Neue Pflichten, neue Chancen: Wie HR-Teams vom Entgelttransparenzgesetz profitieren können

“Gleicher Lohn für gleiche Arbeit” – ein Grundsatz, der in vielen Unternehmen noch nicht durchgängig umgesetzt ist. Mit dem Entgelttransparenzgesetz und der neuen EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird sich das ändern. Bis zum 7. Juni 2026 muss die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt sein. Für HR-Teams bedeutet das: mehr Verantwortung, aber auch eine große Chance, Fairness und Transparenz in der Gehaltsstruktur zu verankern. 

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In diesem Artikel erfährst du, was das Gesetz konkret bedeutet, welche neuen Anforderungen auf dich zukommen und wie du und deine HR-Abteilung sich strategisch vorbereiten können – inklusive eines praktischen Beispiels, wie ihr mit einem Mobilitätsbudget einen transparenten, gerechten und steuerkonformen Benefit anbieten könnt.

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Das Wichtigste zum Entgelttransparenzgesetz auf einen Blick

Seit Juli 2017 gibt es in Deutschland ein Entgelttransparenzgesetz. Es hat das Ziel, das Lohngefälle zwischen Männern und Frauen - den sogenannten Gender Pay Gap - zu verringern und mehr Transparenz bei der Vergütung zu schaffen. Hinzu kommt nun die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970. Deutschland muss diese neue EU-Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen und damit sein bestehendes Entgelttransparenzgesetz überarbeiten. Dies wird sich auf viele Unternehmen auswirken, insbesondere auf die Art und Weise, wie Personalabteilungen mit der Personalbeschaffung und den Gehaltsstrukturen umgehen.

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Folgendes wird sich ändern:

• Unternehmen müssen Gehaltsspannen oder das Einstiegsgehalt in Stellenausschreibungen oder während des Einstellungsverfahrens angeben. Es ist künftig nicht mehr zulässig, Bewerber nach ihrem aktuellen Gehalt zu fragen.
• Arbeitnehmer erhalten das Recht, Informationen über ihr eigenes Gehalt und die Durchschnittsgehälter für vergleichbare Positionen - aufgeschlüsselt nach Geschlecht - zu erhalten.
• Berichtspflicht über den Gender-Pay-Gap: Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten müssen regelmäßig über das geschlechtsspezifische Lohngefälle berichten (die Häufigkeit hängt von der Unternehmensgröße ab).
• Die Beweislast in Fällen von Gehaltsdiskriminierung verlagert sich - die Arbeitgeber müssen beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt, wenn Beweise das Gegenteil nahelegen.

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Offen über das eigene Einkommen zu reden, ist in der deutschen Arbeitskultur unüblich. Doch gerade diese Verschwiegenheit führt oft dazu, dass Frauen gar nicht wissen, dass ihre männlichen Kollegen für die gleiche Arbeit mehr verdienen - im vergangenen Jahr waren es im Schnitt 16 Prozent weniger. Frauen erhielten mit 22,24 Euro einen um 4,10 Euro geringeren durchschnittlichen Bruttostundenlohn als Männer (26,34 Euro). Dabei ist der Verdienstabstand zwischen Frauen und Männern in den ostdeutschen Bundesländern (fünf Prozent) deutlich kleiner als in den westdeutschen Bundesländern (17 Prozent).

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Die Lohnlücke zwischen Frauen und Männern hat verschiedene Gründe: Das liegt zum einen an der schlechteren Bezahlung von Berufen, in denen besonders viele Frauen arbeiten, beispielsweise in der Pflege oder Erziehung. Beschäftigte in sozialen Berufen verdienen laut einer Studie durchschnittlich 17 Prozent weniger als Beschäftigte in anderen Bereichen. Doch auch bei der durchschnittlichen Vergütung bei gleicher Tätigkeit und Qualifikation besteht weiterhin eine Lücke zwischen den Geschlechtern von 6 Prozent ("bereinigter Gender Pay Gap"). Dies bedeutet, dass bei einem Bruttogehalt des Mannes von 3.000 Euro, eine Frau für die gleiche Arbeit 180 Euro weniger verdienen würde als der Mann.

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Hinzu kommt: Der Lohnunterschied von 16 Prozent zwischen Männern und Frauen spiegelt nicht zuletzt strukturelle Benachteiligung von Frauen am Arbeitsmarkt wider. Frauen übernehmen weiterhin einen größeren Anteil an unbezahlter Sorgearbeit und arbeiten daher häufiger in Teilzeit – was wiederum ihre Karrierechancen einschränkt.

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Zwar ist in den vergangenen Jahren die Lohnlücke zwischen Männern und Frauen kleiner geworden. 2023 lag der sogenannte unbereinigte Gender-Pay-Gap noch bei 18 Prozent. Im Jahr 2006 - zu Beginn der Aufzeichnungen der Lohnlücke - hatte der Unterschied noch 23 Prozent betragen. Im europäischen Vergleich bleibt Deutschland eines der EU-Schlusslichter. Nur in Ungarn, Tschechien, Österreich und Schlusslicht Lettland war der Verdienstabstand in 2023 größer. EU-Staaten mit geringen Lohnunterschieden zwischen den Geschlechtern waren Belgien (ein Prozent), Italien (zwei Prozent) und Rumänien (vier Prozent). In Luxemburg verdienten Frauen rund ein Prozent mehr als Männer.

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Das Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen oder kurz Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) ist seit dem 6. Juli 2017 in Kraft. Es wurde eingeführt, um die immer noch bestehenden Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen (Gender Pay Gap) zu reduzieren und die Gleichberechtigung im Arbeitsleben zu stärken. Obwohl das Gesetz selbstverständlich beide Geschlechter schützt, liegt der Fokus darauf, Frauen zu einer gerechteren Entlohnung zu verhelfen. Das Gesetz richtet sich an Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten und stärkt die Rechte von Mitarbeitenden auf Informationen über Entgeltstrukturen.

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Das Hauptziel des Gesetzes ist die Herstellung von Transparenz über Entgeltregelungen, um die ungleiche Bezahlung von Frauen und Männern bei gleichwertiger Tätigkeit zu beseitigen. Damit soll mittel- bis langfristig eine Angleichung der Gehälter erreicht werden. Darüber hinaus soll das Gesetz Unternehmen zu mehr Fairness und objektiven Gehaltsstrukturen anregen.

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Zentrale Instrumente des Entgelttransparenzgesetzes, um dieses Ziel zu erreichen, sind:

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• Individueller Auskunftsanspruch für Mitarbeitende
• Verpflichtung zur Durchführung betrieblicher Prüfverfahren zur Überprüfung der Entgeltgleichheit
• Berichtspflicht zur Gleichstellung

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Das Entgelttransparenzgesetz richtet sich nicht an alle Unternehmen gleichermaßen. Der individuelle Auskunftsanspruch gilt nur für Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 200 Mitarbeitenden. Die Pflicht zur Durchführung einer betrieblichen Prüfung der Lohngleichheit greift erst bei mehr als 500 Beschäftigten. Ebenfalls nur Unternehmen dieser Größenordnung, die zudem gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) zur Erstellung eines Lageberichts verpflichtet sind, müssen regelmäßig einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit veröffentlichen.

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Mitarbeitende kleinerer Unternehmen mit weniger als 200 Beschäftigten profitieren aktuell nicht vom gesetzlichen Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz.

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Individueller Auskunftsanspruch

Gilt für Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten.

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Angestellte erhalten Anspruch darauf, von ihrem Arbeitgeber verschiedene Auskünfte verlangen zu dürfen, um festzustellen, ob sie aufgrund ihres Geschlechts benachteiligt werden. Dazu zählen:

• Kriterien, nach denen das eigene Gehalt ermittelt wird
• Durchschnittliches Bruttogehalt, inklusive aller Gehaltsbestandteile ("Vergleichsentgelt"), das Mitarbeiter des anderen Geschlechts für die gleiche Tätigkeit erhalten

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Sie können auch eine Auskunft über eine vergleichbare Tätigkeit verlangen. Einen Auskunftsanspruch zum Gehalt von Mitarbeitern des gleichen Geschlechts haben Beschäftigte nicht. Die Anfrage muss gemäß Entgelttransparenzgesetz in Textform erfolgen und kann nur einmal alle zwei Jahre gestellt werden.

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Stellen Mitarbeitende infolge der Auskunft eine Benachteiligung aufgrund ihres Geschlechts fest, können sie vom Arbeitgeber eine Anpassung des Entgelts sowie eine Nachzahlung für die Vergangenheit verlangen.

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Betriebliche Verfahren zur Überprüfung und Herstellung von Entgeltgleichheit

Gilt für Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten.

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Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden müssen regelmäßig überprüfen, ob die Entgeltregelungen und die gezahlten Gehälter im Einklang mit dem Gleichheitsgebot stehen. Für das Prüfverfahren gesetzlich vorgeschrieben sind eine Bestandsaufnahme und eine Analyse. Abschließend muss ein Ergebnisbericht verfasst und unternehmensweit veröffentlicht werden.

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Wird im Rahmen des Prüfverfahrens festgestellt, dass Mitarbeitende aufgrund ihres Geschlechts bei der Bezahlung benachteiligt werden, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um die Diskriminierung zu beseitigen.

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Berichtspflicht zur Gleichstellung

Gilt für Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten, die gemäß § 264 Abs. 1 HGB einen jährlichen Lagebericht erstellen müssen.

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In ihrem jährlichen Lagebericht müssen Unternehmen über folgendes informieren:

• Anzahl der durchschnittlich Beschäftigten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
• Stand der Entgeltgleichheit im Unternehmen
• Maßnahmen, mit denen sie die gleiche Vergütung der Geschlechter fördern

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Tarifgebundene Arbeitgeber müssen darüber alle fünf Jahre berichten, alle anderen alle drei Jahre.

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Während das bestehende Entgelttransparenzgesetz vor allem auf individuelle Auskunftsrechte setzt, bringt die neue EU-Richtlinie einen grundlegenden Perspektivwechsel: Sie verlagert die Verantwortung stärker auf die Arbeitgeberseite, schafft mehr Verbindlichkeit und erweitert die Transparenzpflichten erheblich. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Der Handlungsdruck steigt – ebenso wie die Möglichkeiten, faire Vergütungsstrukturen aktiv zu gestalten.

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Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) verfolgt einen deutlich verbindlicheren Ansatz. Die wichtigsten Neuerungen für Arbeitgeber:

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1. Gehaltstransparenz im Recruiting

Arbeitgeber müssen Bewerbenden vor dem Vorstellungsgespräch Informationen zur Gehaltsspanne für die ausgeschriebene Stelle zur Verfügung stellen. Zudem ist es Arbeitgebern nicht mehr erlaubt, nach dem bisherigen Gehalt zu fragen.

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2. Auskunftsanspruch für Mitarbeitende

Beschäftigte erhalten einen erweiterten Auskunftsanspruch. Dieser umfasst:

• das durchschnittliche Entgelt (Median) für gleichwertige Tätigkeiten
• bis zu zwei weitere Entgeltbestandteile
• objektive Kriterien für die Entgeltfestsetzung.

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Diese Informationen müssen innerhalb von zwei Monaten schriftlich zur Verfügung gestellt werden.

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3. Entgeltberichte und Lückenanalyse

Unternehmen werden zur Erstellung eines internen Entgeltberichts verpflichtet:

• Bei 100-250 Mitarbeitende: alle drei Jahre
• Bei 250+ Mitarbeitende: jährlich

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Haben Unternehmen eine geschlechtsspezifische Entgeltlücke von über fünf Prozent, müssen sie eine Entgeltbewertung durchführen und begründen, warum die Lücke objektiv gerechtfertigt ist – andernfalls sind Maßnahmen zu ergreifen.

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4. Sanktionen bei Verstoß

Mitarbeitende, die diskriminiert wurden, können eine Nachzahlung und Entschädigung fordern. Die Beweislast liegt bei den Unternehmen, sobald eine Diskriminierung plausibel gemacht wurde.

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Übersicht: Vorgesehene Pflichten für Arbeitgeber gemäß der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023

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Die neuen Anforderungen verlangen nicht nur technische Anpassungen in HR-Systemen, sondern auch einen strategischen Kulturwandel. HR-Teams müssen in Zukunft:

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1. Daten erfassen & strukturieren

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• Entgeltdaten in aggregierter und differenzierter Form erfassen,
• die Vergleichbarkeit zwischen Tätigkeiten herstellen (Stellenbewertung),
• Benefits und variable Vergütung einbeziehen.

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2. Kommunikation & Sensibilisierung

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• Mitarbeitende jährlich über Auskunftsrechte informieren
• Bewerbungsverfahren anpassen (z. B. Gehaltsspanne in Stellenanzeigen)
• Führungskräfte schulen, um Gleichbehandlung zu sichern

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3. Audit & Compliance

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• Gehalts- und Benefitstrukturen regelmäßig prüfen
• Lücken über fünf Prozent begründen oder abbauen
• Berichtspflichten fristgerecht erfüllen

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Besonders relevant für HR: Das Gesetz betrifft nicht nur das Grundgehalt, sondern alle Vergütungsbestandteile, also auch:

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• Dienstwagen
• Essenszuschüsse
• Aktienprogramme
• Sachbezugskarten
• Mobilitätsangebote

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Diese Benefits zählen zum Entgelt und müssen in Entgeltanalysen, Auskünften und Berichtspflichten berücksichtigt werden (vgl. Art. 3 EU 2023/970).

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‍Das heißt konkret: Benefits dürfen nicht nur bestimmten Mitarbeitendengruppen angeboten werden (z. B. nur Führungskräften oder nur Vollzeitkräften), sondern müssen gleichwertig und diskriminierungsfrei zugänglich sein.

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Die Umsetzung der EU-Richtlinie bis 2026 erfordert nicht nur juristische Compliance, sondern vor allem eine strategisch kluge und praxisnahe Vorbereitung. Die folgenden vier Maßnahmen helfen dir dabei, dein HR-Team und dein Unternehmen rechtzeitig und wirksam auf die neuen Transparenzpflichten einzustellen.

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Audit: Bestehende Gehaltsstrukturen und Benefits analysieren

Starte mit einer umfassenden Bestandsaufnahme deiner aktuellen Vergütungs- und Benefitstruktur. Sorge dafür, dass alle Gehaltskomponenten, Zulagen und geldwerten Vorteile systematisch erfasst sind. Nutze objektive Stellenbewertungsverfahren, um Transparenz in die Rollenbewertung zu bringen und eine Vergleichbarkeit über Abteilungen hinweg herzustellen.

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Lücken identifizieren und Maßnahmen zur Anpassung definieren

Vergleiche die Entgeltstrukturen zwischen verschiedenen Beschäftigtengruppen – insbesondere zwischen Männern und Frauen in gleichwertigen Positionen. Identifiziere eventuelle Lücken und prüfe, ob diese auf objektiv begründbaren Faktoren beruhen. Wo das nicht der Fall ist, solltest du konkrete Maßnahmen zur Korrektur entwickeln und umsetzen – etwa durch Gehaltsanpassungen, strukturelle Veränderungen oder zusätzliche Benefits.

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Reporting-Prozesse vorbereiten

Setze frühzeitig Prozesse auf, um den gesetzlichen Berichtspflichten nachzukommen. Prüfe, ob deine HR-Software die notwendigen Datenformate und Auswertungsfunktionen unterstützt. Lege klare Zuständigkeiten fest und erstelle einen Fahrplan für interne Berichte, Analysen und künftige Offenlegungspflichten ab 2026.

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Kommunikation & Kultur: Mitarbeitende transparent informieren

Informiere deine Mitarbeitenden regelmäßig über ihre Rechte im Rahmen des Entgelttransparenzgesetzes. Fördere eine Kultur der Offenheit, in der Fragen zu Gehalt, Benefits und Karriereentwicklung offen angesprochen werden können. Schule Führungskräfte im diskriminierungsfreien Umgang mit Vergütung und sorge dafür, dass dein Recruiting-Team gesetzeskonform kommuniziert.

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Das Mobilitätsbudget ist ein modernes HR-Instrument, das Fairness, Transparenz und steuerliche Effizienz vereint. Es bietet Mitarbeitenden ein monatliches Budget, das flexibel für verschiedenste Verkehrsmittel eingesetzt werden kann – zum Beispiel für das Deutschlandticket, Bike- oder Scooter-Sharing, ÖPNV oder Bahnfahrten. Unternehmen wie NAVIT ermöglichen die einfache Verwaltung und Nutzung eines solchen Budgets per App oder Mobility Card.

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Wie das Mobilitätsbudget dabei helfen kann, bei Mitarbeiterbenefits Transparenz zu schaffen:

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• Gleiche Rahmenbedingungen für alle: Das Budget basiert auf festen Beträgen, die nach objektiven Kriterien wie Beschäftigungsgrad oder Standort gewährt werden können.
• Transparente Nutzung: Jeder Einsatz des Budgets ist digital dokumentiert – das schafft Nachvollziehbarkeit in der Gehaltsstruktur.
• Dokumentierbarkeit: Nutzung und steuerliche Bewertung sind digital erfassbar.
• ‍Individuelle Wahlfreiheit: Mitarbeitende entscheiden selbst, wie sie ihr Budget einsetzen.
• Steuervorteile für beide Seiten: Je nach Ausgestaltung kann das Mobilitätsbudget steuerfrei oder steuervergünstigt gewährt werden (z. B. nach § 3 Nr. 15 EStG).

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Darüber hinaus lassen sich auch andere Modelle wie Dienstwagen, Sachbezüge oder ÖPNV-Zuschüsse digital abbilden und in Gehaltsanalysen integrieren.

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HR-Teams, die ein Mobilitätsbudget einsetzen, profitieren doppelt:

• Rechtssicherheit: Benefits sind dokumentiert, transparent und gesetzeskonform.
• Arbeitgeberattraktivität: Mobilität ist ein hoch bewerteter Benefit, besonders für junge Fachkräfte.

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Umsetzung mit NAVIT – ein Praxisbeispiel:

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HR-Teams können über die NAVIT-Plattform Budgets verwalten, steuerkonform abrechnen und in bestehende Lohnsysteme integrieren. Das reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Rechtssicherheit und ermöglicht eine einfache Einbindung in bestehende Benefit-Programme. Zudem wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden den gleichen Zugang zu Mobilitätsleistungen haben – unabhängig von Position oder Arbeitszeitmodell.

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Ein gut gestaltetes Mobilitätsbudget ist damit nicht nur ein zeitgemäßer Benefit, sondern auch ein wirksames Mittel, um Transparenz und Gleichbehandlung im Sinne der Entgelttransparenzrichtlinie zu fördern.

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Fazit

Das kommende Entgelttransparenzgesetz in 2026 ist mehr als eine gesetzliche Pflicht; es ist eine Chance für Unternehmen, eine gerechte Entlohnung und gleichberechtigte Teilhabe sicherzustellen. Unternehmen, die proaktiv handeln, gewährleisten nicht nur die Einhaltung der Gesetze, sondern stärken auch ihre Arbeitgebermarke. Personalabteilungen sollten die Zeit bis 2026 nutzen, um ihre Prozesse, Daten und Zusatzleistungen strategisch zu optimieren.

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Ein Mobilitätsbudget kann hierbei ein wirkungsvolles Instrument sein: Es ist gerecht, flexibel, bietet steuerliche Vorteile und signalisiert auf überzeugende Weise Transparenz und Gleichstellung.

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Quellenangaben und weitere Informationen

Gesetze im Internet, Gesetz zur Förderung der Entgelttransparenz zwischen Frauen und Männern (Entgelttransparenzgesetz - EntgTranspG):

https://www.gesetze-im-internet.de/entgtranspg/BJNR215210017.html

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Lohntransparenz in der EU - Die Entgelttransparenzrichtlinie 2023

https://www.consilium.europa.eu/de/policies/pay-transparency/

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Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend, Entgelttransparenzgesetz - Informationen für Arbeitgebende:

https://www.bmfsfj.de/bmfsfj/themen/gleichstellung/frauen-und-arbeitswelt/lohngerechtigkeit/entgelttransparenzgesetz/informationen-fuer-arbeitgebende-117948

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Bundeszentrale für politische Bildung, Geschlechterungleichheiten - Gender Pay Gap:

https://www.bpb.de/themen/arbeit/arbeitsmarktpolitik/318555/geschlechterungleichheiten-gender-pay-gap/

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Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung zum Gender Pay Gap in 2024:

https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2025/02/PD25_056_621.html

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Statistisches Bundesamt, Gender Pay Gap - Deutschland im EU-Vergleich:

https://www.destatis.de/Europa/DE/Thema/Bevoelkerung-Arbeit-Soziales/Arbeitsmarkt/GenderPayGap.html

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Statistisches Bundesamt, Themenseite Gender Pay Gap:

https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Verdienste/Verdienste-GenderPayGap/_inhalt.html

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