Tankkarten und Ladekarten für Firmen: Übersicht, Funktionsweise und Anbieter

Tankkarten sind besonders bei Fuhrparkmanager:innen beliebt. Zu den Vorteilen zählen, dass die Mitarbeitenden mit der Tankkarte bargeldlos bezahlen können und dass die Abrechnung mit der Karte automatisch gehandhabt wird. Mitarbeitende müssen Tankbelege nicht sammeln und einreichen, um dann auf eine Rückerstattung zu warten. Das hält die Verwaltung sowohl für Unternehmen wie Mitarbeitende gering. Zudem bekommen Fuhrparkleiter:innen in der Regel alle wichtigen Informationen über den Spritverbrauch und die Kosten je Fahrzeug übersichtlich vom Kartenanbieter aufbereitet.

Aber auch für Firmen ohne eigenen Fuhrpark können sich Tankkarten lohnen, zum Beispiel als moderner Benefit für Mitarbeitende. Wir haben alle Infos zu Funktionsweise, Kartentypen und Anbieter in diesem Beitrag zusammengestellt.

Wichtigste Infos im Überblick

  1. Funktionsweise und Vorteile von Tankkarten: Tankkarten funktionieren ähnlich wie Kreditkarten und ermöglichen das bargeldlose Bezahlen an Tankstellen. Sie bieten zum Beispiel Fuhrparkmanager:innen mehr Kontrolle über Tankvorgänge und vereinfachen das Flottenmanagement durch automatisierte Abrechnungen und detaillierte Auswertungen des Tankverhaltens. 
  2. Einsatzmöglichkeiten und Flexibilität: Tankkarten können für das Bezahlen an Tankstellen und oft auch für weitere Dienstleistungen wie Autowäsche und Mautgebühren verwendet werden. Neben dem Einsatz im Fuhrpark ermöglichen Tankkarten auch moderne Benefits für Mitarbeiter mit einem eigenen Auto.
  3. Verwaltung und Kostenkontrolle: Die Verwendung von Tankkarten im Rahmen des Fuhrparkmanagements reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht eine effiziente Kostenkontrolle. Digitale Tankkarten und Tankapps vereinfachen zudem die Handhabung für Mitarbeitende.

Inhalt

  • Was sind Tankkarten?
  • Wie funktionieren Tankkarten?
  • Welche Arten von Tankkarten gibt es?
  • Vorteile von Tankkarten für Unternehmen und Mitarbeitende
  • Steuerliche Aspekte von Tankkarten
  • Anbieter von Tankkarten

Was sind Tankkarten?

Tankkarten sind Debit- oder Kreditkarten, mit denen Mitarbeitende an der Tankstelle bargeldlos bezahlen können. Diese Karten ermöglichen neben der bargeld- und kontaktlosen Zahlung eine automatische Abrechnung über das Unternehmenskonto, womit Beschäftigte Tankquittungen nicht mehr sammeln und bei der Finanzabteilung oder beim Fuhrparkmanagement einreichen müssen.

Tankkartenanbieter sind Tankstellengesellschaften oder spezialisierte Benefit-Anbieter, die mit einem Netzwerk an Tankstellen zusammenarbeiten. Manche Anbieter von Tankkarten decken neben dem Tanken auch weitere Leistungen ab, wie beispielsweise Autowäschen, Mautgebühren oder die Abrechnung von Pannenhilfen. Tankkarten ermöglichen Fuhrparkmanager:innen nicht nur eine digitale Abwicklung von Tankrechnungen, sondern auch eine Auswertung des Tankverhaltens der Mitarbeitenden.

Durch die monatliche Abrechnung, die direkt mit einem hinterlegten Konto verknüpft ist, wird der Zahlungsprozess vereinfacht und entbürokratisiert. Die individuelle Zuordnung von Tankkarten zu den Mitarbeitenden enthebt diese der Verpflichtung, Quittungen zu sammeln und ermöglicht gleichzeitig eine transparente und automatisierte Erfassung aller aus den Tankvorgängen resultierenden Ausgaben.

Tankkarten sind eine äußerst praktische Option für Mitarbeitende im Außendienst, die regelmäßig unterwegs sind und auf eine zuverlässige Möglichkeit angewiesen sind, ihre Tankkosten abzurechnen. Aber auch für Mitarbeitende in ländlichen Räumen eignet sich eine Tankkarte. Diese spezielle Art von Karte ermöglicht es den Mitarbeitenden, innerhalb eines Netzwerks an Tankstellen bargeldlos zu bezahlen und somit ihre Ausgaben effizient zu verfolgen. Durch die Nutzung von Tankkarten können Unternehmen nicht nur die Verwaltung der Spesen erleichtern, sondern auch potenzielle Fehler bei der Abrechnung minimieren. Darüber hinaus schaffen Tankkarten eine klare Trennung zwischen privaten und beruflichen Fahrten, was sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeitenden von Vorteil ist. Die Bereitstellung von Tankkarten als Mitarbeiterbenefit kann somit dazu beitragen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern und ihre Bindung an das Unternehmen langfristig zu stärken.

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Wie funktionieren Tankkarten?

Die Karte funktioniert wie eine Debit- oder Kreditkarte. Die Abbuchung der Tankkosten erfolgt über das Kartenterminal an der Tankstelle. Zudem ermöglichen Tankkarten neben der bargeld- und kontaktlosen Zahlung eine automatische Abrechnung über das Unternehmenskonto. Der Tankkartenbesitzer, also das Unternehmen, kann alle Transaktionen digital einsehen und je nach Bedarf ein zeitliches Limit einrichten, zum Beispiel ein Tages- oder Monatslimit.

Vorteile von Tankkarten für Unternehmen und Mitarbeitende

Mit einer Tankkarte lassen sich Tankkosten bargeldlos bezahlen und im Anschluss digital abrechnen. Im Fuhrpark kann sie den Verwaltungsaufwand senken. Als moderner Benefit für Mitarbeiter lohnen sich Tankkarten für Firmen, da sie so ihre Attraktivität als Arbeitgeber und das Recruiting stärken können. Tankkarten bieten insgesamt viele Vorteile für Firmen. Hier ist ein kurzer Überblick:

Kostenkontrolle und Transparenz

Mit Tankkarten können Firmen Kraftstoffverbrauch und die Ausgaben für jeden Fahrer und jedes Fahrzeug im Blick behalten. 

Weniger Administration

Statt aufwendiger Fahrtkostenabrechnungen und dem Sammeln von Tankbelegen können Unternehmen auf elektronische Transaktionsdaten zurückgreifen, die automatisch in das Buchhaltungs- oder Fuhrparksystem eingelesen werden. Das spart Zeit und vereinfacht die Verwaltung erheblich.

Flexibilität und Komfort

Tankkarten, wie beispielsweise die NAVIT Tank- und Ladekarte, werden von einer Vielzahl an Tankstellen und Händlern akzeptiert. Dadurch bekommen Mitarbeitende die Flexibilität, an verschiedenen Standorten zu tanken.

Sicherheit und Kontrolle

Sicherheitsfunktionen wie PIN-Codes und Tanklimits verhindern Missbrauch und Betrug. 

Welche Arten von Tankkarten gibt es?

Klassische Tankkarten funktionieren wie eine analoge Chipkarte oder Kreditkarte. Mittlerweile gibt es aber vor allem digitale Tankkarten in Form einer virtuelle Prepaid-Karte oder virtuellen Kreditkarte, die über das Smartphone oder eine App genutzt werden kann.

Mobile Payment hat sich bei Tankkarten mittlerweile bewährt, denn mit den digitalen Tankkarten geht oftmals eine vollständige Automatisierung des Tankvorgangs einher. Beispielsweise lassen sich Zapfsäulen direkt über die App aktivieren. Das erlaubt das Betanken des Fahrzeugs auch außerhalb der Öffnungszeiten einer Tankstelle oder das Bezahlen vom Fahrzeug aus.

Tankkarte im Fuhrpark - Die Flottenkarte

Für Firmen sind Tankkarten eine effektive Lösung, wenn viele Mitarbeitende Zugriff auf die Fahrzeuge im Fuhrpark haben. Hier spricht man dann von Flottenkarten. Sowohl für das Fuhrparkmanagement als auch die Mitarbeitenden haben Tankkarten hier Vorteile: Über die Tankkarten kann direkt an den Tankstellen bezahlt werden, womit die Belegsammlung auf Mitarbeiterseite wegfällt. Hinzu kommt, dass Transaktionen stets den einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden können. Über eine Fuhrparksoftware im Unternehmen wird zudem klar, welches Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt und von wem betankt wurde. Finanziell lohnen sich Tankkarten für Firmen auch: Viele Tankkartenanbieter bieten Rabatte für ihre Kunden an. 

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Ladekarte für E-Fahrzeuge

Der Anteil an Elektro- und Hybridautos nimmt im Fuhrpark und unter Mitarbeitenden immer weiter zu. Für diese Fahrzeuge gibt es mittlerweile auch spezielle Ladekarten, die an Ladesäulen und -stationen genutzt werden können. Der Vorteil dieser Karten ist, dass Mitarbeitende ihren Strom überall zu einem festen Tarif abrechnen können.

Hybridkarte: Tanken und Laden kombiniert

Für Unternehmen lohnt sich immer mehr eine Kombination aus Tanken und Laden. Sogenannte Hybridkarten vereinen Tanken und Laden auf einer einzigen Karte. Das behebt den Nachteil von Tankkarten, auf das Tanken und einzelne Tankstellenbetreiber beschränkt zu sein. Zudem bieten sie in der Regel ein dichtes Tankstellen- und Ladenetz, denn Anbieter von Hybridkarten, wie z.B. NAVIT, arbeiten mit einem Netzwerk von Tankstellen und Ladestationen. Letztlich schafft das die Verwaltung von mehreren Karten von verschiedenen Anbietern ab und spart somit Kosten und Zeit gegenüber herkömmlichen Tankkarten.

Anbieter von Tankkarten in der Übersicht

Das Angebot von Tankkarten für Firmen ist mittlerweile sehr groß. Zu den bekanntesten Anbietern für Tankkarten gehören (in alphabetischer Reihenfolge):

  • ADAC
  • Agip
  • Aral
  • DKV Euro Service
  • Jet
  • Routex
  • Raiffeisen
  • Shell
  • Total
  • UTA

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Tankkartenanbieter am Markt. In der Regel funktionieren nicht alle Tankkarten an allen Tankstellen, denn die Tankstellenbetreiber ermöglichen die Kartennutzung üblicherweise nur an den eigenen Standorten. Jedoch hat hier mittlerweile ein Umdenken eingesetzt und einige Anbieter kooperieren bereits in einem gemeinsamen Tankstellennetz, sodass die Karten teilweise auch übergreifend eingesetzt werden können.

Alternativ können Unternehmen auf Tank-Apps wie PACE oder ryd zurückgreifen, die ein großes Tankstellennetzwerk ineinander vereinen. NAVIT hat Partnerschaften mit beiden Anbietern. Die NAVIT Tank- und Ladekarte kann in beiden Tank-Apps eingesetzt werden.

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Stefan Wendering
Stefan ist Freelance Autor und Redakteur bei NAVIT. Zuvor arbeitete er bereits für Start-ups und im Mobilitätskosmos. Er ist ein Experte für urbane und nachhaltige Mobilität, Mitarbeiter-Benefits und New Work. Neben Blog-Inhalten erstellt er auch Marketingmaterialien, Taglines & Content für Websites und Fallstudien.

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