Mobilitätsbudget mit dem Betriebsrat umsetzen: Der komplette Leitfaden für HR

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Viele Unternehmen, die ein Mobilitätsbudget einführen möchten, stoßen an einem bestimmten Punkt im internen Entscheidungsprozess auf dieselbe Situation: Der Betriebsrat muss einbezogen werden. Für HR-Manager bedeutet das nicht selten eine Verzögerung von zwei bis drei Monaten – manchmal auch das vorläufige Ende eines vielversprechenden Projekts.

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Dabei ist die Betriebsratsbeteiligung kein Hindernis, sondern eine Chance. Wer den Prozess kennt, die richtigen Argumente parat hat und den Betriebsrat als Partner versteht, bringt das Mobilitätsbudget nicht nur durch – sondern sorgt für eine nachhaltigere Implementierung mit höherer Akzeptanz.

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Das Mobilitätsbudget ist ein Mitarbeiterbenefit, der in der Regel für alle oder bestimmte Gruppen von Mitarbeitenden eingeführt wird. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat bei der Einführung von Leistungen, die das Arbeitsverhältnis oder die betriebliche Ordnung berühren, Mitbestimmungsrechte.

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• ‍§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG – Betriebliche Lohngestaltung: Wenn das Mobilitätsbudget als zusätzlicher Vergütungsbestandteil eingeführt wird, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Verteilungsgrundsätze.‍
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Technische Überwachungseinrichtungen: Da Mobilitätsbudget-Plattformen digitale Daten erfassen können, ist die Zustimmung des Betriebsrats zur Einführung der Softwarelösung in der Regel erforderlich.‍
• § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG – Ordnung des Betriebs: Wenn Mobilitätsrichtlinien als betriebliche Verhaltensregeln eingeführt werden, kann ebenfalls Mitbestimmung bestehen.

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Hinweis: Die konkrete rechtliche Einordnung hängt immer vom Einzelfall ab. Für verbindliche Beratung empfehlen wir einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

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Phase 1: Interne Vorbereitung (Wochen 1–2)
Konzept intern fertigstellen: Zielgruppen, Budgethöhen, Mobilitätsoptionen, Steuermodelle. Je konkreter das Konzept, desto reibungsloser läuft die BR-Beteiligung.

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Phase 2: Erstes Informationsgespräch mit dem BR (Woche 3)
Frühzeitig informieren – nicht erst wenn alles entschieden ist. Ein offenes Erstgespräch signalisiert Partnerschaft.

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Phase 3: Unterlagen und Dokumentation (Wochen 3–4)
Bereitstellen: Beschreibung der Lösung, Datenschutzdokumentation (AVV, ISO-Zertifizierung), Entwurf der Mobilitätsrichtlinien, steuerliche Übersicht.

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Phase 4: Verhandlung der Betriebsvereinbarung (Wochen 4–8)
Primäre Themen: Datenschutz, Gleichbehandlung, Budgethöhen, Nutzungsbedingungen. In gut vorbereiteten Projekten oft nur 2–4 Wochen.

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Phase 5: Abschluss und Implementierung (Wochen 8–12)
Technische Einrichtung mit NAVIT in 1–4 Wochen möglich.

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Praxiserfahrung: GetYourGuide implementierte NAVIT für 650 Mitarbeitende innerhalb eines Monats und erzielte 97 % Nutzungsrate.

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Bedenken 1: Datenschutz und Mitarbeiterüberwachung

"Werden Bewegungsprofile erstellt? Wer hat Zugriff auf die Daten?"

NAVIT speichert keine GPS-Daten oder Bewegungsprofile – nur Transaktionsdaten (vergleichbar Kreditkartenabrechnung). ISO/IEC 27001 zertifiziert, Datenspeicherung in Deutschland, AVV gemäß DSGVO. In der BV kann Leistungs-/Verhaltenskontrolle explizit ausgeschlossen werden.

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Bedenken 2: Gleichbehandlung und Fairness

"Warum bekommen manche mehr? Was ist mit Mitarbeitenden ohne Smartphone?"

Das Mobilitätsbudget ist das inklusivste Mobilitätsbenefit – funktioniert für alle unabhängig von Wohnort und Verkehrsmittelwahl. Im Gegensatz zum Dienstwagen für alle zugänglich. Mitarbeitende ohne Smartphone erhalten physische Karten.

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Bedenken 3: Auswirkungen auf bestehende Benefits

"Ersetzt das Mobilitätsbudget das Jobticket oder den Dienstwagen?"

Das Mobilitätsbudget ist additiv, nicht subtraktiv. Das Deutschlandticket als Jobticket kann integriert und ergänzt werden. Bestehende Betriebsvereinbarungen bleiben bestehen.

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Bedenken 4: Implementierungsaufwand und Zuverlässigkeit

"Ist das System zuverlässig? Was passiert bei technischen Problemen?"

Monatlicher HR-Aufwand ca. 1 Stunde (apoBank, Deloitte, GetYourGuide). 100+ Integrationen in HR- und Payroll-Systeme, vollautomatisierte Abrechnung.

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Bedenken 5: Steuerliche Komplexität

"Wer haftet, wenn die steuerliche Behandlung falsch ist?"

Automatisierte Steuerkonformität: Sachbezug (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG, bis 50 € steuerfrei), ÖPNV-Zuschuss (§ 3 Nr. 15 EStG) und Pauschalbesteuerung (§ 37b EStG) werden automatisch korrekt zugeordnet.

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Gut gestaltete Mobilitätsrichtlinien sind die Grundlage für eine reibungslose Betriebsvereinbarung.

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Wer bekommt das Budget?

Grundsätzlich alle Mitarbeitenden oder definierte Gruppen. Differenzierungen nach Standort, Pendelentfernung, Beschäftigungsgrad oder Funktionsebene müssen sachlich begründbar sein.

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Wie hoch ist das Budget?

Häufigste Rahmen: 30–150 € pro Monat. Steuerlich optimal: bis 50 € Sachbezug (§ 8 Abs. 2 EStG) + Deutschlandticket als Jobticket (§ 3 Nr. 15 EStG) = bis zu 105,10 € steuerfrei monatlich (Stand 2026).

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Wofür darf das Budget genutzt werden?

Typische Kategorien: ÖPNV, Bahn, Sharing-Dienste, Taxi, Tanken, Laden. Je offener die Richtlinien, desto höher die Nutzungsrate (bis zu 97 % bei GetYourGuide).

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Was passiert mit nicht genutztem Budget?

Mit NAVIT kann ungenutztes Budget auf den nächsten Monat übertragen werden.

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Eine bewährte Gliederung für die Betriebsvereinbarung zum Mobilitätsbudget:

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1. ‍Präambel / Zweck – Zielsetzung, Geltungsbereich.‍
2. Gegenstand – Beschreibung der Plattform und der Mobilitätsoptionen.‍
3. Berechtigter Personenkreis – Welche Gruppen erhalten das Budget, etwaige Ausnahmen.‍
4. Budgethöhe und -gestaltung – Beträge je Gruppe, Anpassungsmechanismen, Teilzeitregelungen.‍
5. Steuerliche Behandlung – Welche Modelle, wer trägt Steuern.‍
6. Datenschutz – Welche Daten werden erhoben, wer hat Zugriff, ausdrückliches Verbot der Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Verweis auf den AVV.‍
7. Nutzungsbedingungen – Erlaubte Nutzungszwecke, Verhalten bei Missbrauch.‍
8. Information der Mitarbeitenden – Wann und wie werden Mitarbeitende informiert.‍
9. Inkrafttreten und Kündigung – Laufzeit, Anpassungsmöglichkeiten, Kündigungsfristen.

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Frühzeitig und transparent kommunizieren

‍Informieren Sie den BR, bevor Entscheidungen getroffen sind. Ein BR, der frühzeitig eingebunden wird, sieht sich als Mitgestalter – nicht als Kontrollinstanz.

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Den Mehrwert für Mitarbeitende in den Vordergrund stellen

‍Mehr Wahlfreiheit, echte finanzielle Entlastung, ein Benefit für jeden – nicht nur für Dienstwagenberechtigte.

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Mit Zahlen argumentieren

Erfolgreiche Fallbeispiele zeigen den positiven ROI eines Mobilitätsbudgets. NAVIT hat viele Kunden, die das Mobilitätsbudget erfolgreich eingeführt haben, unter anderem apoBank (95 % Nutzungsrate, 90 % weniger Verwaltungsaufwand), Deloitte (über 80 % Nutzungsrate, ca. 1 Stunde monatlicher HR-Aufwand), Eurowings Digital (85 % Nutzungsrate).

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Datenschutz proaktiv adressieren

‍Das Thema Datenschutz selbst auf den Tisch bringen – das schafft Vertrauen und zeigt, dass Bedenken ernst genommen werden.

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Eine interne Präsentation vorbereiten‍

Eine Präsentationsvorlage sollte einen Überblick über die Lösung, Nutzen für Mitarbeitende, Datenschutzdokumentation, Richtlinien-Entwurf und Zeitplan geben.

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apoBank – 95 % Nutzungsrate von Tag eins
Die apoBank führte NAVIT für über 2.500 Mitarbeitende ein: 95 % Nutzungsrate, 90 % weniger Verwaltungsaufwand. Die erfolgreiche Betriebsratsbeteiligung war der Grundstein für die hohe Akzeptanz.

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Deloitte – 14.000 Mitarbeitende, ca. 1 Stunde monatlicher HR-Aufwand
Deloitte Deutschland führte das Deutschlandticket als Jobticket für 14.000 Mitarbeitende ein – in dieser Größenordnung nur möglich mit sorgfältiger Abstimmung mit den Arbeitnehmervertretern.

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persona service – Von der Pilotphase zu 200+ Standorten
Der führende Personaldienstleister persona service startete zunächst mit einem Piloten. Unter anderem auch dank einer erfolgreichen Betriebsratsbeteiligung kam dann der Rollout auf über 200 Standorte. Ergebnis: 80 % Adoptionsrate in einer komplexen Unternehmensstruktur.

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GetYourGuide – Implementierung in einem Monat
GetYourGuide hat in Deutschland 650 Mitarbeitende. Sie erhalten das NAVIT Mobilitätsbudget. Ergebnis: Eine Nutzungsrate von 97 % und eine Implementierung in nur einem Monat. Die reibungslose interne Abstimmung war ein Schlüssel zum Erfolg.

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Fazit: Der Betriebsrat als strategischer Partner

Die Betriebsratsbeteiligung beim Mobilitätsbudget ist kein bürokratisches Hindernis, sondern eine Investition in den langfristigen Erfolg des Projekts. Unternehmen, die diesen Schritt sorgfältig gehen, profitieren von deutlich höherer Mitarbeiterakzeptanz und einer stabileren rechtlichen Grundlage.

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Die Praxis zeigt: Mit der richtigen Vorbereitung, transparenter Kommunikation und den richtigen Argumenten lässt sich die BR-Beteiligung in 4–8 Wochen abschließen. NAVIT unterstützt Sie dabei – von der Datenschutzdokumentation bis zur Teilnahme am BR-Meeting.

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Bereit für den nächsten Schritt? Sprechen Sie mit einem NAVIT-Experten über Ihr Projekt. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess – von der internen Vorbereitung bis zum erfolgreichen Go-live.