Entgelttransparenzgesetz 2026: Neue Pflichten, aktueller Stand und was HR jetzt tun muss

Zuletzt aktualisiert am 10.08.2026

"Gleicher Lohn für gleiche Arbeit" – ein Grundsatz, der in vielen Unternehmen noch nicht durchgängig umgesetzt ist. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 sollte das ändern. Bis zum 7. Juni 2026 hätte die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt sein sollen. Deutschland hat diese Frist nicht eingehalten. Ein Referentenentwurf liegt bis heute nicht vor.

Für HR-Teams bedeutet das Rechtsunsicherheit und keine Entwarnung. Denn auch ohne nationales Gesetz gelten seit dem 8. Juni 2026 neue Anforderungen, insbesondere für öffentliche Arbeitgeber, und mittelbar durch schärfere Rechtsprechung auch für private Unternehmen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was das Gesetz konkret bedeutet, was sich durch die verzögerte Umsetzung ändert und wie Sie Ihre HR-Abteilung trotzdem jetzt rechtsicher aufstellen – inklusive eines praktischen Beispiels, wie Sie einen transparenten, gerechten und steuerkonformen Benefit anbieten können.

Das Wichtigste zum Entgelttransparenzgesetz auf einen Blick

Seit Juli 2017 gibt es in Deutschland ein Entgelttransparenzgesetz. Es hat das Ziel, das Lohngefälle zwischen Männern und Frauen – den sogenannten Gender Pay Gap – zu verringern und mehr Transparenz bei der Vergütung zu schaffen. Hinzu kommt nun die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970. 

Deutschland muss diese neue EU-Richtlinie in nationales Recht umsetzen und damit sein bestehendes Entgelttransparenzgesetz überarbeiten. Dies wird sich auf viele Unternehmen auswirken, insbesondere auf die Art und Weise, wie Personalabteilungen mit der Personalbeschaffung und den Gehaltsstrukturen umgehen.

Schnellübersicht Entgelttransparenzgesetz 2026:

  • Gehaltstransparenz bereits im Bewerbungsprozess: Unternehmen müssen Bewerber*innen die Gehaltsspanne oder das Einstiegsgehalt nennen. Es ist künftig nicht mehr zulässig, Bewerber*innen nach ihrem aktuellen Gehalt zu fragen.
  • Informationspflicht: Arbeitnehmer erhalten das Recht, Informationen über ihr eigenes Gehalt und Durchschnittsgehälter für vergleichbare Positionen zu erhalten.
  • Berichtspflicht über den Gender-Pay-Gap: Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten müssen regelmäßig über das geschlechtsspezifische Lohngefälle berichten.
  • Die Beweislast in Fällen von Gehaltsdiskriminierung verlagert sich: Arbeitgeber müssen beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt, wenn Beweise das Gegenteil nahelegen.
  • Handlungspflicht bei Lohnlücke über 5 %: Wird sie festgestellt, muss das Unternehmen gemeinsam mit dem Betriebsrat handeln.
  • Umsetzungsstatus: Deutschland hat die Richtlinie bisher noch nicht in nationales Recht überführt. Dennoch gelten die EU-Vorgaben für öffentliche Arbeitgeber seit dem 8. Juni 2026 direkt.

Warum Entgelttransparenz ein zentrales HR-Thema ist

Offen über das eigene Einkommen zu reden, ist in der deutschen Arbeitskultur unüblich. Doch gerade diese Verschwiegenheit führt oft dazu, dass Frauen gar nicht wissen, dass ihre männlichen Kollegen für die gleiche Arbeit mehr verdienen - im vergangenen Jahr waren es im Schnitt 16 Prozent weniger. Frauen erhielten mit 22,24 Euro einen um 4,10 Euro geringeren durchschnittlichen Bruttostundenlohn als Männer (26,34 Euro). Dabei ist der Verdienstabstand zwischen Frauen und Männern in den ostdeutschen Bundesländern (fünf Prozent) deutlich kleiner als in den westdeutschen Bundesländern (17 Prozent).

Die Lohnlücke zwischen Frauen und Männern hat verschiedene Gründe: Das liegt zum einen an der schlechteren Bezahlung von Berufen, in denen besonders viele Frauen arbeiten, beispielsweise in der Pflege oder Erziehung. Beschäftigte in sozialen Berufen verdienen laut einer Studie durchschnittlich 17 Prozent weniger als Beschäftigte in anderen Bereichen. Doch auch bei der durchschnittlichen Vergütung bei gleicher Tätigkeit und Qualifikation besteht weiterhin eine Lücke zwischen den Geschlechtern von 6 Prozent ("bereinigter Gender Pay Gap"). Dies bedeutet, dass bei einem Bruttogehalt des Mannes von 3.000 Euro, eine Frau für die gleiche Arbeit 180 Euro weniger verdienen würde als der Mann.

Hinzu kommt: Der Lohnunterschied von 16 Prozent zwischen Männern und Frauen spiegelt nicht zuletzt strukturelle Benachteiligung von Frauen am Arbeitsmarkt wider. Frauen übernehmen weiterhin einen größeren Anteil an unbezahlter Sorgearbeit und arbeiten daher häufiger in Teilzeit – was wiederum ihre Karrierechancen einschränkt.

Zwar ist in den vergangenen Jahren die Lohnlücke zwischen Männern und Frauen kleiner geworden. 2023 lag der sogenannte unbereinigte Gender-Pay-Gap noch bei 18 Prozent. Im Jahr 2006 - zu Beginn der Aufzeichnungen der Lohnlücke - hatte der Unterschied noch 23 Prozent betragen. Im europäischen Vergleich bleibt Deutschland eines der EU-Schlusslichter. Nur in Ungarn, Tschechien, Österreich und Schlusslicht Lettland war der Verdienstabstand in 2023 größer. EU-Staaten mit geringen Lohnunterschieden zwischen den Geschlechtern waren Belgien (ein Prozent), Italien (zwei Prozent) und Rumänien (vier Prozent). In Luxemburg verdienten Frauen rund ein Prozent mehr als Männer.

Überblick über das bestehende Entgelttransparenzgesetz

Was ist das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG)?

Das Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen oder kurz Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) ist seit dem 6. Juli 2017 in Kraft. Es wurde eingeführt, um die immer noch bestehenden Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen (Gender Pay Gap) zu reduzieren und die Gleichberechtigung im Arbeitsleben zu stärken. Obwohl das Gesetz selbstverständlich beide Geschlechter schützt, liegt der Fokus darauf, Frauen zu einer gerechteren Entlohnung zu verhelfen. Das Gesetz richtet sich an Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten und stärkt die Rechte von Mitarbeitenden auf Informationen über Entgeltstrukturen.

Ziele

Das Hauptziel des Gesetzes ist die Herstellung von Transparenz über Entgeltregelungen, um die ungleiche Bezahlung von Frauen und Männern bei gleichwertiger Tätigkeit zu beseitigen. Damit soll mittel- bis langfristig eine Angleichung der Gehälter erreicht werden. Darüber hinaus soll das Gesetz Unternehmen zu mehr Fairness und objektiven Gehaltsstrukturen anregen.

Zentrale Instrumente des Entgelttransparenzgesetzes, um dieses Ziel zu erreichen, sind:

  • Individueller Auskunftsanspruch für Mitarbeitende
  • Verpflichtung zur Durchführung betrieblicher Prüfverfahren zur Überprüfung der Entgeltgleichheit
  • Berichtspflicht zur Gleichstellung

Für wen gilt das Gesetz? Welche Unternehmen sind betroffen?

Das Entgelttransparenzgesetz richtet sich nicht an alle Unternehmen gleichermaßen. Der individuelle Auskunftsanspruch gilt nur für Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 200 Mitarbeitenden. Die Pflicht zur Durchführung einer betrieblichen Prüfung der Lohngleichheit greift erst bei mehr als 500 Beschäftigten. Ebenfalls nur Unternehmen dieser Größenordnung, die zudem gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) zur Erstellung eines Lageberichts verpflichtet sind, müssen regelmäßig einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit veröffentlichen.

Mitarbeitende kleinerer Unternehmen mit weniger als 200 Beschäftigten profitieren aktuell nicht vom gesetzlichen Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz.

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Die wichtigsten Pflichten für Arbeitgeber im Detail

Individueller Auskunftsanspruch

Gilt für Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten.

Angestellte erhalten Anspruch darauf, von ihrem Arbeitgeber verschiedene Auskünfte verlangen zu dürfen, um festzustellen, ob sie aufgrund ihres Geschlechts benachteiligt werden. Dazu zählen:

  • Kriterien, nach denen das eigene Gehalt ermittelt wird
  • Durchschnittliches Bruttogehalt, inklusive aller Gehaltsbestandteile ("Vergleichsentgelt"), das Mitarbeiter des anderen Geschlechts für die gleiche Tätigkeit erhalten

Sie können auch eine Auskunft über eine vergleichbare Tätigkeit verlangen. Einen Auskunftsanspruch zum Gehalt von Mitarbeitern des gleichen Geschlechts haben Beschäftigte nicht. Die Anfrage muss gemäß Entgelttransparenzgesetz in Textform erfolgen und kann nur einmal alle zwei Jahre gestellt werden.

Stellen Mitarbeitende infolge der Auskunft eine Benachteiligung aufgrund ihres Geschlechts fest, können sie vom Arbeitgeber eine Anpassung des Entgelts sowie eine Nachzahlung für die Vergangenheit verlangen.

Betriebliche Verfahren zur Überprüfung und Herstellung von Entgeltgleichheit

Gilt für Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten.

Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden müssen regelmäßig überprüfen, ob die Entgeltregelungen und die gezahlten Gehälter im Einklang mit dem Gleichheitsgebot stehen. Für das Prüfverfahren gesetzlich vorgeschrieben sind eine Bestandsaufnahme und eine Analyse. Abschließend muss ein Ergebnisbericht verfasst und unternehmensweit veröffentlicht werden.

Wird im Rahmen des Prüfverfahrens festgestellt, dass Mitarbeitende aufgrund ihres Geschlechts bei der Bezahlung benachteiligt werden, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um die Diskriminierung zu beseitigen.

Berichtspflicht zur Gleichstellung

Gilt für Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten, die gemäß § 264 Abs. 1 HGB einen jährlichen Lagebericht erstellen müssen.

In ihrem jährlichen Lagebericht müssen Unternehmen über folgendes informieren:

  • Anzahl der durchschnittlich Beschäftigten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
  • Stand der Entgeltgleichheit im Unternehmen
  • Maßnahmen, mit denen sie die gleiche Vergütung der Geschlechter fördern

Tarifgebundene Arbeitgeber müssen darüber alle fünf Jahre berichten, alle anderen alle drei Jahre.

Infobox

48 Prozent der Unternehmen wollen Gehälter nicht offenlegen

Fast die Hälfte der Unternehmen in Deutschland will Gehaltsspannen nicht transparent machen. Das geht aus einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Willis Towers Watson hervor. Dabei verpflichtet die EU-Richtlinie ab 2026 zu mehr Transparenz bei den Gehältern.

Aktueller Stand August 2026: Deutschland hat die Umsetzungsfrist verfehlt

Eigentlich sollte Deutschland die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. Der für Januar 2026 angekündigte Referentenentwurf des zuständigen Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ) liegt allerdings bis heute nicht vor. Eine rechtzeitige Umsetzung gilt damit als unwahrscheinlich. Jedoch steht Deutschland damit nicht allein: Mehrere EU-Mitgliedstaaten haben ebenfalls Verzögerungen angekündigt.

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

Für öffentliche Arbeitgeber:

Die EU-Richtlinie gilt seit dem 8. Juni 2026 unmittelbar auch ohne nationales Umsetzungsgesetz. Behörden, Kommunen und andere öffentliche Stellen müssen die Vorgaben der Richtlinie ab diesem Datum vollständig einhalten.

Für private Arbeitgeber:

Direkter Rechtsanspruch besteht für Beschäftigte erst nach nationaler Umsetzung. Aber: Gerichte urteilen bereits strenger. Solange kein nationales Gesetz existiert, können sich Beschäftigte gegenüber privaten Arbeitgebern nicht direkt auf die EU-Richtlinie berufen. Allerdings legen deutsche Gerichte das bestehende Recht zunehmend richtlinienkonform – also strenger – aus.

Beispiel: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Urteil zum "Paarvergleich" (23. Oktober 2025, Az. 8 AZR 300/24) signalisiert, dass es Equal-Pay-Fälle im Sinne der Richtlinie strenger bewertet. Personalabteilungen sollten dieses Signal ernst nehmen.

Die Empfehlung für alle Unternehmen:

Unternehmen ist nicht zu empfehlen, die nationale Umsetzung abzuwarten. Die EU-Vorgaben werden kommen. Die Frage ist nur wann. Wer jetzt proaktiv seine Entgeltstrukturen überprüft, vermeidet Haftungsrisiken durch rückwirkende Nachzahlungsansprüche, Reputationsschäden durch öffentliche Berichtspflichten und administrativen Mehraufwand bei Last-Minute-Compliance.

Infobox

Abschlussbericht Expertenkommission (November 2025)

Am 7. November 2025 veröffentlichte die vom BMBFSFJ eingesetzte Kommission ihren Abschlussbericht zur bürokratiearmen Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie.

Empfehlungen: Präzisierung des Entgeltbegriffs, Berichtspflicht erst ab 100 Mitarbeitenden, Erleichterungen für tarifgebundene Unternehmen, digitale Tools.

Der Bericht ist die Basis für den noch ausstehenden Referentenentwurf und gibt einen Vorgeschmack auf die deutsche Umsetzung.

Die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was sich ändert

Während das bestehende Entgelttransparenzgesetz vor allem auf individuelle Auskunftsrechte setzt, bringt die neue EU-Richtlinie einen grundlegenden Perspektivwechsel: Sie verlagert die Verantwortung stärker auf die Arbeitgeberseite, schafft mehr Verbindlichkeit und erweitert die Transparenzpflichten erheblich. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Der Handlungsdruck steigt genauso wie die Möglichkeiten, faire Vergütungsstrukturen aktiv zu gestalten.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) verfolgt einen deutlich verbindlicheren Ansatz. Die wichtigsten Neuerungen für Arbeitgeber im Überblick.

Gehaltstransparenz im Recruiting

Arbeitgeber müssen Bewerbenden vor dem Vorstellungsgespräch Informationen zur Gehaltsspanne für die ausgeschriebene Stelle zur Verfügung stellen. Zudem ist es Arbeitgebern nicht mehr erlaubt, nach dem bisherigen Gehalt zu fragen.

Auskunftsanspruch für Mitarbeitende

Beschäftigte erhalten einen erweiterten Auskunftsanspruch. Dieser umfasst das durchschnittliche Entgelt (Median) für gleichwertige Tätigkeiten, bis zu zwei weitere Entgeltbestandteile und objektive Kriterien für die Entgeltfestsetzung. Diese Informationen müssen innerhalb von zwei Monaten schriftlich zur Verfügung gestellt werden.

Entgeltberichte und Lückenanalyse

Unternehmen werden zur Erstellung eines internen Entgeltberichts verpflichtet. Bei 100 bis 250 Mitarbeitende ist das alle drei Jahre der Fall, Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden müssen einen Entgeltbericht jährlich erstellen.

Berichtspflicht über den Gender-Pay-Gap

Berichtspflicht über den Gender-Pay-Gap

Welche Unternehmen ab wann einen Bericht veröffentlichen müssen

weniger als 100 Beschäftigte

Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind nicht verpflichtet, diese Informationen transparent zu machen, können dies aber freiwillig tun.

100 bis 149 Beschäftigte

Arbeitgeber mit 100 bis 149 Mitarbeitern haben bis zum 7. Juni 2031 Zeit, ab dann müssen sie einen Bericht alle drei Jahre vorlegen.

150 bis 249 Beschäftigte

Für Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten gilt die Berichtspflicht bereits ab 2027 und ein Bericht alle drei Jahre.

mehr als 250 Beschäftigte

Arbeitgeber mit 250 oder mehr Mitarbeitern müssen diese Daten ab dem 7. Juni 2027 jährlich bereitstellen.

Haben Unternehmen eine geschlechtsspezifische Entgeltlücke von über fünf Prozent, müssen sie eine Entgeltbewertung durchführen und begründen, warum die Lücke objektiv gerechtfertigt ist – andernfalls sind Maßnahmen zu ergreifen.

Verschwiegenheitsklauseln zum Gehalt

Viele Arbeitsverträge enthalten Klauseln, die Beschäftigten untersagen, über ihr Gehalt zu sprechen. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie untersagt solche Vereinbarungen ausdrücklich, soweit sie die Offenlegung des eigenen Entgelts zum Zweck der Durchsetzung des Entgeltgleichheitsgebots betreffen (Art. 7 Abs. 5 Richtlinie (EU) 2023/970). Arbeitgeber können weiterhin verlangen, dass Beschäftigte Entgeltinformationen nicht zu anderen Zwecken weitergeben.

Bereits vor der nationalen Umsetzung gilt, dass eine pauschale Gehaltsverschwiegenheitsklausel sich arbeitsrechtlich kaum durchsetzen lässt. Das Landesarbeitsgericht Mecklenburg-Vorpommern hat bereits 2009 entschieden, dass ein Verbot, mit Kolleg:innen über das Gehalt zu sprechen, unwirksam ist (LAG Mecklenburg-Vorpommern, 21.10.2009, Az. 2 Sa 183/09).

Prüfen Sie Ihre Arbeitsvertragsvorlagen auf entsprechende Klauseln. Eine unwirksame Klausel im Standardvertrag ist ein vermeidbares Risiko und wirkt im Streitfall wie ein Indiz für eine intransparente Vergütungskultur.

Sanktionen bei Verstoß

Mitarbeitende, die diskriminiert wurden, können eine Nachzahlung und Entschädigung fordern. Die Beweislast liegt bei den Unternehmen, sobald eine Diskriminierung plausibel gemacht wurde.

Übersicht: Vorgesehene Pflichten für Arbeitgeber gemäß der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023

Unternehmensgröße Auskunftsanspruch für Mitarbeitende Auskunftsrecht für Bewerbende Informationspflicht zu Kriterien für die Gehaltsfestlegung Berichtspflicht über den Gender-Pay-Gap
weniger als 50 Beschäftigte ✅ ab 2026 ✅ ab 2026
51-99 Beschäftigte ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2026
100-149 Beschäftigte ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2031 alle 3 Jahre
150-249 Beschäftigte ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2027 alle 3 Jahre
250-499 Beschäftigte ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2027 einmal jährlich
mehr als 500 Beschäftigte ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2026 ✅ ab 2027 einmal jährlich

Warum die Stellenarchitektur der erste Schritt ist

Die meisten HR-Teams beginnen bei der Kommunikation: Was steht künftig in Stellenanzeigen, wie beantworten wir Gehaltsfragen? Das ist nachvollziehbar, aber es ist nicht der erste Schritt.

Die EU-Richtlinie verlangt nicht, dass Sie irgendeinen Gehaltsunterschied zwischen Männern und Frauen ausweisen. Sie verlangt den Vergleich zwischen Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten. Solange nicht definiert ist, welche Rollen im Unternehmen gleichwertig sind, lässt sich weder ein belastbarer Pay Gap berechnen noch eine Auskunftsanfrage beantworten noch eine Abweichung sachlich begründen.

Was eine Stellenarchitektur leistet

Sie ordnet alle Rollen im Unternehmen nach einheitlichen, geschlechtsneutralen Kriterien und macht sie damit vergleichbar. Typische Bewertungsdimensionen sind Verantwortungsumfang und Entscheidungsbefugnis, Komplexität der Aufgabe, erforderliche Qualifikation und Berufserfahrung, Führungsspanne und besondere Kompetenzanforderungen.

Darauf kann dann eine zweite Ebene aufsetzen. Das sind zum einen Jobfamilien, also welche Rollen fachlich zusammengehören, und zum anderen die Level innerhalb einer Rolle, also was Junior von Professional und Senior unterscheidet. Erst diese Struktur erlaubt es, Vergleichsgruppen zu bilden, die einer Prüfung standhalten.

Der Zeitfaktor wird regelmäßig unterschätzt

In Unternehmen mit gewachsenen Strukturen liegen Stellenbeschreibungen oft veraltet oder gar nicht systematisch vor. Der Aufbau einer belastbaren Stellenarchitektur ist deshalb kein Projekt von Wochen. Praktiker:innen berichten für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden von drei bis sechs Monaten, auch mit externer Unterstützung. Wer 2027 einen ersten Entgeltbericht vorlegen muss, arbeitet damit heute an der Grundlage.

Entgelttransparenz umsetzen: Handlungsfelder für HR

Die neuen Anforderungen verlangen nicht nur technische Anpassungen in HR-Systemen, sondern auch einen strategischen Kulturwandel. HR-Teams müssen in Zukunft:

1. Daten erfassen & strukturieren

  • Entgeltdaten in aggregierter und differenzierter Form erfassen
  • Vergleichbarkeit zwischen Tätigkeiten herstellen (Stellenbewertung)
  • Benefits und variable Vergütung einbeziehen

2. Kommunikation & Sensibilisierung

  • Mitarbeitende jährlich über Auskunftsrechte informieren
  • Bewerbungsverfahren anpassen (z. B. Gehaltsspanne in Stellenanzeigen)
  • Führungskräfte schulen, um Gleichbehandlung zu sichern

3. Audit & Compliance

  • Gehalts- und Benefitstrukturen regelmäßig prüfen
  • Lücken über fünf Prozent begründen oder abbauen
  • Berichtspflichten fristgerecht erfüllen

Auskunftsanfragen: Warum HR dafür einen festen Prozess braucht

Auskunftsanfragen zum Entgelt treffen HR-Teams heute meist als Einzelfall. Mit der erweiterten Auskunftspflicht und der Zwei-Monats-Frist wird daraus ein wiederkehrender Vorgang, der ad hoc nicht mehr zu bewältigen ist. Vor allem aber ist jede Antwort im Streitfall Beweismaterial. Klären Sie deshalb vorab folgendes:

  1. Eingang: Über welchen Kanal gehen Anfragen ein, und wie werden sie erfasst?
  2. Zuständigkeit: Wer bearbeitet sie, wer gibt frei?
  3. Datenquelle: Aus welchem System werden die Vergleichswerte gezogen, und wie aktuell sind sie?
  4. Vergleichsgruppe: Nach welcher Logik wird sie gebildet, und wer entscheidet Grenzfälle?
  5. Datenschutzprüfung: Ab welcher Gruppengröße wird die Auskunft aggregiert?
  6. Antwortvorlage: Gibt es eine standardisierte Struktur, die Kriterien nachvollziehbar darstellt?
  7. Dokumentation: Wo wird festgehalten, was wann an wen herausgegeben wurde?
  8. Eskalation: Wann werden Legal, Datenschutzbeauftragte oder Betriebsrat eingebunden?

Ein definierter Prozess reduziert nicht nur den Aufwand pro Anfrage. Er sorgt vor allem dafür, dass zwei vergleichbare Anfragen nicht unterschiedlich beantwortet werden, was im Nachhinein schwer zu erklären wäre.

Auswirkungen auf Mitarbeiterbenefits

Besonders relevant für HR: Das Gesetz betrifft nicht nur das Grundgehalt, sondern alle Vergütungsbestandteile, also auch Dienstwagen, Essenszuschüsse, Aktienprogramme, Sachbezugskarten und Mobilitätsangebote (z.B. Jobticket, Dienstrad). Diese Benefits zählen zum Entgelt und müssen in Entgeltanalysen, Auskünften und Berichtspflichten berücksichtigt werden (vgl. Art. 3 EU 2023/970).

Benefits in der Entgeltanalyse: Das müssen HR-Teams beachten

Bei der Erstellung von Entgeltberichten müssen alle geldwerten Vorteile korrekt erfasst und bewertet werden:

  1. Monetarisierung: Berechnen Sie den Geldwert aller Benefits (z.B. Dienstwagen nach 1%-Regelung, Essenszuschüsse als Monatswert)
  2. Vergleichbarkeit: Stellen Sie sicher, dass Benefits nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien vergeben werden
  3. Dokumentation: Führen Sie eine vollständige Liste aller Benefits mit Vergabekriterien, Empfängergruppen und monetären Werten
  4. Flexible Benefits: Wenn Mitarbeitende zwischen verschiedenen Benefits wählen können, dokumentieren Sie den maximalen Wert und die tatsächliche Inanspruchnahme nach Geschlecht
  5. Teilzeitfaktor: Achten Sie darauf, ob Benefits proportional oder pauschal vergeben werden und ob dies zu indirekter Diskriminierung führen könnte

Das heißt konkret: Benefits dürfen nicht nur bestimmten Mitarbeitendengruppen angeboten werden (z. B. nur Führungskräften oder nur Vollzeitkräften), sondern müssen gleichwertig und diskriminierungsfrei zugänglich sein.

Praxisbeispiel: Problematische vs. konforme Benefit-Strukturen

❌ Nicht konform ✅ Konform
Dienstwagen nur für Führungskräfte ab Level 3 Mobilitätsbudget für alle Mitarbeitenden mit gleichem Wert
Essenszuschuss nur für Vollzeitmitarbeitende Flexible Benefits, aus denen alle Mitarbeitenden wählen können
Fitnessstudio-Mitgliedschaft nur für Büromitarbeitende Klare, objektive Kriterien für zusätzliche Benefits (z.B. außendienstbezogene Rolle = erhöhtes Mobilitätsbudget)
Parkplatz nur für Senior Manager Proportionale Benefits für Teilzeitkräfte

Risiken bei Nicht-Einhaltung: Was HR-Teams beachten müssen

Eine mangelnde Vorbereitung auf das Entgelttransparenzgesetz birgt erhebliche Risiken. Mitarbeitende können Nachzahlungen für die Vergangenheit und Entschädigungen fordern. Die Beweislast liegt dabei beim Arbeitgeber. Öffentliche Berichte über signifikante Gender Pay Gaps können zudem die Arbeitgebermarke nachhaltig beschädigen und auch zu Nachteilen im Recruiting führen, denn eine fehlende oder intransparente Gehaltsangaben in Stellenanzeigen kann qualifizierte Bewerbende abschrecken. Mangelnde Transparenz und wahrgenommene Ungerechtigkeit führen schließlich zu einem Vertrauensverlust, Demotivation und erhöhter Fluktuation in der Belegschaft.

Arbeitgeber sollten gewarnt sein. Eine Last-Minute-Compliance ist deutlich aufwendiger, fehleranfälliger und teurer als eine frühzeitige, systematische Vorbereitung. Das kann letztendlich auch zu Mehrkosten führen, denn die EU-Richtlinie sieht ausdrücklich wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen vor. Frühzeitiges Handeln ist daher nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine strategische Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

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Tipps für HR-Teams: So gelingt die Umsetzung

Die Umsetzung der EU-Richtlinie erfordert nicht nur juristische Compliance, sondern vor allem eine strategisch kluge und praxisnahe Vorbereitung. Die folgenden vier Maßnahmen helfen Ihnen dabei, Ihre Personalabteilung und Ihr Unternehmen rechtzeitig und wirksam auf die neuen Transparenzpflichten einzustellen.

Zeitplan: So bereiten Sie sich auf die EU-Entgelttransparenzrichtlinie vor

Eine strukturierte Timeline hilft Ihnen, alle Anforderungen rechtzeitig umzusetzen:

Sofort

  • Vollständige Bestandsaufnahme aller Vergütungskomponenten, Zulagen und Benefits
  • Erste Gender-Pay-Gap-Analyse durchführen
  • Benefits systematisch auf Diskriminierungsfreiheit prüfen
  • Recruiting-Prozesse anpassen: Gehaltsspannen in Stellenanzeigen aufnehmen
  • Projektteam und Verantwortlichkeiten definieren

Seit 8. Juni 2026

  • Für öffentliche Arbeitgeber gilt die EU-Richtlinie direkt: alle Vorgaben müssen eingehalten sein
  • Für private Arbeitgeber: Kein direkter Rechtsanspruch für Beschäftigte, aber Gerichte urteilen richtlinienkonform
  • Empfehlung: Alle Systeme, Prozesse und Dokumentationen so weit wie möglich compliance-ready halten.

Ab Verabschiedung des nationalen Umsetzungsgesetzes (aktuell frühestens für Anfang 2027 erwartet)

  • Alle privaten Arbeitgeber müssen Auskunfts- und Berichtspflichten vollständig erfüllen
  • Erste Entgeltberichte für Unternehmen mit 150+ Mitarbeitenden beziehen sich auf 2026 – Daten müssen jetzt erfasst werden
  • Schulungen für Führungskräfte und Personalverantwortliche durchführen
  • Interne Kommunikationskampagne starten

Ab 7. Juni 2027 (Berichtspflicht für >250 Mitarbeitende)

  • Unternehmen mit >250 Mitarbeitenden: jährlicher Entgeltbericht
  • Unternehmen mit 150–249 Mitarbeitenden: Bericht alle 3 Jahre, Basis ab 2027

Die folgenden konkreten Maßnahmen helfen Ihnen bei der Umsetzung:

1) Audit: Bestehende Gehaltsstrukturen und Benefits analysieren

Starten Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Vergütungs- und Benefitstruktur. Sorgen Sie dafür, dass alle Gehaltskomponenten, Zulagen und geldwerten Vorteile systematisch erfasst sind. Nutzen Sie objektive Stellenbewertungsverfahren, um Transparenz in die Rollenbewertung zu bringen und eine Vergleichbarkeit über Abteilungen hinweg herzustellen.

2) Lücken identifizieren und Maßnahmen zur Anpassung definieren

Vergleichen Sie die Entgeltstrukturen zwischen verschiedenen Beschäftigtengruppen – insbesondere zwischen Männern und Frauen in gleichwertigen Positionen. Identifizieren Sie eventuelle Lücken und prüfen Sie, ob diese auf objektiv begründbaren Faktoren beruhen. Wo das nicht der Fall ist, sollten Sie konkrete Maßnahmen zur Korrektur entwickeln und umsetzen – etwa durch Gehaltsanpassungen, strukturelle Veränderungen oder zusätzliche Benefits.

3) Reporting-Prozesse vorbereiten

Setzen Sie frühzeitig Prozesse auf, um den gesetzlichen Berichtspflichten nachzukommen. Prüfen Sie, ob Ihre HR-Software die notwendigen Datenformate und Auswertungsfunktionen unterstützt. Legen Sie klare Zuständigkeiten fest und erstellen Sie einen Fahrplan für interne Berichte, Analysen und künftige Offenlegungspflichten ab 2026.

4) Kommunikation & Kultur: Mitarbeitende transparent informieren

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über ihre Rechte im Rahmen des Entgelttransparenzgesetzes. Fördern Sie eine Kultur der Offenheit, in der Fragen zu Gehalt, Benefits und Karriereentwicklung offen angesprochen werden können. Schulen Sie Führungskräfte im diskriminierungsfreien Umgang mit Vergütung und sorgen Sie dafür, dass das Recruiting-Team gesetzeskonform kommuniziert.

5) Benefits strategisch neugestalten

Überprüfen Sie Ihre gesamte Benefit-Landschaft und gestalten Sie sie zukunftssicher. Diese Schritte können Ihnen dabei helfen:

  1. Audit durchführen: Prüfen Sie alle bestehenden Benefits systematisch auf Diskriminierungsfreiheit und gleiche Zugänglichkeit.
  2. Objektive Kriterien definieren: Entwickeln Sie ein Benefit-System mit transparenten, nachvollziehbaren Vergabekriterien, die nicht mittelbar diskriminierend wirken.
  3. Flexible Modelle erwägen: Cafeteria-Systeme oder Benefit-Budgets ermöglichen es allen Mitarbeitenden, aus einem gleichen Topf individuell zu wählen.
  4. Transparenz schaffen: Kommunizieren Sie offen, welche Benefits verfügbar sind, wer Anspruch darauf hat und wie der Zugang geregelt ist.
  5. Schulungen durchführen: Befähigen Sie Führungskräfte darin, Benefits fair, regelkonform und ohne Bias zu vergeben.
  6. Monitoring etablieren: Überwachen Sie regelmäßig, ob Benefits tatsächlich gleichmäßig über Geschlechter, Arbeitszeitmodelle und Hierarchieebenen verteilt werden.

Das Mobilitätsbudget als Beispiel für einen fairen und transparenten Benefit

Ein praktisches Beispiel, wie Mitarbeiterbenefits fair und transparent umgesetzt werden können, ist das Mobilitätsbudget. Das Mobilitätsbudget ist ein modernes HR-Instrument, das Fairness, Transparenz und steuerliche Effizienz vereint. Es bietet Mitarbeitenden ein monatliches Budget, das flexibel für verschiedenste Verkehrsmittel eingesetzt werden kann – zum Beispiel für das Deutschlandticket, Bike- oder Scooter-Sharing, ÖPNV oder Bahnfahrten. Unternehmen wie NAVIT ermöglichen die einfache Verwaltung und Nutzung eines solchen Budgets per App oder virtueller Mobilitätskarte.

Dabei kann das Mobilitätsbudget helfen, bei Mitarbeiterbenefits Transparenz zu schaffen, indem es gleiche Rahmenbedingungen für alle schafft. Das Budget basiert auf festen Beträgen, die nach objektiven Kriterien wie Beschäftigungsgrad oder Standort gewährt werden können. Zudem garantiert es eine transparente Nutzung, da jeder Einsatz des Budgets digital dokumentiert ist – das schafft Nachvollziehbarkeit in der Gehaltsstruktur.

Für Mitarbeitende bedeutet das Mobilitätsbudget eine individuelle Wahlfreiheit. Sie können selbst entscheiden, wie sie ihr Budget einsetzen. Das hat schließlich Steuervorteile für beide Seiten. Je nach Ausgestaltung kann das Mobilitätsbudget steuerfrei oder steuervergünstigt gewährt werden (z. B. nach § 3 Nr. 15 EStG).

Darüber hinaus lassen sich auch andere Modelle wie Dienstwagen, Sachbezüge oder ÖPNV-Zuschüsse digital abbilden und in Gehaltsanalysen integrieren.

HR-Teams, die ein Mobilitätsbudget einsetzen, profitieren doppelt. Zum einen ist Rechtssicherheit gewährleistet, da die Benefits dokumentiert, transparent und gesetzeskonform sind. Andererseits fördert es die Arbeitgeberattraktivität. Mobilität ist ein hoch bewerteter Benefit, besonders für junge Fachkräfte.

Die Umsetzung mit NAVIT anhand eines Praxisbeispiels

HR-Teams können über die NAVIT-Plattform Budgets verwalten, steuerkonform abrechnen und in bestehende Lohnsysteme integrieren. Das reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Rechtssicherheit und ermöglicht eine einfache Einbindung in bestehende Benefit-Programme. Zudem wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden den gleichen Zugang zu Mobilitätsleistungen haben – unabhängig von Position oder Arbeitszeitmodell.

Ein gut gestaltetes Mobilitätsbudget ist damit nicht nur ein zeitgemäßer Benefit, sondern auch ein wirksames Mittel, um Transparenz und Gleichbehandlung im Sinne der Entgelttransparenzrichtlinie zu fördern.

Fazit: Transparenz als Chance und Wettbewerbsvorteil

Das Entgelttransparenzgesetz ist mehr als eine gesetzliche Pflicht; es ist eine Chance für Unternehmen, eine gerechte Entlohnung und gleichberechtigte Teilhabe sicherzustellen. Unternehmen, die frühzeitig und proaktiv handeln, gewährleisten nicht nur die Einhaltung der Gesetze, sondern stärken auch ihre Arbeitgebermarke. Personalabteilungen sollten jetzt handeln, um ihre Prozesse, Daten und Zusatzleistungen strategisch zu optimieren.

Wer Vergütung – inklusive Benefits – offen und nachvollziehbar gestaltet, signalisiert Fairness, Vertrauen und moderne Unternehmenskultur. Das stärkt zum einen das Employer Branding, denn Bewerber schätzen klare Strukturen und Gleichbehandlung. Zum anderen stärkt es die Retention, denn Mitarbeitende bleiben loyaler, wenn sie wissen, dass Vergütung transparent und fair ist. Es steigert aber auch die Effizienz, denn durch digitalisierte Prozesse sparen Personalabteilungen Zeit und vermeiden Fehler in der Kommunikation oder Dokumentation.

Frühzeitige Umsetzung schafft also nicht nur Compliance, sondern einen echten Vorsprung im Wettbewerb um Talente. Ein Mobilitätsbudget kann hierbei ein wirkungsvolles Instrument sein: Es ist gerecht, flexibel, bietet steuerliche Vorteile und signalisiert auf überzeugende Weise Transparenz und Gleichstellung.

Was Sie heute tun können

Nutzen Sie diese vier Schritte, um Ihre HR-Abteilung optimal auf das Entgelttransparenzgesetz vorzubereiten:

  • 1

    Status prüfen: Welche Vergütungsdaten – inkl. Benefits – sind bereits strukturiert erfasst?

  • 2

    Stakeholder einbinden: HR, Payroll, Finance und Legal gemeinsam an einen Tisch bringen.

  • 3

    Benefits digitalisieren: Nutzen Sie Tools wie NAVIT, um betriebliche Zusatzleistungen zentral zu verwalten und revisionssicher zu dokumentieren.

  • 4

    Jetzt starten: 2026 klingt weit weg – aber wer heute Strukturen schafft, ist rechtzeitig compliant und attraktiver als Arbeitgeber.

Sie möchten mehr über das Mobilitätsbudget erfahren? Besuchen Sie unsere Ressourcen oder kontaktieren Sie uns direkt. Wir beraten Sie gerne.

Quellenangaben und weitere Informationen

‍NAVIT übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen. Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte auf unserer Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Die Inhalte können und sollen eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf individuelle Anforderungen eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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Stefan Wendering
Stefan ist Freelance Autor und Redakteur bei NAVIT.

Zuvor arbeitete er bereits für Start-ups und im Mobilitätskosmos. Er ist ein Experte für urbane und nachhaltige Mobilität, Mitarbeiter-Benefits und New Work. Neben Blog-Inhalten erstellt er auch Marketingmaterialien, Taglines & Content für Websites und Fallstudien.

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