E-Dienstwagen sind auf dem Vormarsch – und mit ihnen neue Herausforderungen für Arbeitgeber. Eine besonders praxisnahe Frage: Wie funktioniert das Laden zuhause? Wie wird abgerechnet, wie können die Kosten erstattet werden und was ist steuerlich zu beachten?
Hier erfahren Arbeitgeber alles, worauf es bei der Heimladung von Dienstwagen ankommt – und wie sie das Thema rechtssicher und effizient in ihre Benefits- oder Mobilitätsstrategie integrieren.
Mitarbeitende laden ihren elektrischen Dienstwagen am privaten Wohnort – typischerweise über eine fest installierte Wallbox in der eigenen Garage oder am Stellplatz. Der Strom stammt aus dem privaten Stromanschluss des Mitarbeitenden.
Immer mehr Unternehmen setzen auf nachhaltige Mobilität und elektrifizieren ihren Fuhrpark. Damit steigen auch die Anforderungen an die Ladeinfrastruktur – nicht nur im Unternehmen, sondern auch zuhause bei den Mitarbeitenden. Für HR und Flottenmanager bedeutet das: Neue Fragen rund um Steuer, Abrechnung und Ausstattung kommen auf den Tisch.
Denn die Mehrheit der Ladevorgänge bei E-Autos findet am Wohnort statt. Wer als Arbeitgeber hier keine Lösungen anbietet, riskiert Frust bei den Mitarbeitenden – oder unnötigen Mehraufwand in der Lohnbuchhaltung.
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Wenn Mitarbeitende ihren Firmenwagen zuhause laden, gibt es im Wesentlichen zwei mögliche Modelle:
Damit Mitarbeiter ihren Dienstwagen zu Hause laden und Arbeitgeber die Kosten dafür erstatten können, ist eine geeignete technische Ausstattung erforderlich. Das Heimladen funktioniert am besten über eine Wallbox. Unternehmen und Mitarbeitende sollten vorab klären, ob eine private Wallbox bereits vorhanden ist und ob diese den Anforderungen für eine präzise und rechtssichere Abrechnung entspricht.
Für die steuerliche Anerkennung des geladenen Stroms ist eine eichrechtskonforme Wallbox erforderlich. Diese Wallboxen sind mit einem eigenen Zähler ausgestattet, der für die Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden eichrechtskonform nach EU-Standard sein muss. Solch eine Wallbox erlaubt es zudem, ein separates Ladeprofil für den Dienstwagen zu erfassen, sodass die Stromkosten genau und transparent ausgewiesen werden.
Wird die Wallbox auch für das Laden eines privaten E-Autos genutzt, ist neben der Eichrechtskonformität auch ein Zugangsschutz notwendig für die präzise Abrechnung der Strommenge und -kosten - zum Beispiel über einen NFC-Chip oder RFID-Chip. So kann die getrennte Erfassung des Stromverbrauchs für private und dienstliche Nutzung sichergestellt werden.
Um den Stromverbrauch für das Laden des Dienstwagens zuhause automatisch an den Arbeitgeber übertragen zu können, muss die Wallbox fähig sein, über LAN, WLAN oder LTE eine Internetverbindung herzustellen.
Eine technische Integration der Wallbox in bestehende Systeme des Unternehmens hilft dabei, den Ladeprozess automatisiert zu erfassen und die Daten bequem in die Abrechnung einfließen zu lassen. Mit einer Cloud-Anbindung lassen sich Ladevorgänge einsehen und in Excel für den Datentransfer an den Arbeitgeber vorbereiten.
Bei der Frage, wer die Wallbox beim Laden von Firmenwagen zu Hause besitzt, gibt es einiges zu bedenken. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat das jeweils Vorteile, Nachteile und Pflichten. Es ist wichtig, wer die Wallbox kauft und wem sie gehört, da das Auswirkungen auf die Kosten, die Reparaturen und die Flexibilität hat.
Wenn das Unternehmen als Arbeitgeber die Wallbox kauft und installiert, trägt es zwar die volle Verantwortung, hat jedoch auch die Kontrolle über die Nutzung und Verwaltung der Wallbox. Alternativ kann der Mitarbeitende die Wallbox auf eigene Kosten installieren und besitzen, wobei der Arbeitgeber lediglich die Ladekosten übernimmt. Die Vor- und Nachteile des jeweiligen Eigentumsmodells im Überblick:
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Beratung buchenArbeitgeber haben mehrere Möglichkeiten, um ihren Mitarbeitenden die Stromkosten für das Laden des Dienstwagens zu Hause zu erstatten. Diese Abrechnungsvarianten unterscheiden sich in Aufwand, Genauigkeit sowie Kosten und bieten so Flexibilität, je nach Struktur und Bedarf des Unternehmens.
Mitarbeitende können vom Arbeitgeber eine monatliche Pauschale für ihre Ladekosten erhalten, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Dieses Abrechnungsmodell ist einfach und spart Zeit bei der Verwaltung, allerdings kann die Pauschale bei intensiver Nutzung oder hohen Strompreisen unter den tatsächlichen Ladekosten liegen.
Berechnungsgrundlage für die pauschale Erstattung von Stromkosten
Der Arbeitgeber kann für das Aufladen des Dienstwagens zuhause eine Monatspauschale zahlen. Seit dem 01.01.2021 gibt es eine gesetzliche Grundlage, die Unternehmen die Abrechnung pauschaler Erstattungen erleichtert.
Diese Pauschale ist bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei (siehe Tabelle unten). Stellt das Unternehmen eine unentgeltliche oder verbilligte Lademöglichkeit am Arbeitsplatz zur Verfügung oder bietet dem Mitarbeiter eine Ladekarte, beträgt die steuerfreie Pauschale für ein Elektrouto 30 Euro und für ein Plug-in-Hybrid 15 Euro im Monat. Ohne Lademöglichkeit am Arbeitsplatz liegt die Pauschale für E-Autos bei 70 Euro und für Hybridfahrzeuge bei 35 Euro.
Steuerliche Vorteile der Monatspauschale
Die Pauschalen für das Heimladen sind gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuer- und sozialabgabenfrei. Zudem müssen Arbeitgeber diese steuerfreien Bezüge nicht im Lohnkonto und auf der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen. Das verringert den Aufwand für die Lohnbuchhaltung.
Alternativ können Arbeitgeber die Stromkosten für das Laden des Dienstwagens exakt erfassen und entsprechend erstatten. Das bedeutet, dass Unternehmen und Mitarbeitende nur das zahlen bzw. zurückbekommen, was tatsächlich verbraucht wurde. Diese Methode ist jedoch aufwändiger, da Verbrauchsdaten regelmäßig dokumentiert und geprüft werden müssen.
Um die Höhe der Erstattungen berechnen zu können, benötigen Arbeitgeber neben den Angaben zur geladenen Strommenge auch den Stromtarif des Mitarbeitenden (Grund- und Arbeitspreis). Arbeitgeber müssen diese Daten bei einer eventuellen Prüfung durch das Finanzamt vorlegen.
Modell A: Monatspauschale
Vorteile:
Nachteile:
Modell B: Exakte Strommengen erfassen
Vorteile:
Nachteile:
Tipp 1: Steuerfrei fördern mit minimalem Aufwand
Nutze den pauschalen Ladekostenzuschuss. Diese Lösung ist steuerfrei, erfordert keinen Einzelnachweis und lässt sich unkompliziert in bestehende Prozesse integrieren.
Tipp 2: Eigentum und Rückbau vertraglich regeln
Halte im Dienstwagenvertrag klar fest, wer Eigentümer der Wallbox ist und wer für Installation, Wartung und Rückbau verantwortlich ist – das schützt beide Seiten und vermeidet Konflikte beim Mitarbeiteraustritt.
Tipp 3: Abrechnung automatisieren und Compliance sichern
Setze auf digitale Lösungen, die Stromverbrauch automatisch erfassen, steuerkonform dokumentieren und abrechnen. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung.
Tipp 4: Heimladen in die betriebliche Mobilitätsstrategie integrieren
Prüfe, ob sich Heimladen in die bestehende Mobilitätsstrategie einbinden lässt - z.B. über eine Plattform wie NAVIT. Das bietet Mitarbeitenden maximale Flexibilität und dein Unternehmen behält gleichzeitig die volle Kostenkontrolle.
Die rasante Entwicklung im Bereich des Heimladens von Dienstwagen konfrontiert Unternehmen und Mitarbeitende mit neuen Technologien, dynamischen Tarifen und innovativen Abrechnungsmodellen. Ziel dieser Fortschritte ist es, den Ladevorgang effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Diese Trends werden das Heimladen in den kommenden Jahren voraussichtlich prägen:
Mit der wachsenden Verbreitung von Photovoltaik-Anlagen (PV-Anlagen) wird das Laden von Dienstwagen mit selbst erzeugtem Solarstrom für viele Haushalte zunehmend attraktiv. Mitarbeitende, die über eine eigene PV-Anlage verfügen, können den überschüssigen Strom direkt zum Laden ihres Dienstwagens nutzen – klimafreundlich und nahezu kostenlos. Für Unternehmen ergeben sich daraus neue Fragestellungen zur Abrechnung, zum Nachweis der Nutzung und zur Kombination mit bestehenden Ladevorgaben. Künftig könnten spezielle Modelle entstehen, bei denen der Arbeitgeber den PV-Strom des Mitarbeitenden ganz oder anteilig vergütet.
Die Energiebranche entwickelt derzeit dynamische Stromtarife, die sich stündlich oder sogar viertelstündlich an die aktuellen Marktpreise anpassen. Für das Heimladen bedeutet das: Wer flexibel lädt – etwa nachts oder bei hoher PV-Einspeisung – kann massiv Stromkosten sparen. Gleichzeitig entsteht die Herausforderung, verschiedene Stromquellen wie Netzstrom und PV-Strom („Mischstrom“) korrekt zu erfassen und steuerlich sauber zu trennen. Abrechnungslösungen der Zukunft müssen diese Mischformen automatisch erkennen, auswerten und dokumentieren.
Wallboxen werden zunehmend Teil vernetzter Smart-Home-Systeme. Intelligente Steuerungen erlauben es, Ladevorgänge automatisiert zu starten, wenn Strom besonders günstig oder nachhaltig verfügbar ist. Auch die Kombination mit Stromspeichern oder Energiemanagementsystemen wird wichtiger. Für Unternehmen bedeutet das: Wer Heimladen als festen Bestandteil der Dienstwagenregelung etablieren möchte, sollte künftig auch die Integration smarter Technik bedenken – insbesondere, wenn sie Einfluss auf die Abrechnung oder die Ladepriorität mehrerer Fahrzeuge im Haushalt hat.
Auch gesetzlich ist Bewegung in Sicht: Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Mobilität ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber weiterführende Regelungen zur Abrechnung von Heimladekosten entwickeln wird – etwa zur Standardisierung der Abrechnung oder zur Förderung privater Ladepunkte. Zudem könnten steuerliche Vorgaben weiterentwickelt werden, um PV-Nutzung, Smart-Meter-Anbindung oder dynamische Tarife besser abzubilden. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, diese Entwicklungen im Blick zu behalten und frühzeitig auf rechtskonforme, skalierbare Lösungen zu setzen.
Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
