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Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung von bis zu 0,38 Euro pro Entfernungskilometer für den Arbeitsweg. Arbeitgeber können ihn pauschal mit einer Lohnsteuer von 15 Prozent versteuern, für Arbeitnehmer:innen ist er damit lohnsteuerlich abgegolten und sozialversicherungsfrei. Mit der aktuellen Pendlerpauschale-Reform 2026 gilt der Satz von 0,38 Euro einheitlich ab dem ersten Kilometer. Dieser Leitfaden zeigt, wie Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss korrekt berechnen, mit dem Deutschlandticket kombinieren und in ein digitales Mobilitätsbudget integrieren können.
Tägliches Pendeln kann für Beschäftigte eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen, sei es durch die zuletzt gestiegenen Benzinkosten oder Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel. Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Einkommensteuergesetz (EStG), mit der Beschäftigte für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte finanziell entlastet werden. Arbeitgeber können den Zuschuss pauschal mit 15 Prozent Lohnsteuer versteuern, wodurch für Arbeitnehmer:innen keine Einkommensteuer und keine Sozialabgaben anfallen.
Dieser Zuschuss lässt sich unabhängig vom Verkehrsmittel gewähren, denn Beschäftigten steht es grundsätzlich frei, wie sie zum Arbeitsplatz gelangen, ob mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder dem Auto. Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden, die regelmäßig ins Büro zum Arbeiten kommen, diesen Zuschuss erhalten, d.h. sowohl Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch Auszubildende und Minijobber. Die Auszahlung des Fahrtkostenzuschusses erfolgt direkt mit dem Gehalt.
Berücksichtigt werden für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses die Tage, an denen die Mitarbeiter tatsächlich zur Arbeit pendeln. Seit 2026 erhalten sie 38 Cent je Entfernungskilometer. Es zählt dabei die kürzeste bzw. verkehrsgünstigste Strecke. Arbeiten Mitarbeiter täglich im Homeoffice, können Arbeitgeber ihnen keinen Fahrtkostenzuschuss auszahlen. Kommen Mitarbeiter z.B. für zwei Tage in der Woche ins Büro, können sie den Zuschuss auch nur für diese beiden Tage erhalten. Bei Vollzeitbeschäftigten, die in der Regel täglich zum Arbeitsplatz pendeln, können Arbeitgeber den Zuschuss ohne weitere Nachweise für 15 Tage im Monat ansetzen.
Grundsätzlich steigert der Fahrtkostenzuschuss, wie andere Mitarbeiterbenefits auch, die Motivation und Zufriedenheit der Beschäftigten am Arbeitsplatz und ist damit ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung. Denn sie erhalten einen Ausgleich für die Kosten ihrer Fahrten zur Arbeit.
Besonders lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss für Mitarbeitende, die weiter entfernt vom Arbeitsplatz wohnen. Grundsätzlich kann man sagen, dass sich der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer ab einer Entfernung von 17 Kilometern zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte lohnt.
Da Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuern mit 15 Prozent Lohnsteuer, kommen viele Mitarbeitende günstiger weg und erhalten unter dem Strich eine Nettolohnoptimierung. Ein weiterer attraktiver Vorteil des steuerfreien Fahrtkostenzuschusses: Als monatlicher Zuschuss zum Gehalt müssen Mitarbeitende nicht bis zum Jahresende oder bis zur Steuererklärung auf eine Erstattung ihrer Fahrtkosten warten.
Der Fahrtkostenzuschuss stößt allerdings dort an seine Grenzen, wo Mobilität vielfältiger wird. Wer drei Tage pro Woche im Homeoffice arbeitet, erhält den Zuschuss nur noch für die tatsächlichen Pendeltage und profitiert damit deutlich weniger als Vollzeitpendler. Für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen lohnt es sich deshalb, den Fahrtkostenzuschuss mit einem steuerfreien Mobilitätsbudget zu kombinieren: Bis zu 50 Euro pro Monat können als Sachbezug nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden, unabhängig davon, ob jemand im Büro oder zuhause arbeitet.
Dennoch kann der Fahrtkostenzuschuss Nachteile für Arbeitnehmer haben. Das sollten Arbeitgeber beachten:
Mit dem Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist nicht die gesetzliche Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale gemeint. Während der Fahrtkostenzuschuss ein freiwilliges Angebot des Arbeitgebers ist, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um eine steuerliche Regelung mit der Angestellte ihre Fahrtkosten steuerlich absetzen können.
Beide Leistungen können in der Regel nicht gleichzeitig vom Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Wenn Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss gewähren, können Arbeitnehmer die Pendlerpauschale in ihrer Einkommenssteuererklärung nicht geltend machen. Es gibt allerdings eine Ausnahme, denn wenn die Entfernungspauschale höher als der gewährte Fahrtkostenzuschuss ist, können Arbeitnehmer den Differenzbetrag in der Steuererklärung absetzen.
Die Berechnung der beiden Leistungen erfolgt jedoch gleich: Sowohl für den Fahrtkostenzuschuss als auch für die Pendlerpauschale können für den Arbeitsweg pro Kilometer der einfachen Strecke 0,38 Euro angesetzt werden (Stand: Januar 2026). Dabei spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel Beschäftigte genutzt haben. Da die Pendlerpauschale über die Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht wird, senkt sie das zu versteuernde Einkommen. Jedoch nur dann, wenn die gesamten Werbungskosten den jährlichen Pauschbetrag von derzeit 1.230 Euro übersteigen.
Ähnlich wie beim Fahrtkostenzuschuss gilt die Pendlerpauschale nicht für Arbeitstage im Homeoffice. Für die Telearbeit von zu Hause können Arbeitnehmer allerdings die spezielle Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen. Die Finanzverwaltung erkennt bei der Pendlerpauschale in der Regel bis zu 230 Arbeitstage pro Jahr ohne weitere Nachweise an. Der maximal zulässige Auszahlung für die Pendlerpauschale beträgt 4.500 Euro pro Jahr.
Für 2026 wurde die Pendlerpauschale vereinheitlicht. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Pendlerpauschale einheitlich ab dem ersten Kilometer 38 Cent pro Kilometer. Bisher galt die höhere Pauschale von 38 Cent erst ab dem 21. Kilometer, während für die ersten 20 Kilometer nur 30 Cent angesetzt werden konnten.
Diese Änderung wirkt sich auch auf freiwillig gewährte Fahrtkostenzuschüsse aus: Arbeitgeber, die ihren Beschäftigten einen pauschalen Fahrtkostenzuschuss gewähren, können diesen ab 2026 entsprechend anpassen. Die Pauschalversteuerung von 15 Prozent bleibt bestehen und ist weiterhin bis maximal 4.500 Euro jährlich möglich.
Konkrete Auswirkungen auf Fahrtkostenzuschüsse:
Wie Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse berechnen und versteuern können
Einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber in Höhe der sonst abziehbaren gesetzlichen Entfernungspauschale gewähren, das bedeutet seit der Erhöhung der Pendlerpauschale in 2026 gibt es pro Entfernungskilometer 0,38 Euro.
Für die steuerliche Behandlung des Fahrtkostenzuschusses haben Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:
Die pauschale Lohnsteuer von 15 Prozent ist dabei vom Arbeitgeber zu übernehmen, sodass Mitarbeitende den Fahrtkostenzuschuss steuerfrei und damit eine Nettolohnoptimierung erhalten. Zudem fallen auf den Fahrtkostenzuschuss keine Sozialversicherungsbeiträge an. Für die Berechnung der Höhe des Zuschusses wird die kürzeste oder verkehrsgünstigste Wegstrecke zwischen dem Wohnort des Mitarbeiters und dem Standort des Unternehmens verwendet.
Folgendes gilt es zu beachten, wenn der Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert werden soll:
Was passiert bei höheren Fahrtkostenzuschüssen?
Beschließen Arbeitgeber, einen höheren Betrag als 0,38 Euro pro Entfernungskilometer auszuzahlen oder einen Zuschuss für Tage zu gewähren, an denen Mitarbeitende im Homeoffice gearbeitet haben, dann unterliegt diese zusätzliche Leistung dem individuellen Steuersatz der Mitarbeitenden.
Alternativ können Arbeitgeber ein Mobilitätsbudget gewähren, welches als Sachbezug bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei ist (oder darüber hinaus pauschal besteuert).
Wann sind Fahrtkostenzuschüsse steuerfrei?
Es gibt zwei Ausnahmen, wann für den Arbeitgeber der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist:
Steuerfreie ÖPNV-Zuschüsse: Ist der Fahrtkostenzuschuss ein echtes Jobticket oder ein Zuschuss zum ÖPNV (z. B. Deutschlandticket), ist dieser nach § 3 Nr. 15 EStG komplett steuerfrei und sozialversicherungsfrei, sofern er zusätzlich zum Lohn gezahlt wird.
Um den Fahrtkostenzuschuss korrekt zu berechnen, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden. Für die Fahrtkostenzuschuss Berechnung kommen nur die Tage in Frage, die Arbeitnehmer tatsächlich zur Arbeit fahren.
Zur Berechnung wird stets nur die einfache Strecke herangezogen und nicht Hin- und Rückfahrt. Beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beispielsweise 25 Kilometer, werden auch nur diese 25 Kilometer berechnet und nicht 50 Kilometer. Pro Kilometer und Tag werden seit Januar 2026 pauschal 0,38 Euro erstattet. Bei 25 Kilometer wären das somit 9,50 Euro pro Tag.
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Neben einem Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber ihren Angestellten auch ein Jobticket steuerfrei zur Verfügung stellen. Arbeitgeber können das Jobticket – oder auch das Deutschlandticket – beim Verkehrsunternehmen erwerben und an die Beschäftigten weitergeben. Auch beim Jobticket ist es wichtig, dass dieser Zuschuss zusätzlich zum Gehalt gewährt wird.
Seit 2019 kann das Jobticket auch über die Obergrenze des steuerfreien Sachbezugs von 50 Euro bezuschusst werden. So kann der steuerfreie Sachbezug von 50 Euro für andere Mobilitätsbenefits, wie z.B. ein flexibles Mobilitätsbudget, genutzt werden. Mit dem Jobticket stellen Arbeitgeber den Mitarbeitenden kostenlose oder vergünstigte Monatsfahrkarten für den ÖPNV zur Verfügung, die nicht nur für den Arbeitsweg sondern auch für private Fahrten genutzt werden können.
Praktisch relevant ist dabei die Frage der Zuschusshöhe: Ab einem Arbeitgeberanteil von mindestens 25 % des Ticketpreises – das entspricht beim Deutschlandticket 2026 (63 Euro) einem Mindestbeitrag von 15,75 Euro – gewähren die Verkehrsverbünde einen Firmenrabatt von 5 %. Das Ticket kostet dann als Jobticket 59,85 Euro statt 63 Euro. Unternehmen, die flexibel jeden Zuschussbetrag abbilden möchten, ohne ihre Lohnbuchhaltung anzupassen, können das mit der Split-Pay-Funktion von NAVIT umsetzen: Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil werden automatisch aufgeteilt und korrekt verbucht.
Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mitarbeiterbenefit und damit als zusätzliche Leistung zum Gehalt ein effektives Instrument der Mitarbeiterbindung oder für die Rückkehr ins Büro. Arbeitgeber können den Zuschuss ihren Mitarbeitenden entweder als einzelne Leistung anbieten oder zusammen mit anderen, wie einem flexiblen Mobilitätsbudget.
Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen höheren Betrag als die festgeschriebenen 0,38 Euro pro Kilometer oder bieten sie ihnen ein Guthaben in Form eines Mobilitätsbudget zur Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Sharing-Angeboten (z.B. Car-Sharing, Bike-Sharing, E-Scooter-Sharing) an, tragen die Mitarbeitenden die individuelle zusätzliche Lohnsteuer.
Im Gegensatz zu einem Mobilitätsbudget oder dem steuerfreien Jobticket wird der Fahrtkostenzuschuss als Gehaltszusatz monatlich mit dem Gehalt direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen. Dadurch haben sie diesen Betrag zur freien Verfügung.
Der Fahrtkostenzuschuss ist ein bewährtes und einfaches Instrument, aber kein strategisches. Er belohnt das Pendeln, fördert jedoch keine bestimmte Verkehrsmittelwahl und liefert keinerlei Daten über das Mobilitätsverhalten der Belegschaft. Für Unternehmen, die ihre Nachhaltigkeitsstrategie ernst nehmen, wird das nicht reichen. Künftig werden strengere Regeln bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) Unternehmen dazu zwingen, Scope-3-Emissionen inklusive der Pendlerfahrten zu erfassen und zu berichten. Ein reiner Barzuschuss liefert dafür keine verwertbaren Daten.
Ein digitales Mobilitätsbudget ermöglicht es, alle Mobilitätsausgaben zentral zu erfassen, steuerkonform abzurechnen und gleichzeitig CO₂-Daten automatisch zu erheben. Unternehmen, die heute auf ein ganzheitliches Mobilitätsmanagement umstellen, sparen sich später den aufwändigen Nachrüstprozess und positionieren sich als attraktiver Arbeitgeber für Mitarbeitende, die Flexibilität bei der Verkehrsmittelwahl schätzen.
Größere Arbeitgeber wie Babbel, GetYourGuide oder Lufthansa, die ihren Belegschaften vielfältige Mobilitätsoptionen bieten, setzen beispielsweise statt auf einzelne Zuschüsse auf eine integrierte Mobilitätsbudget-Plattform, in denen Fahrtkostenzuschuss, Deutschlandticket, Dienstrad-Leasing und Heimladen über eine einzige Lohnabrechnungsschnittstelle abgebildet werden.
Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht der einzige steuerfreie Zuschuss, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden anbieten können. Über den 50 Euro Sachbezug können Arbeitgeber weitere Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote ihren Beschäftigten bereitstellen und steuerfrei abrechnen.
Besonders wirksam ist die Kombination aus Fahrtkostenzuschuss, steuerfreiem Sachbezug und Deutschlandticket als Jobticket. Wer alle drei Bausteine nutzt, kann Mitarbeitenden monatlich einen größeren Betrag vollständig steuer- und sozialabgabenfrei zukommen lassen, ohne dass einer der drei Bausteine auf den anderen angerechnet wird. Das entspricht einer deutlichen Nettolohnoptimierung, die eine klassische Gehaltserhöhung in dieser Höhe nicht erreichen kann, da bei Letzterer Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen.
Hier sind weitere steuerfreie Zuschüsse, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gewähren können:
Darüber hinaus gibt es noch weitere beliebte Mitarbeiterbenefits für Mitarbeitende, die Unternehmen anbieten können.
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