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Wer seinen elektrischen Dienstwagen auch in der Freizeit nutzen darf, lädt oftmals zuhause die Batterie des E-Autos auf. Denn das ist nicht nur praktisch, sondern im Vergleich zu öffentlichem Laden auch günstiger. Arbeitgeber können die Stromkosten für das Dienstwagen zuhause laden auch ganz einfach abrechnen und erstatten.
Doch wie verhält es sich mit der Wallbox selbst? Wer die Kosten der Wallbox für den Dienstwagen übernimmt, hängt von der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab.
Wir zeigen die vier möglichen Optionen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, erklären die steuerlichen Folgen und geben konkrete Schritte für die Umsetzung in Payroll und Car-Policy.
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Überlässt oder leiht der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Wallbox für den Dienstwagen, wird dies als zusätzlicher Arbeitslohn gewertet. Denn dadurch spart der Arbeitnehmer die Kosten für den Kauf bzw. die Miete einer eigenen Ladestation. Dieser geldwerte Vorteil ist allerdings lohnsteuer- sowie sozialabgabenfrei, solange der Arbeitnehmer nicht Eigentümer der Wallbox ist und sie nur zeitweise überlassen wird.
Während der Überlassung entstehende Kostenpunkte, wie beispielsweise die Wartung oder Reparatur des Geräts, trägt regelmäßig der Arbeitgeber.
Praxis-Tipp: Eigentum klar regeln, Rückgabepflicht bei Austritt dokumentieren, Wartung und Stürungsfälle in der Car-Policy festhalten.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten und schenkt seinem Mitarbeiter eine Wallbox inklusive Installation, wird dies steuerrechtlich als zusätzlicher Arbeitslohn gewertet. Wie beim Dienstwagen auch müssen die Kosten der Wallbox als geldwerter Vorteil versteuert werden. Um dies zu vermeiden, kann der Arbeitgeber die Dienstwagen-Ladestation auch pauschal mit 25 % Lohnsteuer (nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 EStG), Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer versteuern.
In diesem Fall wird der Arbeitnehmer nicht mit der zusätzlichen Lohnsteuer belastet und sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen keine Sozialversicherungsbeiträge auf den geldwerten Vorteil zahlen.
Wichtig: Die Pauschalierung ist nur zulässig, wenn die Leistung zusätzlich zum Lohn gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung schließt die 25-%-Pauschalierung aus.
In diesem Fall übernimmt der Arbeitgeber lediglich einen Teil der Kosten. Für den Zuschuss wird keine Lohnsteuer fällig, lediglich der geldwerte Vorteil muss versteuert werden.
Zuschüsse zu Erwerb oder Nutzung (z. B. Wartung, Betrieb, Zählermiete – nicht aber Ladestrom) können ebenfalls mit 25 % pauschal versteuert werden, wenn sie zusätzlich zum Lohn gewährt werden. Sozialversicherungsfreiheit greift dann entsprechend.
Verbleibt die Wallbox im Eigentum des Arbeitgebers, muss dieser die Kosten für Wartung und Reparatur tragen.
Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer die Wallbox eigenfinanziert erwirbt.
Diese Option ist besonders sinnvoll, wenn man mehrere Fahrzeuge – auch private – über die Ladestation laden möchte, ein bestimmtes Wallbox-Modell bevorzugt oder auf besondere Funktionen Wert legt, die eine vom Arbeitgeber überlassene Wallbox nicht bietet.
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Beratung buchenWenn Arbeitgeber die Kosten für eine Wallbox übernehmen möchten, müssen im Vorfeld einige Voraussetzungen und Bedingungen beachtet werden. Wichtig ist zunächst eine schriftlich festgehaltene Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, um Missverständnisse zu vermeiden. Dabei sollte unter anderem die Nutzung, die Wartung und die Kostenübernahme im Falle eines Defekts geregelt werden.
Zudem ist eine rechtliche Absicherung unerlässlich. Der Arbeitgeber sollte prüfen, ob es steuerliche oder rechtliche Hürden gibt, die einer Kostenübernahme im Wege stehen könnten. Es empfiehlt sich, hierzu einen Steuerberater hinzuzuziehen, um die individuellen Anforderungen zu prüfen und eine passende Lösung zu finden.
Nicht zuletzt ist die technische Machbarkeit zu klären. Nicht jeder Standort ist für die Installation einer Wallbox geeignet. Der Arbeitgeber sollte sich vergewissern, dass die erforderliche technische Infrastruktur gegeben ist oder geschaffen werden kann, ohne dass dabei unverhältnismäßig hohe Kosten entstehen.
Grundsätzlich kann jede Wallbox zum Laden des eigenen Dienstwagens genutzt werden. Je nachdem, wie die gewünschte Ladestromabrechnung mit dem Arbeitgeber aussehen soll, muss die heimische Ladestation unterschiedliche Anforderungen erfüllen.
Die einfachste Form ist die pauschale Abrechnung, die keine besonderen Anforderungen an die Wallbox zu Hause stellt. Eine pauschale Stromkostenabrechnung kann also mit jeder heimischen Ladestation durchgeführt werden.
Anders sieht es bei der genauen, kWh-basierten Abrechnung des Ladekosten für den Dienstwagen aus. Grundvoraussetzung für eine genaue Stromabrechnung über die Wallbox ist, dass diese über einen separaten Stromzähler verfügt. Folgende Optionen gibt es bei der Wallbox:
Wallboxen mit M&E-Stromzählern sind in der Anschaffung teurer und nicht zur Abrechnung erforderlich.
Ideal ist es, wenn sich die einzelnen Ladevorgänge zusätzlich über eine RFID-Freigabe loggen lassen. So lassen sich die dienstlichen und privaten Ladevorgänge differenzieren und über ein Ladeprotokoll exportieren bzw. Ausdrucken.
Wenn Arbeitgeber die Kosten für eine Wallbox übernehmen, kann das für sie mehrere Vorteile haben. Zum einen können sie ihre Attraktivität als Arbeitgeber verbessern, denn immer mehr Arbeitnehmer legen Wert auf umweltfreundliche Mobilitätslösungen und überlegen, sich ein Elektroauto anzuschaffen. Mit der Finanzierung einer Wallbox zeigt der Arbeitgeber, dass er moderne Technologien unterstützt und sich für Nachhaltigkeit einsetzt.
Dadurch verbessert sich nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern auch das Image des Unternehmens. Andererseits können Arbeitgeber von steuerlichen Vorteilen profitieren. Denn die Kosten für die Wallbox sowie deren Installation können sie unter bestimmten Bedingungen als Betriebsausgaben absetzen, wodurch sich die Steuerlast des Unternehmens reduziert.
Auch für den Arbeitnehmer hat die Kostenübernahme der Wallbox durch den Arbeitgeber zahlreiche Vorteile. Einerseits reduziert das die finanzielle Belastung durch den Umstieg auf Elektromobilität. Schließlich ist die Installation einer Wallbox in der Regel mit hohen Kosten verbunden. Übernimmt oder bezuschusst der Arbeitgeber diese Kosten, spart der Arbeitnehmer einen erheblichen Betrag.
Andererseits erhöht eine eigene Wallbox den Komfort, da das Elektroauto jederzeit bequem zu Hause aufgeladen werden kann. So entfällt der Weg zur öffentlichen Ladestation und das Fahrzeug kann über Nacht aufgeladen werden, sodass es am nächsten Morgen für den Weg zur Arbeit wieder voll einsatzbereit ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern mindert auch den Stress, den viele Menschen bei der Suche nach einer freien Ladesäule empfinden.
Für Arbeitnehmer, die viel dienstlich unterwegs sind, könnte es daher besonders attraktiv sein, wenn der Arbeitgeber die Wallbox finanziert. Denn das Aufladen an öffentlichen Ladestationen ist teurer als das Zuhause Laden. Mit einer eigenen Wallbox können Arbeitnehmer also auf lange Sicht Geld sparen, insbesondere wenn sie einen günstigen Stromtarif nutzen können.
Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
