Mobilitätsbudget Vergleich: Virtuelle Kreditkarte vs. Belegerfassung - Welche Lösung überzeugt?

Mobilitätsbudgets gewinnen in Deutschland an Bedeutung, da Unternehmen nachhaltige und flexible Mobilitätslösungen für ihre Mitarbeitenden suchen. Doch wie lassen sich Mobilitätsbudgets im Unternehmen am besten umsetzen? Welche Lösung bietet die besten Vorteile und ist für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer am einfachsten zu handhaben? Wir vergleichen die zwei beliebtesten Lösungen für die Umsetzung des Mobilitätsbudgets: Die virtuelle Kreditkarte als Mobilitätsbudget-Karte und das Erstattungsprinzip anhand der Belegerfassung. Erfahre, welche Option Mitarbeitenden die größte Flexibilität und Nutzen bietet und warum Unternehmen darauf setzen sollten.

Mobilitätsbudgets als Mitarbeiterbenefit und Dienstwagenalternative

Einige DAX-Konzerne, Mittelständler und Start-ups, wie SAP oder der Lufthansa Innovation Hub machen es vor und ersetzen Dienstwagen durch ein Mobilitätsbudget, um flexible, nachhaltige und damit multimodale Mobilität zu fördern. Damit ist gemeint, dass Mitarbeitende jeden Tag auswählen können, wie sie zur Arbeit kommen möchten. Möglich sind geleaste E-Bikes, Carsharing, Deutschlandticket, aber eben auch die Tank- oder Ladekarte für Autobesitzer:innen. Dabei geht es darum, mehr Anreize zu schaffen, die die Mitarbeitermobilität nachhaltiger gestalten und dabei die Alternativen zum Auto so attraktiv wie möglich zu machen. Gleichzeitig können Unternehmen dadurch im Vergleich zum traditionellen Dienstwagenkonzept ihre Kosten optimieren.

Unternehmen stehen für die Umsetzung des Mobilitätsbudgets verschiedene digitale Lösungen zur Verfügung, die die administrativen Prozesse dahinter für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinfachen sollen.

Arbeitgeber können beispielsweise ihren Mitarbeitenden das Mobilitätsbudget über das Erstattungsprinzip gewähren. Dazu erfassen die Mitarbeitenden ihre Fahrtkosten per Belegscan über eine bereitgestellte App und lassen sich diese Fahrtkosten erstatten. Es gibt verschiedene Anbieter von mobilen Apps wie Mobiko, Bonvoyo oder Lofino, die eine einfache und übersichtliche Verwaltung des Mobilitätsbudgets über die Belegerfassung ermöglichen.

Eine komfortable Lösung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist die Verwendung einer virtuellen Kreditkarte als Mobilitätsbudget-Karte. Diese wird Mitarbeitenden über eine mobile App bereitgestellt und mit dem vereinbarten Guthaben monatlich aufgeladen. Die Mitarbeitenden können diese Mobilitätsbudget-Karte bzw. virtuelle Kreditkarte als Bezahlmethode in den Apps der Mobilitätsdiensten verwenden und so direkt mit dem Budget für ihre Mobilität bezahlen. Der Vorteil dieser Lösung gegenüber dem Erstattungsprinzip ist es, dass Mitarbeitende nicht zuerst in Vorleistung treten und auf eine Erstattung ihrer Fahrtkosten warten müssen. Anbieter von virtuellen Kreditkarten für das Mobilitätsbudget sind NAVIT, belmoto oder Free Now.

Vorteile einer virtuellen Kreditkarte als Mobilitätsbudget-Lösung

Die Verwendung einer virtuellen Kreditkarte als Lösung für das Mobilitätsbudget bietet verschiedene Vor- und Nachteile. Ein großer Vorteil ist die Flexibilität, die sie den Mitarbeitenden bietet. Mit einer virtuellen Kreditkarte können sie ihre Mobilitätsausgaben einfach und schnell bezahlen, unabhängig davon, ob es sich um Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel oder um Tankrechnungen handelt. Zudem entfällt der Aufwand für das Beantragen und Bearbeiten von Fahrtkostenerstattungen durch den Arbeitgeber. 

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, eine virtuelle Kreditkarte auch für andere Ausgaben im Rahmen des Mobilitätsbudgets zu nutzen. So können beispielsweise alternative Anbieter wie Carsharing-Dienste oder E-Scooter-Verleihe direkt über die Karte abgerechnet werden. Dadurch wird nicht nur eine nachhaltige Mobilität gefördert, sondern es entfällt auch der administrative Aufwand für separate Rechnungsabläufe. 

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Einsatzmöglichkeiten der Mobilitätsbudget-Karte

Eine der Einsatzmöglichkeiten einer Mobilitätsbudget-Karte besteht darin, Mitarbeitenden eine flexible Alternative zum traditionellen Dienstwagen anzubieten. Anstatt an ein bestimmtes Fahrzeug gebunden zu sein, ermöglicht die Karte den Mitarbeitenden die freie Wahl ihrer Mobilitätslösung. Ob sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen möchten, Carsharing-Dienste in Anspruch nehmen oder E-Scooter für ihre Wege bevorzugen - die Mobilitätsbudget-Karte bietet ihnen die Freiheit, je nach Bedarf und individuellen Vorlieben zu entscheiden. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen auch, Kosten zu sparen, da sie nur für tatsächlich genutzte Leistungen bezahlen müssen. Darüber hinaus trägt diese nachhaltige Lösung zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes bei und unterstützt somit das Umweltbewusstsein von Unternehmen und Mitarbeitenden gleichermaßen.

Durch den Einsatz einer Mobilitätsbudget-Karte können Unternehmen ihren Mitarbeitenden auch zusätzliche Vorteile bieten. So kann beispielsweise das Jobticket in das Mobilitätsbudget integriert werden, was den Mitarbeitenden ermöglicht, kostenfrei oder vergünstigt den öffentlichen Nahverkehr zu nutzen. Dies ist nicht nur attraktiv für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, sondern auch ein Beitrag zur Förderung der umweltfreundlichen Nutzung von Verkehrsmitteln.

Des Weiteren erleichtert eine digitale Lösung wie die Mobilitätsbudget-Karte sowohl den Arbeitgebern als auch den Mitarbeitenden die Abrechnung und Dokumentation der Fahrtkosten. Dies spart Zeit und Aufwand bei der manuellen Erfassung von Belegen und erleichtert die Abrechnung für alle Beteiligten.

In Deutschland bieten verschiedene Anbieter bereits solche Mobilitätsbudget-Lösungen an, die den Bedürfnissen der Unternehmen und Mitarbeitenden gerecht werden. Unternehmen sollten jedoch auch die rechtlichen Aspekte bei der Nutzung digitaler Lösungen für das Mobilitätsbudget beachten, um mögliche Risiken zu vermeiden.

Insgesamt bietet die Einsatzmöglichkeit einer Mobilitätsbudget-Karte zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Die Flexibilität in der Wahl der Mobilitätslösung, die Integration des Deutschlandtickets sowie die vereinfachte Abrechnung und Dokumentation sind nur einige Beispiele dafür. Es liegt nun an den Unternehmen, zu entscheiden, ob eine virtuelle Kreditkarte oder die Belegerfassung als Lösung für ihr individuelles Mobilitätsbudget am besten geeignet ist.

Über Belegerfassung zur Fahrtkostenerstattung: Vorteile und Herausforderungen im Rahmen eines Mobilitätsbudgets

Die Belegerfassung zur Fahrtkostenerstattung ist eine alternative Lösung im Rahmen eines Mobilitätsbudgets. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden die Erstattung von Fahrtkosten auf Basis eingereichter Belege anzubieten.

Was für die Mobilitätsbudget-Karte gilt, gilt auch für die Belegerfassung-Lösung. Ein Vorteil ist die Flexibilität für die Mitarbeitenden. Sie können verschiedene Verkehrsmittel nutzen, wie beispielsweise öffentliche Verkehrsmittel oder das eigene Auto, und erhalten im Anschluss eine Erstattung der Kosten. Dadurch sind sie nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden und können je nach Bedarf das passende Verkehrsmittel wählen.

Des Weiteren ermöglicht die Belegerfassung eine nachhaltige Mobilität. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, umweltfreundliche Transportmittel zu nutzen und somit aktiv zum Umweltschutz beizutragen. So fördert diese Lösung auch den Einsatz des Deutschlandtickets oder Jobtickets, denn die Nutzung des ÖPNV ist in Deutschland steuerfrei.

Allerdings gibt es auch Herausforderungen bei der Belegerfassung zur Fahrtkostenerstattung. Die Erfassung und Überprüfung der eingereichten Belege kann zeitaufwendig sein, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen selbst. Es bedarf einer effizienten Prozessgestaltung, um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Zusammenfassend bietet die Belegerfassung im Rahmen eines Mobilitätsbudgets Vorteile wie Flexibilität und nachhaltige Mobilität. Dennoch sind auch die Herausforderungen der Verwaltung zu beachten. Unternehmen sollten abwägen, welche Lösung besser zu ihren Anforderungen und den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden passt - eine virtuelle Kreditkarte oder die Belegerfassung zur Fahrtkostenerstattung. Die Wahl der richtigen Lösung kann dazu beitragen, ein effektives Mobilitätsbudget umzusetzen und Mitarbeitende bei ihrer individuellen Mobilität zu unterstützen.

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Rechtliche Aspekte zu beachten bei der Nutzung von digitalen Lösungen für das Mobiltitäsbudget

Die Nutzung von digitalen Lösungen für das Mobilitätsbudget bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Allerdings sollten Unternehmen auch die rechtlichen Aspekte berücksichtigen, um mögliche Risiken zu vermeiden. Insbesondere in Bezug auf den Datenschutz und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist es wichtig, dass alle relevanten rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Bei der Nutzung einer virtuellen Kreditkarte als Mobilitätsbudget-Lösung ist es essenziell, sicherzustellen, dass die Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschützt sind. Hierbei spielen Faktoren wie eine sichere Datenübertragung und eine verschlüsselte Speicherung der Informationen eine entscheidende Rolle. Zudem müssen die Nutzerrechte klar definiert sein und es sollte ein angemessenes Maß an Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten seitens des Unternehmens gewährleistet sein.

Auch bei der Belegerfassung zur Fahrtkostenerstattung gibt es rechtliche Aspekte zu beachten. Hierbei gilt es sicherzustellen, dass alle erforderlichen Belege ordnungsgemäß erfasst werden und die geforderten Angaben enthalten sind. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass die aufgezeichneten Daten korrekt und vollständig sind.

Zusätzlich sollten Arbeitgeber in Deutschland auch die geltenden steuerrechtlichen Regelungen im Blick behalten. Je nach Art der Mobilitätsbudget-Lösung können unterschiedliche steuerliche Konsequenzen entstehen. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig über diese Aspekte zu informieren und gegebenenfalls steuerlichen Rat einzuholen.

Um mögliche rechtliche Risiken zu minimieren, ist es empfehlenswert, sich bei der Nutzung digitaler Lösungen für das Mobilitätsbudget an die geltenden Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Vorgaben zu halten. Eine sorgfältige Prüfung der angebotenen Lösungen und eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind dabei unerlässlich.

Prepaid-Karte mit Mobilitätsbudget aufgeladen Belegerfassung und Erstattung über das Gehalt
Sachzuwendung
nach § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG
Barlohn
nach §8 Abs. 2 S.1 EStG
Anwendung Freigrenze: monatlich 50€ steuerfreier Sachbezug ergibt sich aus §8 Abs. 2 S.11 EStG Steuerpflichtig, Individuelle Brutto-Versteuerung
Pauschalversteuerung über §37b EStG: Bis zu 833€ monatlich bzw. 10.000€ im Jahr mit 30% pauschal versteuert Keine Anwendung Sachbezugsfreigrenze / keine Pauschalversteuerung nach §37b EStG
Zu beachten: Vorab-Definition der konkreten Mobilitätsangebote erforderlich Ausnahme: Steuerfreier ÖPNV nach §3 Nr. 15 EStG anwendbar

Welche Lösung überzeugt mehr? Virtuelle Kreditkarte oder Belegerfassung

Mobilitätsbudgets sind eine innovative Möglichkeit für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden Flexibilität in Bezug auf ihre Mobilität zu bieten. Dabei stehen verschiedene Lösungen zur Auswahl, wie beispielsweise die Verwendung einer virtuellen Kreditkarte oder die klassische Belegerfassung. Doch welche Lösung überzeugt mehr?

Die virtuelle Kreditkarte als Alternative zur Belegerfassung bietet einige Vorteile. Durch den Einsatz einer App können Mitarbeitende ihre Mobilitätsausgaben einfach und schnell erfassen. Zudem entfällt das lästige Sammeln von Belegen und das manuelle Ausfüllen von Formularen. Die Kosten werden direkt über die virtuelle Kreditkarte abgerechnet, was den Prozess der Fahrtkostenerstattung deutlich vereinfacht.

Auch Unternehmen profitieren von dieser Lösung. Sie haben einen besseren Überblick über die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden und können diese effizienter verwalten. Zudem ermöglicht die virtuelle Kreditkarte eine nachhaltigere Mobilität, da alternative Transportmittel wie beispielsweise das Deutschlandticket oder Jobtickets genutzt werden können.

Die Belegerfassung hingegen hat den Vorteil, dass sie unabhängig von technischen Lösungen ist. Mitarbeitende können ihre Mobilitätsausgaben einfach durch das Vorlegen von Belegen nachweisen. Dies ermöglicht eine größere Flexibilität bei der Wahl des Transportmittels und berücksichtigt auch diejenigen, die keine virtuellen Lösungen nutzen möchten.

Dennoch sind auch hier einige Nachteile zu beachten. Die manuelle Erfassung der Belege erfordert Zeit und Aufwand sowohl seitens der Mitarbeitenden als auch seitens des Arbeitgebers. Zudem besteht ein erhöhtes Risiko für Fehler oder Verluste von Belegen, was den Prozess der Fahrtkostenerstattung verlangsamen kann.

Letztendlich hängt die Wahl zwischen einer virtuellen Kreditkarte und der Belegerfassung von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens ab. Es gilt abzuwägen, welche Lösung besser zur eigenen Organisation passt - ob es um Kostenersparnis, Effizienzsteigerung oder Nachhaltigkeit geht.

Das Mobilitätsbudget befindet sich im Entwurf des Jahressteuergesetz 2024.

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Stefan Wendering
Stefan ist Freelance Autor und Redakteur bei NAVIT. Zuvor arbeitete er bereits für Start-ups und im Mobilitätskosmos. Er ist ein Experte für urbane und nachhaltige Mobilität, Mitarbeiter-Benefits und New Work. Neben Blog-Inhalten erstellt er auch Marketingmaterialien, Taglines & Content für Websites und Fallstudien.

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