Mitarbeiterbenefits sind heutzutage als Teil einer optimalen Employee Experience nicht mehr wegzudenken. Viele Arbeitgeber wollen ihre Beschäftigten finanziell unterstützen und ihre Wertschätzung ausdrücken, ohne dabei den Weg über eine klassische Gehaltserhöhung zu gehen. Das kann sich für beide Seiten lohnen. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung können Unternehmen durch Corporate Benefits Steuern und Sozialabgaben einsparen – vorausgesetzt, sie halten sich an die gesetzlichen Vorgaben. In diesem Artikel erfährst du, was HR-Verantwortliche bei Mitarbeiterbenefits beachten müssen.
Mitarbeiterbenefits, oder auch Corporate Benefits genannt, sind besondere Zusatzleistungen, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt gewähren können. Mit diesen zusätzlichen Leistungen können Arbeitgebende ihre Employer Brand stärken und damit ihre Attraktivität für Arbeitnehmende auf dem Arbeitsmarkt erhöhen, die Mitarbeiterbindung und -motivation verbessern oder zeigen, dass sie die Leistung ihrer Beschäftigten wertschätzen und anerkennen.
Weitere Begriffe, die im deutschsprachigen Raum für Mitarbeiterbenefits bzw. Corporate Benefits verwendet werden:
Benefits können finanzielle Leistungen in Form von Erstattungen, Gutscheinen oder Zuschüssen sein, sachliche Zuwendungen wie zum Beispiel technische Ausstattung oder ein Dienstrad bzw. Dienstwagen, aber auch Fort- und Weiterbildungsangebote oder Teambuilding-Maßnahmen. Laut Statistiken wie dem Circula Benefits Report war ein Zuschuss für Mobilität der Top-Wunschbenefit für Mitarbeitende in 2023.
Für eine optimale Employee Experience sollten Personaler:innen bei den Angeboten auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden achten. Die einen mit Auto und langen Anfahrtswegen freuen sich über eine Tankkarte, die anderen ohne Führerschein über einen Zuschuss für die öffentlichen Verkehrsmittel oder ein flexibles Mobilitätsbudget für Shared Mobility.
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Es gibt Mitarbeiterleistungen, wie zum Beispiel die Krankenversicherung, die Unternehmen in Deutschland für ihre Mitarbeitenden ganz oder anteilig übernehmen müssen. Zudem gibt es tarifliche Sozialleistungen, die hingegen je nach Arbeitgeber und Branche unterschiedlich sind. Hier sind die tarifvertraglichen Bedingungen der jeweiligen Gewerkschaften und Arbeitgeberverbände ausschlaggebend.
Neben diesen verpflichtenden Mitarbeiterleistungen können Arbeitgeber ihren Beschäftigten auch freiwillige Mitarbeiterangebote gewähren. Diese müssen sich nicht gegenseitig ausschließen und können nebeneinander oder kombiniert angeboten werden. Ob und wie diese Corporate Benefits steuer- und sozialabgabenfrei sind, hängt von der Art des Benefits ab.
Corporate Benefits können in zwei Kategorien eingeteilt werden:
Barzuwendungen (engl. Cash Allowances) ergänzen das Gehalt um einen finanziellen Zuschuss. Sie sind in der Regel vertraglich festgehalten und werden regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgezahlt – wie zum Beispiel ein jährliches Urlaubsgeld oder ein monatlicher Fahrtkostenzuschuss – oder in Form von Prämien und Boni gewährt.
Anders als Geldleistungen werden Sachbezüge, oder auch Sachzuwendungen bzw. Sachleistungen genannt, nicht direkt mit dem Gehalt ausgezahlt. Sie entsprechen dennoch einem monetären Wert, da es sich um Leistungen handelt, deren Kosten die Mitarbeitenden sonst selbst tragen müssten.
Zu den bekanntesten Beispielen gehört der Dienstwagen, den Mitarbeitende außerhalb der Arbeit auch privat nutzen können. Weitere Sachbezüge sind unter anderem Personalrabatte, Essensmarken, Tankgutscheine oder Weiterbildungskurse. Das bedeutet, Unternehmen können aus einem breiten Spektrum an Benefits wählen, um ihren Angestellten möglichst individuelle Zusatzleistungen anzubieten. Oftmals bieten Arbeitgeber Gutscheine und Geldkarten an, mit denen sich ihre Beschäftigten ihre Sachleistungen und Geschenke selbst aussuchen können.
Unternehmen können mit Corporate Benefits als Alternative zur Gehaltserhöhung Lohnnebenkosten sparen. Allerdings sind nicht alle Mitarbeitervorteile steuerfrei oder steuerbegünstigt. Der Zweck und die Art der Arbeitgeberleistung sind in der Regel entscheidend. Zudem muss der Benefit zusätzlich zum Gehalt und nicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt werden, damit eine Pauschalbesteuerung oder eine steuerfreie Abrechnung möglich ist.
Für viele Corporate Benefits gibt es eine monatliche oder jährliche Freigrenze (zum Beispiel die 50€-Sachbezugsfreigrenze). Wird diese nicht eingehalten, müssen die Mitarbeitenden Steuern und Sozialabgaben auf den gesamten Arbeitgeberzuschuss zahlen. Die Höhe der Freigrenze hängt ebenso von der Art der Zuwendung ab. Darüber hinaus fallen für die Leistungen Steuern an. Zudem gilt es je nach Leistung folgende Punkte zu beachten:
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Infos anfordernBarzuwendungen wie Boni und Prämien sollen die Mitarbeitenden belohnen und finanziell entlasten. Mit steigenden Gehältern und Auszahlungsbeträgen steigt jedoch auch der Steuersatz, so dass den Mitarbeitenden weniger Nettolohn als zuvor bleibt. Hinzu kommt, dass Arbeitgeber auf diese Zuschüsse Lohnnebenkosten zahlen müssen.
Steuerfreigrenzen für diese Geldleistungen sind gesetzlich geregelt. Wenn Arbeitgeber einen Beitrag zur privaten Krankenversicherung (PKV) leisten, wird die Zuschusshöhe auf Grundlage des Arbeitgeberanteils berechnet, welcher aktuell bei rund 404 Euro im Monat liegt. Zahlen Arbeitgeber höhere Zuschüsse, müssen ihre Beschäftigten diese versteuern. Gleiches gilt für den Urlaubszuschuss: Er bleibt bis zu einer Freigrenze von 156 Euro steuerfrei. Für den Fall, dass Mitarbeitende verheiratet sind oder Kinder haben, ändert sich diese Freigrenze. Arbeitgeber müssen diesen Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuern.
Fahrtkostenzuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel, auch ÖPNV-Zuschuss genannt, sind hingegen grundsätzlich steuerfrei.
Im Gegensatz dazu bieten Sachbezüge (engl. “Fringe Benefits” oder “Non-Cash Benefits”) zahlreiche Vorteile für Arbeitgebende und Arbeitnehmende, sie bringen aber auch zwei Nachteile mit sich: Sie müssen zweckgebunden gewährt werden und zahlen – anders als eine Bruttolohnerhöhung – nicht in die Rentenversicherung ein. Allerdings sind Sachbezüge steuer- und sozialabgabenfrei – sofern sie innerhalb festgelegter gesetzlicher Freigrenzen liegen und vom Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt gewährt werden.
Aktuell können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden bis zu einem Betrag von 50 Euro im Monat individuelle Geschenke machen oder ihnen Gutscheinkarten zur Verfügung stellen. Genauso sind Prepaidkarten für vorab festgelegte Zwecke möglich.
Für Sonderzuwendungen – Geschenke anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses – gelten Steuerfreibeträge von bis zu 60 Euro. Dieses Ereignis muss nicht dienstlich sein, wie zum Beispiel eine Jubiläumsfeier, sondern kann auch privater Natur sein, etwa ein Geburtstag oder eine Hochzeit. Mitarbeitenden dürfen so dreimal im Jahr beschenkt werden.
Bei Personalrabatten können Arbeitgebende und Mitarbeitende derzeit einen jährlichen Steuerfreibetrag von 1080 Euro nutzen. Es gilt zudem ein Bewertungsabschlag von vier Prozent. Beachten müssen Arbeitgeber hier, dass die verschenkten oder ermäßigten Waren und Dienstleistungen nicht überwiegend für den Bedarf der Mitarbeitenden produziert, vertrieben oder erbracht werden.
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden auch externe Dienstleistungen – wie eine Ernährungsberatung oder Fitnesskurse – bis zu einem jährlichen Freibetrag von 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei anbieten, sofern diese Leistungen zur Gesundheitsförderung oder zur Verringerung von Krankheitsrisiken beitragen.
Darüber hinaus stehen Dienstleistungen im Rahmen der Weiterbildung und der Kindererziehung in der Regel steuer- und sozialabgabenfrei zur Verfügung. Die Weiterbildungsmaßnahmen müssen dabei nicht in Bezug zur aktuellen Tätigkeit stehen. Eltern können zwischen einer betrieblichen oder außerbetrieblichen Kinderbetreuung wählen.
Zu den Sachbezügen gehören außerdem Mobilitätsausgaben wie Jobtickets, Diensträder und Dienstwagen sowie Tankgutscheine. Dabei begünstigt der Gesetzgeber die umweltfreundliche Mitarbeitermobilität: Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind grundsätzlich steuerfrei. Emissionsarme oder -freie Fahrzeuge – wie E-Bikes – können im Gegensatz zu Dienstwagen sogar außerhalb der Arbeit steuer- und sozialabgabenfrei genutzt und aufgeladen werden. E-Autos haben im Vergleich zu herkömmlichen Dienstwagen mit Verbrennungsmotor eine niedrigere Versteuerung des geldwerten Vorteils (0,25 % statt 1% des Listenpreises des Neuwagens).
(Annahmen: Bruttogehalt von 4.000€, Steuerklasse 1, keine Kinder, keine Kirchensteuer, Bundesland: Bayern, Kalenderjahr 2024)
Bei der Gestaltung von Mitarbeiterangeboten bauen Unternehmen immer mehr auf Sachbezüge, da sie attraktive und steuerlich vorteilhafte Möglichkeiten für Mitarbeiterbenefits bieten. Um die steuerlichen Vorteile von Sachleistungen optimal nutzen zu können, können HR-Verantwortliche auf eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt im Einzelfall zurückgreifen, um zusätzliche steuerliche Sicherheit zu gewährleisten.
Die sogenannte Anrufungsauskunft oder Lohnsteueranrufungsauskunft erläutert, unter welchen Rahmenbedingungen Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden Gehaltsextras wie Sachbezüge und Mitarbeiterbenefits gewähren können. Unternehmen können die Anrufungsauskunft bei ihrem zuständigen Finanzamt erhalten.
Dabei geht es um ganz konkrete und klar formulierte lohnsteuerliche Sachverhalte und Zweifelsfragen zum Lohnsteuerabzugsverfahren, wie beispielsweise die steuerliche Behandlung von Sachbezügen, Gehaltsumwandlungen oder die Anwendung von Pauschalversteuerungen. Arbeitgebende und Arbeitnehmende können so ihre lohnsteuerlichen Pflichten absichern lassen. Die Auskunft ist bindend und rechtlich sicher. Firmen können sie kostenlos vom zuständigen Finanzamt erhalten.
Erfahre mehr dazu in unserem ausführlichen Beitrag zur Anrufungsauskunft.
Gesetzliche Grundlagen:
Abgrenzung Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben vom 15.03.2022
50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG
Freigrenze beim 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG und R 8.1 Abs. 3 LStR
Steuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG
Gutscheinausgabe: R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR
Pauschalisierung der Lohnsteuer: § 40 EStG
Weitere Quellen:
Haufe, Rainer Hartmann (o. J.). Jubiläumszuwendung / Lohnsteuer (Zugriff am 06.06.2024).
Haufe, Karl-Heinz Günther (25.11.2021). Teil 5: Rabattregelung und Rabattfreibetrag (Zugriff am 06.06.2024).
Spiegel, Maren Hoffmann (12.07.2022). Diese Zuschüsse gibt es von Arbeitgebern (Zugriff am 06.06.2024).
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