosten haben, entfällt für sie in diesem Fall auch die Versteuerung des geldwerten Vorteils bei privater Nutzung (Steuerfreiheit). Einschränkung: Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG gilt nur für Fahrräder/Pedelecs bis 25 km/h, nicht S-Pedelecs.
Wer das Auto stehen lässt und stattdessen mit dem Fahrrad unterwegs ist, schont die Umwelt und tut etwas Gutes für die Gesundheit. Arbeitgeber können ihre Mitarbeitenden mit einem Dienstrad-Leasing dabei unterstützen. Davon haben Mitarbeitende auch finanziell viele Vorteile:
Grundsätzlich stellt auch das Mobilitätsbudget einen geldwerten Vorteil dar, wenn es privat genutzt wird. Damit würde es der Steuer- und Sozialversicherungspflicht unterliegen. Ob Mitarbeitende das Mobilitätsbudget letztendlich versteuern müssen, hängt allerdings von den genutzten Verkehrsmitteln ab. Denn einige Verkehrsmittel sind aufgrund ihrer Umweltfreundlichkeit von der Steuer befreit oder steuerbegünstigt. Dazu zählen der öffentliche Personennahverkehr (z.B. Deutschlandticket), Diensträder, E-Bikes und Elektrofahrzeuge mit geringen CO2-Emissionen.
Verwenden Mitarbeitende das Mobilitätsbudget für andere Verkehrsmittel wie Autos, Motorräder oder Roller, können sie diese Mobilität pauschal versteuern. Hierbei wird eine pauschale Steuer auf Grundlage des Listenpreises und des CO2-Ausstoßes des Fahrzeugs berechnet. Wenn Mitarbeitende einen Firmenwagen als Teil des Mobilitätsbudgets nutzen, gelten die oben genannten steuerlichen Regelungen von Dienstwagen (1-Prozent- oder 0,25-Prozent-Regel).
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