Ladekosten automatisiert & steuerfrei erstatten – NAVITs neue Heimladelösung | Jetzt entdecken!
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Die Gestaltung attraktiver Mobilitätsbenefits ist zu einem zentralen Erfolgsfaktor im Wettbewerb um Talente geworden. In Deutschland bietet die Steuergesetzgebung einzigartige Möglichkeiten, Mitarbeitende bei ihren Mobilitätsbedürfnissen zu unterstützen – oft mit erheblichen finanziellen Vorteilen für beide Seiten. Von steuerfreien ÖPNV-Zuschüssen über Dienstrad-Leasing bis hin zu elektrischen Firmenwagen eröffnet die deutsche Gesetzgebung Unternehmen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten, die weit über klassische Gehaltserhöhungen hinausgehen.
Dieser Guide gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Mobilitätsbenefits in Deutschland. Für jeden Benefit erläutern wir die Funktionsweise, beleuchten Kosten und Finanzierung, erklären die steuerliche Behandlung und zeigen praktische Wege zur Umsetzung auf. Abschließend finden Sie strategische Überlegungen, die bei der Implementierung von Mobilitätsbenefits in deutschen Unternehmen besonders relevant sind.
Der bar ausgezahlte Fahrtkostenzuschuss ist der einfachste Mobilitätsbenefit. Aufgrund seiner universellen Anwendbarkeit für alle Pendler:innen und Verkehrsmittel werden Zuschüsse und Pauschalen noch immer von vielen deutschen Unternehmen an Mitarbeiter gewährt. Zudem lässt sich ein Fahrtkostenzuschuss schnell umsetzen, er wird in der Regel direkt mit der Gehaltsabrechnung ausgezahlt.
Für ein starkes Employer Branding, insbesondere bei jüngeren und nachhaltig orientierten Mitarbeitern, fehlt ihm allerdings die Retention. Im Vergleich zu Benefits wie Deutschlandticket oder Dienstrad wirkt er zunehmend überholt.
Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale: Der Unterschied
Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht mit der gesetzlichen Pendlerpauschale zu verwechseln. Die Pendlerpauschale (auch: Entfernungspauschale) kann von jedem Arbeitnehmer in der Steuererklärung in den Werbungskosten abgesetzt werden, während der Fahrtkostenzuschuss vom Unternehmen selbst als Benefit gewährt wird. Allerdings verringert der Fahrtkostenzuschuss gleichzeitig die Pendlerkosten, die Arbeitnehmende in der Steuererklärung angeben können.
Für Unternehmen, die schnell eine finanzielle Entlastung für Mitarbeiter schaffen wollen oder einen universellen Benefit für alle, ganz gleich ob Land, Ballungsraum oder Stadt suchen, ist der Fahrtkostenzuschuss attraktiv. Mit einer Pauschalbesteuerung von 15 % und keinen Sozialabgaben bleibt die zusätzliche Aufwendung für das Unternehmen klein. Auf lange Sicht ist das Modell jedoch kostenintensiver als steuerfreie Deutschlandtickets oder ein über Sachbezug gewährtes Mobilitätsbudget.
So wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet
Entfernung (einfach) × Arbeitstage × Pauschale = Monatlicher Zuschuss
Pauschale ab 2026: 0,38€/km
Arbeitgeber können den Fahrtkostenzuschuss mit einer pauschalen Lohnsteuer von 15 % abführen, solange der Zuschuss die Entfernungspauschale (zwischen Zuhause und Arbeitsstätte 0,38€ pro Kilometer) nicht übersteigt. Die Sozialabgaben entfallen in diesem Fall komplett.
Zuschüsse zu ÖPNV‑Tickets oder Jobtickets, die zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden, können gemäß § 3 Nr. 15 EStG sogar vollständig steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden (siehe unten).
Der Fahrtkostenzuschuss lässt sich grundsätzlich über eine Standard-Lohnart (z. B. DATEV 2951) abbilden – eine eigene „Fahrtkostenzuschuss-Software“ gibt es jedoch nicht, sodass schließlich alle Daten manuell eingegeben werden müssen. Die Personalabteilung muss die Beträge monatlich erfassen oder, falls sich bei Arbeitnehmern etwas am Betrag ändert, anpassen.
Kein Self-Service bedeutet Mehrbelastung für HR
Im Gegensatz zu Mobilitätsbudgets, dem Deutschlandticket oder Dienstrad-Anbietern gibt es keine App, in der Mitarbeitende ihre Pendeldaten selbst pflegen. Das bindet jeden Monat HR-Ressourcen und ist operativ umständlich.
Der hohe manuelle Aufwand beim Berechnen der Fahrtstrecke wird daher von vielen als Schmerzpunkt wahrgenommen – auch wenn rechtlich nur die einfache Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte erstattet werden darf.
Da der Zuschuss als laufender Arbeitslohn gilt, muss er im selben Monat abgerechnet werden, in dem er entsteht – sonst drohen Korrekturläufe.
Für die Abrechnung haben Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:
Ein variabler Zuschuss bedeutet dabei deutlich mehr Arbeit, da die gefahrenen Kilometer oder gekauften Tickets monatlich mit Belegen – in der Regel per Excel – nachgewiesen werden müssen.
Zahlt der Arbeitgeber hingegen einen festen Pauschalbetrag oder rechnet als Vereinfachungsregel nur 15 Arbeitstage pro Monat für den Zuschuss ab, ist der Fahrtkostenzuschuss verwaltungstechnisch leichter umzusetzen. Ein manueller Aufwand kann dennoch entstehen, wenn keine automatisierte Lohnanbindung besteht. Je größer die Belegschaft, desto aufwendiger die Umsetzung.
Das Mobilitätsbudget ist ein flexibler Mobilitätszuschuss, den Mitarbeitende frei für verschiedene Verkehrsmittel nutzen können. Statt eines festen Dienstwagens erhalten sie ein monatliches Budget für ÖPNV, Carsharing, Taxis, E-Scooter, Bikesharing oder Tanken.
Arbeitgeber definieren ein monatliches Maximalbudget, welches die Mitarbeitenden frei verwenden können. Abgerechnet werden am Ende nur die Beträge, die von den Mitarbeitenden für Mobilität ausgegeben werden. Die Kosten können so planbar bleiben. Anders als ein pauschaler Fahrtkostenzuschuss ist das Mobilitätsbudget bedarfsorientiert und flexibel und ersetzt als zentrale Lösung den Flickenteppich aus Jobtickets, Auto-Abos, Diensträdern und weiteren Zuschüssen, sodass Verwaltungskosten eingespart werden können.
Je mehr steuerfreie Mobilitätsarten mit dem Mobilitätsbudget genutzt werden, desto geringer sind Lohnnebenkosten für Arbeitgeber und die Steuerlast für Mitarbeitende. Das fördert gleichzeitig umweltfreundliche Mobilität. Für die Abwicklung über eine digitale Plattform fallen 3 bis 9 Euro pro Mitarbeitende monatlich an. Diese Gebühr deckt Budgetbereitstellung, steuerkonforme Abrechnung und automatisierte Prozesse ab, spart Zeit und entlastet HR und Payroll erheblich.
Das Mobilitätsbudget nutzt drei kombinierbare Steueroptionen:
Die richtige Plattform macht den Unterschied
Die Auswahl einer spezialisierten Plattform ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung. Moderne Systeme übernehmen die gesamte Abwicklung automatisch und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich. Wichtige Kriterien sind das Mobilitätsangebot, die Benutzerfreundlichkeit und die automatische Steueroptimierung. Die Payroll-Integration über Schnittstellen zu DATEV, SAP oder Personio sorgt für automatische Abrechnung. Beim Onboarding werden steuerliche Vorteile kommuniziert und Mitarbeitende in der App-Nutzung geschult.
Implementierung in wenigen Schritten
Mit der richtigen Plattform erfolgt die Einführung strukturiert. Zunächst wird die Budgethöhe festgelegt, entweder pauschal für alle oder differenziert nach Rolle und Standort. Anschließend definiert das Unternehmen den Nutzungsrahmen. Welche Verkehrsmittel werden abgedeckt? Sind nur nachhaltige Optionen erlaubt oder auch Taxis und Tanken? Eine Mobilitätsrichtlinie dokumentiert diese Entscheidungen und regelt Anspruchsvoraussetzungen sowie das Vorgehen bei Austritt.
Mit einem Mobilitätsbudget die Mobilitätsbedürfnisse aller Arbeitsmodelle flexibel abdecken und Kosten sparen.
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Der ÖPNV-Zuschuss ist die steuerlich attraktivste Form der Mobilitätsunterstützung in Deutschland. Arbeitgeber können Zuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln komplett steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Anders als beim Fahrtkostenzuschuss oder beim Mobilitätsbudget gibt es keine Höchstgrenze und die Erstattung ist unbegrenzt möglich.
Der Zuschuss funktioniert nach dem Erstattungsprinzip. Mitarbeitende kaufen ÖPNV-Tickets (Einzelfahrten, Tages-, Wochen- oder Monatskarten) und reichen die Belege beim Arbeitgeber ein. Dieser erstattet die tatsächlichen Kosten steuerfrei über die Lohnabrechnung. Alternativ kann der Arbeitgeber auch direkt Tickets bereitstellen, etwa über Sammelbestellungen oder Rahmenverträge.
Der ÖPNV-Zuschuss verursacht nur die tatsächlichen Ticketkosten. Die Höhe variiert je nach Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden. Vorteil für Arbeitgeber: Der ÖPNV-Zuschuss ist deutlich kosteneffizienter als eine Gehaltserhöhung.
Steuerfreiheit nach §3 Nr. 15 EStG: Die Steuerbefreiung gilt für Arbeitgeberleistungen zu Aufwendungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie im öffentlichen Personennahverkehr.
Wichtige steuerliche Regelungen:
Seit 2020 können Arbeitgeber ÖPNV-Zuschüsse alternativ mit 25 Prozent pauschal versteuern. Der Vorteil: Die Entfernungspauschale der Mitarbeitenden wird nicht gemindert. Dies lohnt sich besonders bei langen Arbeitswegen, wo Mitarbeitende die volle Entfernungspauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen möchten.
Option A: Belegbasierte Erstattung
Mitarbeitende kaufen Tickets selbst und reichen Belege ein. Die Personalabteilung prüft die Belege und erstattet die Kosten über die Lohnabrechnung. Vorteil: Keine Vorabinvestition. Nachteil: Hoher manueller Aufwand bei der Belegprüfung.
Option B: Digitale Erstattungsplattform
Mitarbeitende laden Belege über eine App hoch, die Plattform prüft automatisch und übermittelt die Daten an die Lohnabrechnung. Moderne Lösungen erkennen ÖPNV-Tickets per OCR und kategorisieren automatisch. Vorteil: Geringer Verwaltungsaufwand. Nachteil: Plattformkosten (ca. 2-5€ pro Mitarbeitende/Monat).
Option C: Direktbereitstellung
Der Arbeitgeber schließt Rahmenverträge mit Verkehrsverbünden ab und stellt Tickets direkt zur Verfügung. Dies eignet sich besonders für größere Unternehmen mit homogener Belegschaft am gleichen Standort. Vorteil: Einfache Verwaltung, oft Mengenrabatte. Nachteil: Weniger Flexibilität.
Best Practice: Kombination aus ÖPNV-Zuschuss (z.B. Deutschlandticket) und Mobilitätsbudget für andere Verkehrsmittel. So lässt sich für Mitarbeiter die oftmals gewünschte Flexibilität deutlich erhöhen.
Das Deutschlandticket ist ein bundesweit gültiges Monatsticket für den ÖPNV, das seit Mai 2023 erhältlich ist. Mit dem Ticket können Inhaber:innen uneingeschränkt Linienbusse, Straßenbahnen, U-Bahnen, S-Bahnen sowie Regionalzüge (RB, RE) in ganz Deutschland nutzen. Das Ticket ist personengebunden, nicht übertragbar und ausschließlich im monatlich kündbaren Abonnement erhältlich.
Seit Januar 2026 kostet das Ticket 63 Euro im Monat. Arbeitgeber können das Deutschlandticket als Jobticket mit einem Eigenanteil bezuschussen – bei einem Zuschuss von mindestens 25 % erhalten Unternehmen einen Rabatt von 5 %.
Besonders für Pendler und Vielfahrer ist das Ticket attraktiv, da es eine kostengünstige und flexible Mobilitätslösung bietet. Das Deutschlandticket ist in der Regel günstiger als eine reguläre Monatskarte der meisten Verkehrsverbünde.
Gewähren Arbeitgeber das Deutschland-Jobticket zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist es gemäß § 3 Nr. 15 EStG vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies gilt unabhängig davon, ob das Ticket für den Arbeitsweg oder privat genutzt wird. Für die Lohnabrechnung muss der Zuschuss zum Deutschlandticket lediglich im Lohnkonto eingetragen sein.
Alternativ können Arbeitgeber einheitlich für ein Kalenderjahr die an die Beschäftigten gezahlten Zuschüsse mit 25 % pauschal versteuern. Für Beschäftigte bleibt in diesem Fall der Zuschuss auch steuer- und sozialabgabenfrei. Der Arbeitgeberzuschuss für Arbeitnehmer wird dann nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet und damit auch nicht in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen.
Für die Umsetzung und Verwaltung des Deutschlandtickets als Jobticket stehen Arbeitgebern drei Wege zur Auswahl, die sich im bürokratischen und zeitlichen Aufwand deutlich voneinander unterscheiden.
Option A: Manuelle Umsetzung durch die Personalabteilung
Bei der manuellen Umsetzung kaufen Mitarbeitende das Deutschlandticket eigenständig zum regulären Preis von 63 Euro und reichen die Belege bei der Personalabteilung ein. Diese prüft die Belege und erstattet den Betrag steuerfrei über die Lohnabrechnung. Der Vorteil liegt in der schnellen Implementierung ohne technische Infrastruktur oder Rahmenverträge. Der Nachteil ist der höhere Verwaltungsaufwand durch manuelle Belegprüfung. Zudem entfällt der fünfprozentige Rabatt, da dieser einen Rahmenvertrag mit einem Verkehrsunternehmen voraussetzt. Mitarbeitende zahlen daher den vollen Preis von 63 Euro, unabhängig von der Höhe des Arbeitgeberzuschusses.
Option B: Nutzung von Portalen der Verkehrsverbünde oder der Deutschen Bahn
Unternehmen schließen einen Rahmenvertrag mit der Deutschen Bahn oder einem regionalen Verkehrsverbund ab. Mitarbeitende bestellen das Ticket selbstständig über das jeweilige Portal, die Abrechnung erfolgt zentral über den Arbeitgeber. Bei einem Mindestzuschuss von 25 Prozent greift automatisch der fünfprozentige Rabatt. Diese Variante eignet sich für Unternehmen, die eine zentrale Lösung ohne externe Plattformen bevorzugen. Der Verwaltungsaufwand ist moderat, erfordert jedoch Koordination mit den Verkehrsanbietern.
Option C: Verwendung einer digitalen Mobilitätsplattform
Die Integration in eine digitale Mobilitätsplattform ist die modernste und effizienteste Lösung. Mitarbeitende buchen das Deutschlandticket direkt in der App mit wenigen Klicks, die Abrechnung erfolgt vollautomatisiert, und die Steueroptimierung übernimmt das System. Eine digitale Plattform wie NAVIT bietet zudem eine Split-Pay-Lösung, die eine flexible Aufteilung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter ermöglicht. Der Verwaltungsaufwand reduziert sich auf nahezu null, und die steuerliche Compliance ist automatisch gewährleistet.
Die Einrichtung des Benefits erfordert bei Option A lediglich die Definition des Erstattungsprozesses, bei Option B den Abschluss eines Rahmenvertrags und bei Option C die Integration der Plattform. Der laufende Betrieb ist bei digitalen Lösungen minimal, bei manuellen Erstattungen allerdings mittel bis hoch. Die steuerliche Komplexität bleibt niedrig, da die Regelung klar und seit Jahren etabliert ist.
Die BahnCard 100 ist die Premium-Variante unter den ÖPNV-Benefits und bietet unbegrenzte Mobilität im gesamten deutschen Bahnnetz. Für aktuell rund 4.899 Euro jährlich können Inhabende alle Züge der Deutschen Bahn nutzen, vom Nahverkehr bis zum Fernverkehr (ICE, IC, EC). Anders als beim Deutschlandticket gibt es keine Einschränkungen bei der Nutzung des Fernverkehrs, auch nicht für private Fahrten.
Die BahnCard 100 eignet sich besonders für Vielreisende, Außendienstmitarbeitende oder Führungskräfte mit langen Arbeitswegen, die häufig den Fernverkehr nutzen. Sie vereint die Vorteile eines Jobtickets für den Arbeitsweg mit der Flexibilität für bundesweite Dienstreisen und private Mobilität in einem einzigen Ticket.
Jährliche Kosten:
Die steuerliche Behandlung der BahnCard 100 ist anspruchsvoller als beim Deutschlandticket, bietet aber erhebliche Vorteile. Entscheidend ist eine Prognoseberechnung des Arbeitgebers bei Ausgabe der Karte.
Drei-Stufen-Modell der Steuerfreiheit:
Stufe 1: Amortisation durch Dienstreisen (§3 Nr. 16 EStG)
Zunächst prüft der Arbeitgeber, welche Kosten für Dienstreisen ohne BahnCard 100 als Einzelfahrscheine angefallen wären. Dieser Betrag ist als steuerfreier Reisekostenersatz anzusehen.
Stufe 2: Amortisation durch Arbeitsweg (§3 Nr. 15 EStG)
Der verbleibende Betrag nach Abzug der Dienstreisekosten wird mit dem regulären Verkaufspreis einer Jahresfahrkarte für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verglichen. Dieser Anteil bleibt als Jobticket steuerfrei.
Stufe 3: Restbetrag
Nur wenn nach Stufe 1 und 2 noch ein Betrag übrig bleibt, entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
Wichtige Regelungen:
Die Einführung erfordert zunächst eine Prognoseberechnung durch den Arbeitgeber oder die Personalabteilung. Dabei werden die voraussichtlichen Dienstreisen des Mitarbeitenden für das kommende Jahr geschätzt sowie die Kosten einer vergleichbaren Jahresfahrkarte für den Arbeitsweg ermittelt. Diese Prognose sollte dokumentiert und zu den Personalakten genommen werden.
Die BahnCard 100 wird direkt bei der Deutschen Bahn bestellt und kann namentlich auf den Mitarbeitenden ausgestellt werden. Die Abrechnung erfolgt über den Arbeitgeber. In der Lohnabrechnung wird nur der nach Stufe 1 und 2 verbleibende Betrag als geldwerter Vorteil erfasst.
Die BahnCard 100 ist besonders attraktiv für Mitarbeitende, die regelmäßig Fernverkehrszüge nutzen und einen langen Arbeitsweg haben. Bei mehr als 15 Fernverkehrsfahrten pro Jahr oder einem Arbeitsweg über 100 Kilometer mit Bahnnutzung amortisiert sich die Karte schnell. Die steuerliche Begünstigung macht sie für Arbeitgeber deutlich günstiger als die reine Erstattung von Einzelfahrscheinen.
Dienstrad-Leasing ermöglicht Mitarbeitenden, hochwertige (E-)Bikes über den Arbeitgeber zu leasen – ähnlich wie beim Dienstwagen. Die Laufzeit beträgt üblicherweise 36 Monate, inklusive Versicherung und Service.
In den vergangenen Jahren hat sich das Dienstrad-Leasing vom Nischenmodell zu einem der Top-Benefits entwickelt. Insbesondere die Kombination aus einer starken Steuererleichterung, Gesundheitsbonus und einem positiven Nachhaltigkeitseffekt macht das Dienstfahrrad zu einem der beliebtesten Corporate Benefits. Das zeigt sich auch in Zahlen:
Ein Dienstrad kann ohne Arbeitgeberzuschuss angeboten werden: Mitarbeitende tragen die Leasingrate über eine Gehaltsumwandlung selbst – und sparen dabei in der Regel 30–40 % gegenüber einem herkömmlichen Barkauf. Unternehmen können so einen Benefit maximale Wirkung ohne eigenes Budget.
Übernahme am Leasingende:
S-Pedelecs (>25 km/h) gelten als Kraftfahrzeug → 1%-Regel
Arbeitgeber können aus einer Vielzahl an Dienstrad-Leasing-Anbietern auswählen, welche sich jedoch im Service-Umfang und Verwaltungsaufwand deutlich voneinander unterscheiden können. Es lohnt sich daher, die Anbieter vorab genau zu vergleichen, um unvorhergesehene Probleme effizient lösen zu können.
Mit digitalem Self-Service HR-Aufwand reduzieren
Die meisten Anbieter bieten das Dienstrad-Leasing mittlerweile digital an. Über ein Online-Portal können Mitarbeitende ihr Wunschrad selbst auswählen und ihren Leasing-Antrag zur Genehmigung einreichen. Die Benefits-Verantwortlichen müssen in der Regel nur die finale Freigabe prüfen.
Einmalig Rahmenvertrag abschließen
Nach der Implementierung des Anbieters sorgt ein zentraler Rahmenvertrag dafür, dass weitere Diensträder einfach hinzugefügt oder auch zurückgegeben werden können. Die üblichen Leasing-Schritte, wie z.B. Bestellung, Übergabe oder Rückgabe, können in der Regel halb-automatisch abgewickelt werden. Allerdings können auch hier, je nach Service-Umfang des Anbieters, Aufwände entstehen.
Leasingdaten in der Lohnabrechnung pflegen
Bei einem Dienstrad-Leasing per Gehaltsumwandlung muss die monatliche Rate als geldwerter Vorteil im Brutto nach der 0,25 %-Regel versteuert werden (siehe oben). Die steuerliche Abbildung erfolgt über standardisierte Prozesse und eine monatliche Pflege in der Lohnabrechnung.
Aufwand bei Stör- und Sonderfällen einkalkulieren
Schadensfälle wie Unfall oder Diebstahl sowie Sonderfälle wie Krankheit, Elternzeit oder ein vorzeitiger Austritt aus dem Unternehmen müssen von der Personalabteilung mit dem Leasinggeber und der Versicherung geklärt werden – diese Fälle kommen zwar selten vor, können aber je nach Service-Angebot des Anbieters mehr oder weniger betreuungsintensiv sein.
Die Organisation der Mitarbeitermobilität kann herausfordernd sein. Wir sind der verlässliche Mobilitätspartner für Unternehmen wie persona service, Lufthansa, Flink, HelloFresh - mit 1000en von Nutzer:innen jeden Tag.
Beratung buchenDer klassische Dienstwagen ist eines der beliebtesten Mobilitätsbenefits in Deutschland. Arbeitgeber überlassen Mitarbeitenden ein Fahrzeug zur beruflichen und privaten Nutzung, wobei das Unternehmen typischerweise alle Kosten trägt – von Leasing oder Anschaffung über Versicherung und Wartung bis hin zu Kraftstoff. Für Mitarbeitende entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.
Der Dienstwagen richtet sich traditionell an drei Hauptzielgruppen. Führungskräfte erhalten ihn oft als Statussymbol und festen Gehaltsbestandteil, der ihre Position im Unternehmen unterstreicht. Außendienstmitarbeitende benötigen ihn funktional für ihre tägliche Arbeit mit Kunden und Partnern. Zudem setzen viele Unternehmen Dienstwagen gezielt als Recruiting-Tool ein, um Key-Talents zu gewinnen und langfristig zu binden.
Die Total Cost of Ownership eines Dienstwagens setzen sich aus verschiedenen Kostenblöcken zusammen. Diese umfassen Anschaffung oder Leasingraten, Wertverlust, Fixkosten wie Versicherung und Steuern sowie variable Ausgaben für Kraftstoff, Wartung und Reparaturen. Je nach Fahrzeugmodell und Finanzierungsform liegen die monatlichen Gesamtkosten für Arbeitgeber zwischen 400 und über 1.000 Euro.
Typische Jahreskosten nach Fahrzeugklasse:
Die Kompaktklasse verursacht jährlich etwa 5.000 bis 8.000 Euro Gesamtkosten. Darin enthalten sind Leasingraten oder Abschreibungen von 2.500 bis 4.000 Euro, Versicherungskosten zwischen 600 und 1.000 Euro, Wartung und Inspektionen für 400 bis 700 Euro sowie Kraftstoffkosten von 1.500 bis 2.300 Euro bei durchschnittlicher Fahrleistung.
Mittelklassefahrzeuge schlagen mit 8.000 bis 12.000 Euro pro Jahr zu Buche. Die Leasingraten oder Abschreibungen liegen hier bei 4.000 bis 6.000 Euro jährlich, während Versicherungen 1.000 bis 1.500 Euro kosten. Wartungsarbeiten fallen mit 600 bis 1.000 Euro an, und Kraftstoff verursacht Kosten zwischen 2.000 und 3.500 Euro.
In der Oberklasse steigen die Jahreskosten auf 12.000 bis 20.000 Euro oder mehr. Leasingraten oder Abschreibungen bewegen sich zwischen 6.000 und 10.000 Euro, Versicherungen kosten 1.500 bis 2.500 Euro, Wartung schlägt mit 1.000 bis 2.000 Euro zu Buche, und Kraftstoffkosten können 3.000 bis 5.500 Euro erreichen.
Woher kommen diese Zahlen?: Die Kostenangaben basieren auf branchenüblichen Durchschnittswerten aus Fuhrparkstudien (SIXT business Firmenwagen-Kostenrechner 2025, Carano Fuhrparkmanagement 2025, ADAC Leasing-Kosten-Check 2024). Tatsächliche Kosten variieren je nach Fahrzeugmodell, Nutzungsintensität, Kraftstoffpreisen und regionalen Versicherungstarifen.
Die steuerliche Behandlung des Dienstwagens ist komplex, bietet aber erhebliche Vorteile, insbesondere bei Elektrofahrzeugen. Mitarbeitende müssen die Privatnutzung als geldwerten Vorteil versteuern, wobei zwei Methoden zur Verfügung stehen.
Die 1-Prozent-Regelung (Pauschalmethode)
Bei der 1-Prozent-Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt. Zusätzlich kommen 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hinzu. Diese Methode ist einfach in der Anwendung und eignet sich besonders für Mitarbeitende mit hoher Privatnutzung.
Ein praktisches Beispiel verdeutlicht die Berechnung. Bei einem Verbrenner mit 40.000 Euro Listenpreis und 20 Kilometer Arbeitsweg ergibt sich folgender geldwerter Vorteil: Ein Prozent von 40.000 Euro sind 400 Euro monatlich für die Privatnutzung. Dazu kommen 0,03 Prozent mal 40.000 Euro mal 20 Kilometer, also 240 Euro für den Arbeitsweg. Insgesamt beträgt der monatlich zu versteuernde geldwerte Vorteil 640 Euro.
Elektro-Förderung mit 0,25-Prozent-Regelung
Für reine Elektrofahrzeuge gilt seit Juli 2025 eine deutlich reduzierte Besteuerung. Die Listenpreisgrenze für die 0,25-Prozent-Regelung wurde von ursprünglich 60.000 Euro (bis 2023) über 70.000 Euro (2024 bis Juni 2025) auf aktuell 100.000 Euro angehoben. Diese Anhebung erfolgte durch das Wachstumschancengesetz und gilt für Fahrzeuge, die nach dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden oder werden.
Bei Elektrofahrzeugen bis 100.000 Euro Listenpreis beträgt der monatliche Ansatz nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises. Für den Arbeitsweg werden lediglich 0,0075 Prozent pro Kilometer berechnet – also nur ein Viertel des Satzes für Verbrenner. Ein Elektrofahrzeug mit 60.000 Euro Listenpreis und 20 Kilometer Arbeitsweg verursacht damit nur 150 Euro monatlich für die Privatnutzung (0,25 Prozent von 60.000 Euro) plus 90 Euro für den Arbeitsweg (0,0075 Prozent mal 60.000 Euro mal 20 Kilometer). Der gesamte geldwerte Vorteil beträgt somit nur 240 Euro pro Monat.
Liegt der Listenpreis über 100.000 Euro, gilt für Elektrofahrzeuge die 0,5-Prozent-Regelung – immer noch deutlich günstiger als die volle 1-Prozent-Regelung für Verbrenner. Bei einem 120.000 Euro teuren E-Auto würden 0,5 Prozent von 120.000 Euro (600 Euro) plus 0,015 Prozent mal 120.000 Euro mal 20 Kilometer (360 Euro) anfallen, also insgesamt 960 Euro monatlich.
Elektro-Vorteil: Bei einem Elektrofahrzeug mit 60.000 Euro Listenpreis und 20 Kilometer Arbeitsweg beträgt der geldwerte Vorteil nur 240 Euro monatlich. Ein vergleichbarer Verbrenner würde 640 Euro verursachen – eine Ersparnis von 400 Euro pro Monat oder 4.800 Euro pro Jahr allein durch die Steuerersparnis.
Plug-in-Hybride mit 0,5-Prozent-Regelung
Plug-in-Hybridfahrzeuge profitieren von der 0,5-Prozent-Regelung, sofern sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Ab 2025 gilt die Anforderung einer elektrischen Mindestreichweite von 80 Kilometern oder einem CO₂-Ausstoß von maximal 50 Gramm pro Kilometer. Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, kommt die reguläre 1-Prozent-Besteuerung zur Anwendung. Die Listenpreisgrenze spielt bei Plug-in-Hybriden keine Rolle – die 0,5-Prozent-Regelung gilt unabhängig vom Fahrzeugpreis.
Die Fahrtenbuch-Methode
Als Alternative zur Pauschalbesteuerung können Mitarbeitende ein Fahrtenbuch führen. Hierbei wird der geldwerte Vorteil anhand der tatsächlichen Privatnutzung ermittelt. Die Gesamtkosten des Fahrzeugs werden im Verhältnis der privat gefahrenen Kilometer zu den Gesamtkilometern aufgeteilt. Diese Methode lohnt sich besonders bei geringer Privatnutzung (unter 30 bis 40 Prozent) oder sehr hohen Listenpreisen, erfordert jedoch eine lückenlose und ordnungsgemäße Dokumentation aller Fahrten mit Datum, Kilometerstand, Ziel und Zweck.
Hinweis: Die steuerlichen Regelungen basieren auf dem Einkommensteuergesetz (§6 Abs. 1 Nr. 4 EStG für die 1-Prozent-Regelung, §8 Abs. 2 EStG für den geldwerten Vorteil). Die aktuellen Elektro-Vergünstigungen gelten bis Ende 2030 und wurden durch das Wachstumschancengesetz 2024 ausgeweitet (Quelle: Bundesfinanzministerium, electrive.net, steuern.de, go-e.com 2025).
Entwicklung einer Car Policy
Die Grundlage für einen strukturierten Dienstwagenfuhrpark bildet eine klare Car Policy. Diese definiert zunächst die Berechtigungskriterien: Welche Positionen oder Funktionen im Unternehmen haben Anspruch auf einen Dienstwagen? Die Fahrzeugklassen werden häufig nach Hierarchieebenen gestaffelt, wobei jeder Ebene ein bestimmtes Budgetlimit zugewiesen wird. Die Privatnutzungsregelungen legen fest, in welchem Umfang das Fahrzeug privat genutzt werden darf und ob Mitarbeitende Eigenanteile übernehmen müssen. Auch die Tankkarten-Regelung gehört zur Car Policy: Übernimmt das Unternehmen Kraftstoffkosten pauschal, nur für Dienstfahrten oder auch für Privatfahrten?
Verwaltungsaufwand im Überblick
Die einmalige Einrichtung eines Dienstwagenprogramms ist aufwändig und erfordert mehrere Wochen Vorlaufzeit. Die Car Policy muss entwickelt werden, Prozesse für Bestellung, Zuteilung und Rückgabe müssen definiert werden, und Schnittstellen zu Leasinggebern, Versicherungen und der Payroll müssen eingerichtet werden. Der laufende Betrieb verursacht hingegen kontinuierlichen Verwaltungsaufwand. Fuhrparkmanagement umfasst die Koordination von Wartungsterminen, Schadenabwicklung bei Unfällen, Reifenwechsel und TÜV-Terminen. Die steuerliche Komplexität ist moderat, da die Berechnung des geldwerten Vorteils standardisiert erfolgt, aber bei der Fahrtenbuch-Methode intensiv überwacht werden muss.
Digitales Fuhrpark-Management
Moderne Fuhrpark-Management-Systeme wie Vimcar, Fleetster oder Avrios erleichtern die Verwaltung erheblich. Sie bieten automatisierte digitale Fahrtenbücher, die via GPS-Tracking alle Fahrten erfassen und zwischen beruflich und privat unterscheiden. Schadenmanagement-Module koordinieren Werkstatttermine und dokumentieren Reparaturen zentral. Reporting-Funktionen erstellen automatisch Auswertungen zu Kosten, Nutzung und CO₂-Emissionen. Integration in Payroll-Systeme ermöglicht die automatische Übermittlung des geldwerten Vorteils an die Lohnabrechnung.
Aktuelle Trends in der Dienstwagengestaltung
Drei wesentliche Trends prägen den Dienstwagenmarkt aktuell. Die Elektrifizierung schreitet voran, da Unternehmen die 0,25-Prozent-Regelung nutzen möchten und damit sowohl Kosten sparen als auch Nachhaltigkeitsziele erreichen. Auto-Abos statt klassischem Leasing gewinnen an Bedeutung, weil sie mehr Flexibilität bei Personalfluktuation bieten und kürzere Laufzeiten ermöglichen. Schließlich ersetzen immer mehr Unternehmen Teile ihrer Dienstwagenflotte durch Mobilitätsbudgets, die Mitarbeitenden mehr Wahlfreiheit geben und gleichzeitig 75 bis 90 Prozent der Kosten einsparen.
Das Auto-Abo ist eine moderne Alternative zum klassischen Dienstwagen-Leasing und funktioniert nach dem Prinzip einer monatlichen Flatrate. Anders als beim Leasing zahlt der Arbeitgeber eine All-inclusive-Rate, die sämtliche Kosten abdeckt: Fahrzeugnutzung, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung, TÜV und oft auch Winterreifen. Es gibt kein Eigentum, keine Anzahlung und kein Restwert-Risiko.
Kernmerkmale:
Identisch zum klassischen Dienstwagen
Steuerlich wird das Auto-Abo genauso behandelt wie ein geleastes oder gekauftes Firmenfahrzeug. Für Mitarbeitende entsteht ein geldwerter Vorteil durch die Privatnutzung, der nach denselben Regeln versteuert wird.
Flexibilität bei Personalfluktuation
Auto-Abos eignen sich besonders für Unternehmen mit schwankender Belegschaft oder Projektmitarbeitenden. Scheidet ein Mitarbeitender aus, kann das Fahrzeug mit kurzer Kündigungsfrist zurückgegeben werden. Beim klassischen Leasing bleiben Unternehmen oft auf Verträgen sitzen.
Planbare Kosten ohne Überraschungen
Die monatliche Rate deckt alle Kosten ab. Es gibt keine unerwarteten Reparaturen, Versicherungsschäden oder TÜV-Kosten. Diese Planungssicherheit erleichtert die Budgetierung erheblich. Zudem entfällt der Verwaltungsaufwand für Fuhrparkmanagement, Werkstatttermine und Versicherungsabwicklung.
Schnelle Verfügbarkeit
Während neue Leasingfahrzeuge oft Lieferzeiten von 6-12 Monaten haben, sind Auto-Abo-Fahrzeuge häufig innerhalb von 2-4 Wochen verfügbar. Das ermöglicht schnelle Reaktionen auf Personalbedarf.
Ideal für Testphasen
Unternehmen können mit kurzen Laufzeiten verschiedene Fahrzeugmodelle oder Antriebsarten testen, bevor sie langfristige Leasingentscheidungen treffen. Dies ist besonders bei der Umstellung auf Elektroflotten wertvoll.
Höhere Gesamtkosten
Auto-Abos sind komfortabel, aber teurer. Die monatlichen Raten liegen typisch 15-25% über vergleichbaren Leasingraten, da der Anbieter das Leerstandsrisiko, Verwaltung und Service einpreist. Bei längerer Nutzung (>24 Monate) wird Leasing günstiger.
Kilometerbegrenzungen
Abo-Pakete enthalten meist feste Kilometerkontingente (z.B. 1.000 km/Monat). Mehrkilometer kosten extra (oft 0,10-0,25€/km). Für Außendienstmitarbeitende mit hohen Fahrleistungen kann das teuer werden.
Begrenzte Fahrzeugauswahl
Während beim Leasing nahezu jedes Modell konfigurierbar ist, bieten Abo-Anbieter typisch eine eingeschränkte Flotte an vorkonfigurierten Fahrzeugen. Sonderwünsche sind selten möglich.
Ideale Szenarien:
Weniger geeignet:
Anbieter in Deutschland:
Implementierung:
Tankgutscheine und Tankkarten gehören zu den schnellsten und einfachsten Mobilitätsbenefits. Sie unterstützen Mitarbeitende bei Kraftstoffkosten über den steuerfreien Sachbezug und sind in verschiedenen Varianten verfügbar. Der Benefit ist besonders attraktiv, weil er unkompliziert in der Verwaltung ist und sofortige Entlastung bei den täglichen Mobilitätskosten bietet.
Die verschiedenen Varianten im Überblick
Papiergutscheine sind die klassische Lösung und funktionieren wie traditionelle Geschenkgutscheine für einzelne Tankstellenketten. Sie werden physisch ausgegeben und an der Kasse eingelöst. Aufladbare Tankkarten bieten mehr Komfort und funktionieren als Prepaid-Karten für ganze Tankstellennetzwerke. Mitarbeitende können sie wie eine normale Zahlungskarte nutzen, wobei das monatliche Budget vom Arbeitgeber aufgeladen wird. Digitale Gutscheine funktionieren app-basiert und ermöglichen eine papierlose Abwicklung über das Smartphone. Die flexibelste Lösung sind kombinierte Sachbezugskarten, die nicht nur fürs Tanken, sondern auch für Einkäufe in Supermärkten oder Drogerien genutzt werden können.
Moderne Ladekarten für Elektrofahrzeuge folgen demselben Prinzip. Sie ermöglichen den Zugang zu öffentlichen Ladesäulen verschiedener Anbieter und werden ebenfalls über den Sachbezug abgerechnet. Damit profitieren auch E-Auto-Fahrende von diesem Benefit.
Wichtige rechtliche Rahmenbedingungen
Die zentrale Einschränkung ist die monatliche Sachbezugsgrenze von 50 Euro. Dieser Betrag kann steuerfrei gewährt werden und gilt für Benzin, Diesel oder elektrisches Laden gleichermaßen. Ein Übertrag nicht genutzter Beträge auf den Folgemonat ist nicht möglich – der Benefit verfällt jeweils zum Monatsende. Barauszahlungen sind grundsätzlich ausgeschlossen, da es sich um einen Sachbezug und nicht um Geldleistungen handeln muss.
Der Kostenrahmen für Arbeitgeber ist klar kalkulierbar. Monatlich können bis zu 50 Euro pro Mitarbeitende steuerfrei gewährt werden, was jährlich maximal 600 Euro pro Person entspricht. Diese Kosten können als Betriebsausgabe vollständig steuerlich geltend gemacht werden, wodurch sie die Steuerlast des Unternehmens mindern.
Die Einsparung gegenüber einer Gehaltserhöhung ist beträchtlich. Ein Tankgutschein von 50 Euro entspricht etwa 70 bis 75 Euro Bruttogehalt, je nach Steuerklasse und Sozialversicherungsstatus der Mitarbeitenden. Der Grund liegt in der Ersparnis von Lohnnebenkosten – Arbeitgeber sparen circa 20 Prozent an Sozialabgaben, die bei einer regulären Gehaltserhöhung anfallen würden. Für Mitarbeitende bedeutet dies einen deutlich höheren Nettovorteil als bei einer vergleichbaren Bruttogehaltserhöhung.
Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Effizienz: Möchte ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden netto 50 Euro mehr zur Verfügung stellen, müsste er bei einer Gehaltserhöhung etwa 90 bis 95 Euro brutto aufwenden (inklusive Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung). Beim Tankgutschein sind es nur 50 Euro – eine Ersparnis von rund 40 Prozent.
Die steuerliche Behandlung von Tankgutscheinen folgt der allgemeinen Sachbezugsregelung nach Paragraph 8 Absatz 2 Satz 11 des Einkommensteuergesetzes. Bis zu 50 Euro monatlich sind diese Leistungen komplett steuerfrei und sozialabgabenfrei. Voraussetzung ist, dass der Tankgutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird – Gehaltsumwandlungen führen zum Verlust der Steuerfreiheit.
Compliance mit dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz
Seit 2022 gelten verschärfte Anforderungen durch das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Damit Gutscheine und Karten weiterhin als steuerfreier Sachbezug anerkannt werden, müssen sie eine von zwei Bedingungen erfüllen. Option A ist die Begrenzung auf ein bestimmtes Netzwerk, beispielsweise eine einzelne Tankstellenkette wie Aral, Shell oder Total. Option B ermöglicht die Nutzung bei mehreren Anbietern, beschränkt aber die Produktpalette ausschließlich aufs Tanken oder Laden. Karten, die sowohl bei verschiedenen Anbietern als auch für beliebige Waren einsetzbar sind, gelten nicht mehr als Sachbezug, sondern als Zahlungsmittel und verlieren damit die Steuerfreiheit.
Wichtige Fallstricke vermeiden
Die 50-Euro-Grenze ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Das bedeutet: Überschreitet der Sachbezugswert auch nur geringfügig die 50 Euro – etwa bei 50,01 Euro – wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der überschreitende Cent. Mehrere Sachbezüge werden addiert. Erhält ein Mitarbeitender sowohl einen Tankgutschein als auch andere Sachleistungen, zählt die Summe aller Sachbezüge. Wichtig: Der ÖPNV-Zuschuss nach Paragraph 3 Nummer 15 EStG zählt nicht zur Sachbezugsgrenze und kann problemlos zusätzlich gewährt werden.
Ein weiterer Fallstrick betrifft die nachträgliche Erstattung. Seit 2020 gilt: Mitarbeitende können nicht mehr selbst tanken und sich die Kosten anschließend erstatten lassen. Der Arbeitgeber muss die Tankkarte oder den Gutschein direkt zur Verfügung stellen. Diese Regelung soll Missbrauch verhindern und die klare Trennung zwischen Sachbezug und Barlohn sicherstellen.
Kombinationsvorteil: ÖPNV-Zuschüsse nach Paragraph 3 Nummer 15 EStG zählen nicht zur 50-Euro-Sachbezugsgrenze. Ein Mitarbeitender kann also gleichzeitig ein Deutschlandticket (59,85 Euro) steuerfrei über den ÖPNV-Zuschuss und einen Tankgutschein (50 Euro) über den Sachbezug erhalten – insgesamt 109,85 Euro monatlich steuerfrei.
Drei Implementierungswege mit unterschiedlichem Aufwand
Bei Papiergutscheinen bestellt die Personalabteilung physische Gutscheine bei Tankstellenketten oder Gutscheinanbietern und verteilt sie monatlich an die Mitarbeitenden. Diese Methode verursacht hohen manuellen Verwaltungsaufwand durch Bestellung, Lagerung, Ausgabe und Dokumentation. Die Flexibilität ist gering, da Mitarbeitende an bestimmte Tankstellen gebunden sind. Diese Lösung eignet sich hauptsächlich für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden und geringer Fluktuation.
Aufladbare Tankkarten funktionieren über einen Rahmenvertrag mit einem Kartenanbieter wie DKV, Shell Card oder UTA. Die Personalabteilung lädt die Karten monatlich mit dem Budget auf, Mitarbeitende tanken bargeldlos. Der Verwaltungsaufwand ist mittelhoch, da Abrechnungen geprüft und Kartensperrungen bei Austritt koordiniert werden müssen. Die Flexibilität ist mittel bis hoch, abhängig vom Tankstellennetzwerk des Anbieters. Diese Variante eignet sich für mittlere Unternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitenden.
Digitale Benefit-Plattformen bieten die modernste und effizienteste Lösung. Mitarbeitende erhalten Zugang zu einer App oder digitalen Sachbezugskarte, wählen selbst, ob sie tanken oder einkaufen möchten, und die Plattform übernimmt automatisch die steueroptimale Abrechnung. Der Verwaltungsaufwand ist minimal, da alles digital und automatisiert läuft. Die Flexibilität ist maximal, weil Mitarbeitende frei entscheiden können, wofür sie ihr Budget nutzen. Diese Lösung eignet sich für Unternehmen aller Größen, insbesondere wenn Fairness und Wahlfreiheit wichtig sind.
Best Practices für eine erfolgreiche Umsetzung
Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Sachbezugskarten statt reiner Tankgutscheine. Diese bieten Mitarbeitenden echte Wahlfreiheit: Das Budget kann fürs Tanken oder alternativ für Einkäufe in Supermärkten, Drogerien oder anderen Geschäften genutzt werden. Eine automatische 50-Euro-Limitierung stellt sicher, dass die Sachbezugsgrenze nicht überschritten wird und die Steuerfreiheit gewahrt bleibt. Dieser Ansatz schafft eine faire Lösung auch für Mitarbeitende ohne eigenes Auto, die sonst von einem reinen Tankbenefit nicht profitieren würden.
Die zentrale Herausforderung: Fairness
Die größte Schwierigkeit bei Tankgutscheinen ist die Ungleichbehandlung. Nicht alle Mitarbeitenden besitzen ein Auto oder fahren regelmäßig. Besonders in Großstädten nutzen viele ausschließlich ÖPNV, Fahrrad oder zu Fuß. Ein reiner Tankgutschein würde diese Gruppe ausschließen und Unzufriedenheit schaffen. Flexible Sachbezugskarten, die alternativ auch im Supermarkt oder in der Drogerie eingesetzt werden können, lösen dieses Problem elegant. So profitieren alle Mitarbeitenden gleichermaßen vom Benefit, unabhängig von ihrem Mobilitätsverhalten.
Mit der zunehmenden Verbreitung von Elektrofahrzeugen wird Ladeinfrastruktur zu einem entscheidenden Mobilitätsbenefit. Unternehmen können ihre Mitarbeitenden auf zwei Wegen unterstützen: durch Lademöglichkeiten am Arbeitsplatz und durch Förderung des Heimladens. Beide Ansätze tragen dazu bei, die Elektromobilität im Unternehmen zu etablieren und Mitarbeitenden den Umstieg auf Elektrofahrzeuge zu erleichtern.
Laden am Arbeitsplatz: Die betriebliche Ladelösung
Beim Laden am Arbeitsplatz stellt der Arbeitgeber Ladestationen auf dem Betriebsgelände bereit. Mitarbeitende können während der Arbeitszeit kostenlos oder vergünstigt laden – und zwar sowohl Dienstwagen als auch private Elektrofahrzeuge. Dies ist besonders attraktiv für Mitarbeitende ohne eigene Lademöglichkeit zu Hause, etwa in Mietwohnungen ohne Garage oder Stellplatz. Die Installation von Wallboxen auf dem Firmengelände schafft einen konkreten Anreiz für den Umstieg auf Elektromobilität und demonstriert das Nachhaltigkeitsengagement des Unternehmens nach außen.
Heimladen (ZuhauseLaden): Private Ladeinfrastruktur fördern
Das Heimladen unterstützt Mitarbeitende beim Laden zu Hause und umfasst drei Komponenten. Erstens die Erstattung von Stromkosten für das Laden von Dienstwagen an der privaten Steckdose oder Wallbox. Zweitens die Bereitstellung oder Bezuschussung von Wallboxen, die das Laden beschleunigen und sicherer machen als normale Haushaltssteckdosen. Drittens die Übernahme von Installations- und Betriebskosten, die beim Aufbau der privaten Ladeinfrastruktur entstehen.
Investitionskosten für Arbeitsplatz-Infrastruktur
Die Anschaffung einer Wallbox mit 11 Kilowatt Ladeleistung – dem Standard für betriebliche Ladeinfrastruktur – kostet zwischen 500 und 1.500 Euro pro Ladepunkt. Die Installation verursacht zusätzliche Kosten von 500 bis 2.000 Euro, abhängig von der Entfernung zum Netzanschluss, notwendigen Tiefbauarbeiten und eventuellen Lastmanagementsystemen. Bei mehreren Ladepunkten sinken die Kosten pro Einheit durch Synergieeffekte. Die laufenden Stromkosten belaufen sich auf etwa 6 bis 8 Euro pro 100 Kilometer Fahrleistung, basierend auf einem durchschnittlichen Gewerbestrompreis von 30 bis 35 Cent pro Kilowattstunde und einem Verbrauch von 18 bis 22 kWh pro 100 Kilometer.
Kostenentwicklung beim Heimladen: Die Änderung ab 2026
Bis zum 31. Dezember 2025 können Arbeitgeber beim Heimladen von Dienstwagen mit pauschalen Erstattungsbeträgen arbeiten. Für reine Elektroautos gelten 70 Euro monatlich, wenn keine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber besteht, oder 30 Euro monatlich bei vorhandener betrieblicher Ladeinfrastruktur. Plug-in-Hybride werden mit 35 Euro (ohne Arbeitgeber-Lademöglichkeit) oder 15 Euro (mit Arbeitgeber-Lademöglichkeit) pauschal erstattet.
Ab dem 1. Januar 2026 entfallen diese Pauschalen ersatzlos. Stattdessen ist der Nachweis der tatsächlichen Stromkosten erforderlich. Diese Regelungsänderung basiert auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums und soll eine genauere Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten gewährleisten. Die Dokumentation kann über verschiedene Wege erfolgen: durch Wallbox-Messtechnik, die den Ladestrom automatisch erfasst, über separate Stromzähler, die ausschließlich den Ladestrom messen, durch Fahrzeug-Apps, die die geladene Energiemenge protokollieren, oder über mobile Zähler, die zwischen Steckdose und Ladekabel geschaltet werden.
Laden am Arbeitsplatz: Umfassende Steuerfreiheit bis 2030
Das Laden am Arbeitsplatz genießt nach §3 Nr. 46 EStG eine umfassende Steuerbefreiung, die bis zum 31. Dezember 2030 befristet ist. Kostenloser oder vergünstigter Ladestrom ist komplett steuerfrei – und zwar sowohl für Dienstwagen als auch für private E-Fahrzeuge. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zum Heimladen, bei dem private Fahrzeuge nicht begünstigt sind.
Für die Steuerfreiheit müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:
Wallbox-Förderung: Überlassung oder Übereignung
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden Wallboxen für zu Hause zur Verfügung stellen, gibt es zwei steuerlich unterschiedliche Varianten. Bei der zeitweisen Überlassung bleibt die Wallbox im Eigentum des Arbeitgebers und wird dem Mitarbeitenden leihweise überlassen. Installation, Wartung und Betrieb werden vom Arbeitgeber organisiert und bezahlt. Diese Konstellation ist nach Paragraph 3 Nummer 46 EStG komplett steuerfrei.
Alternativ kann der Arbeitgeber die Wallbox dem Mitarbeitenden übereignen, also ins Eigentum übertragen. Dies geschieht typischerweise durch einen Zuschuss zum Kauf, den Mitarbeitende selbst tätigen. In diesem Fall greift die Pauschalbesteuerung nach Paragraph 40 Absatz 2 Nummer 6 EStG. Der Arbeitgeber kann die Zuwendung mit 25 Prozent pauschal versteuern und diese Steuer selbst übernehmen, sodass für Mitarbeitende keine Belastung entsteht.
Heimladen – Stromkosten: Der Übergang ab 2026
Die steuerliche Behandlung der Stromkostenerstattung für das Heimladen von Dienstwagen folgt Paragraph 3 Nummer 50 EStG. Bis zum 31. Dezember 2025 sind sowohl pauschale Erstattungen als auch nachgewiesene tatsächliche Kosten möglich. Arbeitgeber können frei wählen, welchen Weg sie gehen – die Pauschalen bieten Verwaltungsvereinfachung, der Nachweis spiegelt die realen Kosten wider.
Ab dem 1. Januar 2026 wird der Einzelnachweis verpflichtend. Die neue Regelung verlangt eine genaue Erfassung der für das Laden des Dienstwagens verbrauchten Kilowattstunden. Dies kann über vier Wege dokumentiert werden:
Nachweismethoden ab 2026:
Die ermittelten Kilowattstunden werden mit dem aktuellen Strompreis multipliziert – entweder mit dem individuellen Tarif des Mitarbeitenden oder mit einer anerkannten Strompreispauschale. Diese Berechnung ergibt den steuerfreien Erstattungsbetrag.
Wichtige Einschränkung für Privatfahrzeuge
Das Heimladen eines privaten Elektroautos ist nicht steuerfrei erstattbar. Die Steuerfreiheit nach Paragraph 3 Nummer 50 EStG gilt ausschließlich für Dienstwagen. Arbeitgeber dürfen private E-Autos ihrer Mitarbeitenden nur am Arbeitsplatz steuerfrei mit Strom versorgen (§3 Nr. 46 EStG), nicht jedoch beim Laden zu Hause. Diese Unterscheidung ist für die Kommunikation mit Mitarbeitenden wichtig, um keine falschen Erwartungen zu wecken.
Aufbau von Arbeitsplatz-Ladeinfrastruktur: Strukturierter Prozess
Die Implementierung von Ladeinfrastruktur am Arbeitsplatz erfordert eine sorgfältige Planung. Der erste Schritt ist eine Bedarfsanalyse: Wie viele Mitarbeitende fahren bereits Elektrofahrzeuge? Wie viele planen die Anschaffung in den nächsten zwei Jahren? Welche Fahrzeugtypen werden genutzt – private E-Autos, Dienstwagen, Plug-in-Hybride? Diese Informationen liefern die Grundlage für die Dimensionierung der Infrastruktur.
Die Standortprüfung folgt als zweiter Schritt. Wo befinden sich die Parkplätze? Wie weit ist der nächste Netzanschluss entfernt? Reicht die vorhandene Anschlussleistung aus, oder muss der Netzanschluss verstärkt werden? Ist ein Lastmanagementsystem erforderlich, um die verfügbare Leistung auf mehrere Ladepunkte zu verteilen? Ein Elektrofachbetrieb oder spezialisierter Ladeinfrastrukturanbieter sollte eine technische Machbarkeitsstudie durchführen.
Auf Basis dieser Erkenntnisse erfolgt die Anbieterauswahl. Etablierte Anbieter wie Wallbox, ABL, Mennekes, Compleo oder The Mobility House bieten Komplettlösungen inklusive Hardware, Installation und Wartung. Ein Vergleich der Angebote sollte nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch Serviceumfang, Garantieleistungen und Erweiterbarkeit berücksichtigen.
Die Installation selbst umfasst die Montage der Wallboxen, den elektrischen Anschluss, die Integration eines Lastmanagementsystems bei mehreren Ladepunkten und die Anbindung an Backend-Systeme für Abrechnung und Monitoring. Nach erfolgreicher Installation sollte eine klare Nutzungsrichtlinie kommuniziert werden: Wer darf die Ladepunkte nutzen? Ist das Laden kostenlos oder kostenpflichtig? Wie erfolgt die Authentifizierung? Welche Regeln gelten für die Parkdauer?
Die abschließende Kommunikation informiert alle Mitarbeitenden über die neue Infrastruktur, erklärt die Nutzungsbedingungen und bewirbt den Benefit aktiv, um die Akzeptanz der Elektromobilität zu fördern.
Heimladen ab 2026: Compliance mit der Nachweispflicht
Die ab 2026 verpflichtende Nachweispflicht erfordert neue Prozesse. Arbeitgeber müssen entscheiden, welche Nachweismethode sie ihren Mitarbeitenden empfehlen oder vorschreiben. Die Wallbox mit integrierter Messtechnik bietet die komfortabelste Lösung, da sie vollautomatisch die geladenen Kilowattstunden erfasst und oft direkt an Cloud-Systeme übermittelt. Diese Lösung ist besonders bei Neuinstallationen empfehlenswert.
Für bestehende Wallboxen ohne Messtechnik kann ein separater Stromzähler nachgerüstet werden. Dies erfordert eine einmalige Installation durch einen Elektriker, liefert dann aber präzise Verbrauchsdaten. Mobile Zähler sind eine günstige Alternative, erfordern jedoch manuelle Ablesung und Dokumentation durch die Mitarbeitenden.
Empfehlenswert ist die frühzeitige Umstellung auf Nachweis-basierte Systeme, auch wenn die Pauschalen noch bis Ende 2025 zulässig sind. Dies vermeidet Doppelarbeit beim Systemwechsel. Zudem sollten spezialisierte Dienstleister wie Charge Repay Service, eCarUp oder Heycharge in Betracht gezogen werden. Diese übernehmen die Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden, prüfen die Nachweise automatisch und stellen steuerlich konforme Abrechnungen für die Payroll bereit.
Best Practice: Kombination aus Arbeitsplatz-Laden und Heimladen
Die effektivste Lösung kombiniert beide Ansätze. Mitarbeitende mit regelmäßiger Präsenz im Büro profitieren von Arbeitsplatz-Ladestationen, die steuerlich besonders attraktiv sind, da auch private E-Autos steuerfrei laden können. Mitarbeitende mit hohem Homeoffice-Anteil oder langen Pendelstrecken erhalten Unterstützung beim Heimladen, um die Alltagstauglichkeit ihres Elektro-Dienstwagens sicherzustellen. Diese Kombination maximiert die Nutzungsquote von Elektrofahrzeugen im Fuhrpark und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden – unabhängig von ihrer Arbeitssituation – adäquat unterstützt werden.
Zusätzlichkeitskriterium beachten
Die meisten Steuervorteile greifen nur, wenn Benefits zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Gehaltsumwandlungen führen oft zum Verlust der Steuerfreiheit. Unternehmen sollten die Zusätzlichkeit explizit im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festhalten, um bei Prüfungen auf der sicheren Seite zu sein.
Sachbezugsgrenze strategisch nutzen
Die monatliche Freigrenze von 50 Euro ist eine echte Grenze, kein Freibetrag. Bei Überschreitung wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Mehrere Sachbezüge werden addiert, ÖPNV-Zuschüsse nach §3 Nummer 15 EStG zählen jedoch nicht zur Grenze und bieten so eine ideale Kombination.
Dokumentation sicherstellen
Steuerfreie Benefits müssen im Lohnkonto aufgezeichnet werden. ÖPNV-Zuschüsse gehören in Zeile 17 der Lohnsteuerbescheinigung, da sie die Entfernungspauschale mindern. Beim Heimladen sind ab 2026 lückenlose Nachweise über Messtechnik oder Fahrzeug-Apps erforderlich. Bei Unsicherheiten über die steuerliche Behandlung lohnt sich eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt. Diese bindet die Behörde für die Zukunft und schafft Rechtssicherheit.
Unterschiedliche Mobilitätsbedürfnisse erfordern flexible Lösungen. Stadtbewohner profitieren von ÖPNV und Mikromobilität, während Vorstadtpendler das Deutschlandticket oder E-Bikes bevorzugen. In ländlichen Regionen bedarf es einer Tank- und Ladekarte oder generellen Fahrtkostenzuschüssen. Remote-Mitarbeitende benötigen Flexibilität je nach Präsenztagen.
Fairness ist entscheidend. Beispielsweise benachteiligt das ausschließliche Anbieten einer Tankkarte Mitarbeitende ohne Auto. Flexible Mobilitätsbudgets, die sowohl fürs Tanken als auch für andere Mobilität genutzt werden können, schaffen Gleichberechtigung und bieten die größte Wahlfreiheit. Jeder nutzt das Budget nach individuellen Bedürfnissen, vom ÖPNV über Carsharing bis zum Taxi.
Mobilität verursacht 20 bis 50 Prozent des unternehmensweiten CO₂-Fußabdrucks, wobei das Pendeln einen erheblichen Anteil ausmacht. Mit CSRD-Berichtspflichten für große Unternehmen wird die Messung von Scope-3-Emissionen in Zukunft zur Pflicht. Mobilitätsbenefits bieten hier messbare Hebel.
Nachhaltige Anreize setzen durch höhere Budgets für ÖPNV und Mikromobilität, die Nutzung der 0,25-Prozent-Regelung für E-Dienstwagen und aktive Bewerbung von Dienstrad-Programmen. Carsharing-Optionen ersetzen Dienstwagen für Gelegenheitsnutzer. Die Kommunikation der individuellen CO₂-Einsparung pro Mitarbeitende schafft Bewusstsein. Kombiniert mit Gamification-Elementen wie Team-Challenges steigt die Motivation. Integration in Nachhaltigkeitsberichte macht die Erfolge sichtbar.
Digitale Plattformen wie NAVIT reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich und ermöglichen Employee Self-Service, automatische Steueroptimierung und Echtzeit-Abrechnung. Integrierte Reporting-Funktionen tracken Nutzung und CO₂-Einsparungen automatisch.
Die Integration in bestehende HR- und Payroll-Systeme wie Workday, SAP, Personio, DATEV oder Sage ist entscheidend für reibungslose Prozesse. Single Sign-On vereinfacht den Zugang. Mobile-First ist Standard mit app-basierter Buchung, QR-Codes für ÖPNV-Tickets und Integration in Digital Wallets wie Apple Pay oder Google Pay. Dies entspricht modernen Nutzererwartungen und erhöht die Akzeptanz unter Beschäftigten.
Viele Mitarbeitende verstehen die steuerlichen Vorteile von Mobilitätsbenefits nicht auf Anhieb. Konkrete Beispielrechnungen helfen. Ein 50-Euro-Mobilitätsbudget entspricht etwa 70 Euro Gehaltserhöhung brutto, und Mitarbeitende wählen frei, wie sie es nutzen. Info-Sessions, FAQs und Webinare schaffen Klarheit.
Eine erfolgreiche Implementierung startet mit einem Pilot in ausgewählten Teams oder Standorten. Feedback wird gesammelt, Prozesse iteriert und mit gewonnenen Erkenntnissen erfolgt der Roll-out. Führungskräfte sollten als Early Adopters fungieren und Vorbildfunktion übernehmen, besonders bei Nachhaltigkeitszielen. Erfolgsgeschichten von Kolleginnen und Kollegen wirken authentischer als jede Hochglanzbroschüre. Multiplikatoren in der Belegschaft sind Gold wert.
Die Gesamtkostenbetrachtung umfasst direkte Kosten für Zuschüsse und Plattformen, indirekte Kosten für Verwaltung und IT sowie Einsparungen bei Parkplätzen, Fuhrpark und Lohnnebenkosten. ÖPNV-Zuschüsse und Sachbezüge sparen gegenüber Gehaltserhöhungen 25 bis 40 Prozent, Diensträder ähnlich viel. Mobilitätsbudgets ersetzen Dienstwagen mit 75 bis 90 Prozent Kostenersparnis.
Nutzungsquoten sollten kontinuierlich getrackt werden. Welche Benefits werden tatsächlich genutzt? Wo gibt es Mitnahmeeffekte? Anpassungen basierend auf Daten optimieren sowohl Kosten als auch Mitarbeiterzufriedenheit.
Deutschland bietet eine einzigartige steuerliche Landschaft für Mobilitätsbenefits. Die kluge Kombination verschiedener Instrumente – von Mobilitätsbudgets über Jobtickets bis hin zu E-Dienstwagen – ermöglicht es Unternehmen, ihre Belegschaft effektiv zu unterstützen und gleichzeitig Kosten zu optimieren.
Die Einführung von Mobilitätsbenefits ist eine strategische Investition in Mitarbeiterzufriedenheit, Talentgewinnung und Nachhaltigkeit – und in vielen Fällen auch eine kostengünstigere Alternative zu klassischen Gehaltserhöhungen.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Guide dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die steuerliche und rechtliche Behandlung von Mobilitätsbenefits kann je nach Einzelfall variieren. Für eine verbindliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
