Digitales Reisemanagement: Vorteile, Lösungen, Anbieter

Was ist (digitales) Reisemanagement?

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Zunächst: Was versteht man unter (Geschäfts-)Reisemanagement?

Geschäftsreisemanagement oder Reisemanagement ist ein - in der Regel standardisierter - Prozess im Unternehmen, der die Kontrolle und die Verfolgung sowie das Reporting der reisebezogenen Ausgaben einer Dienstreise umfasst. Zum Reisemanagement gehören der Dienstreiseantrag, die Reisebuchung, die Ressourcenverwaltung und die abschließende Reisekostenabrechnung. Unternehmen haben normalerweise eine:n dedizierten interne:n Reisemanager:in oder die Mitarbeitenden des Office Management, die die einzelnen Schritte von Dienstreisen im Unternehmen verwalten. Die Reisebuchung kann auch von externen Partnern wie Geschäftsreisebüros vorgenommen werden.

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Die digitale Transformation macht auch Geschäftsreisen digitaler

Die Digitalisierung und zunehmende Automatisierungen machen den Büroalltag leichter. Das betrifft auch das Reisemanagement. Digitales Reisemanagement bezieht sich auf den Einsatz von Software-Lösungen, die speziell für Unternehmen entwickelt wurden, um den gesamten Prozess der Geschäftsreiseplanung und -verwaltung zu optimieren. Diese Tools bieten eine Vielzahl von Business-Funktionen, die von der Buchung und Verwaltung von Reisen bis hin zur Abrechnung und Analyse der Reisekosten reichen.

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Ein digitales Reisemanagement-Tool ermöglicht es Unternehmen, Reiserichtlinien zu automatisieren, Reisebuchungen zu konsolidieren, Genehmigungsprozesse zu integrieren und Kostenstellen zu hinterlegen. Es bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Reisedaten gesammelt und verwaltet werden können. Darüber hinaus erleichtert es die Kommunikation zwischen den Reisenden, den Reisemanagern und anderen relevanten Parteien.

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Vorteile des digitalen Reisemanagements

Die Implementierung einer digitalen Reisemanagementlösung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeitenden. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

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Vereinfachte Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen

Ein digitales Reisemanagement-Tool ermöglicht es den Reisenden, ihre eigenen Buchungen vorzunehmen und ihre Reisen selbst zu verwalten. Dies entlastet die Verwaltung und ermöglicht es den Mitarbeitenden, aktiv an der Planung ihrer Reisen teilzunehmen. Gleichzeitig sorgt das Tool dafür, dass die Buchungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und dem Reisebudget erfolgen.

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Einhaltung von Richtlinien und Compliance

Eine der größten Herausforderungen im Reisemanagement ist die Einhaltung von Richtlinien und die Kontrolle der Reisekosten. Ein digitales Reisemanagement-Tool erleichtert die Durchsetzung von Richtlinien, da die Reiserichtlinien automatisch im Tool hinterlegt sind und bei der Buchung berücksichtigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die meisten Buchungen innerhalb des Reisebudgets und der Vorgaben erfolgen.

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Flexibilität und Zeitersparnis

Digitale Dienstreise Software bieten den Reisenden eine hohe Flexibilität bei der Buchung und Verwaltung ihrer Geschäftsreisen. Umbuchungen und Stornierungen können einfach und unkompliziert vorgenommen werden. Darüber hinaus sparen die Mitarbeitenden Zeit, da sie alle relevanten Informationen zu ihren Reisen an einem Ort finden und nicht mehrere Plattformen oder Anbieter nutzen müssen.

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Transparenz und Reporting

Ein digitales Reisemanagement-Tool ermöglicht es Unternehmen, alle Reisedaten zentral zu erfassen und zu verwalten. Dadurch haben sowohl die Reisenden als auch die Verwaltung jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Darüber hinaus können Reisekosten und Ausgaben leicht verfolgt und Berichte zur Analyse und Optimierung der Reiseausgaben erstellt werden.

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Unterstützung und Service

Die meisten digitalen Reisemanagement-Tools bieten einen umfassenden Kundenservice, der den Reisenden bei Fragen oder Problemen zur Verfügung steht. Dieser Service ist oft rund um die Uhr verfügbar und kann den Reisenden bei der Lösung von Problemen oder der Bewältigung von Herausforderungen während der Reise unterstützen.

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Funktionen von digitalen Reisemanagement-Tools

Digitale Reisemanagement-Tools bieten eine Vielzahl von Features, die Unternehmen bei der Planung, Buchung und Verwaltung ihrer Geschäftsreisen unterstützen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Unternehmen bei der Auswahl eines Reisemanagement-Tools achten sollten:

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Selbstbuchung

Ein gutes Reisemanagement-Tool ermöglicht den Reisenden, ihre eigenen Buchungen vorzunehmen und ihre Reisen selbst zu verwalten. Es sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, Buchungen intuitiv und einfach durchzuführen.

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Compliance und Richtlinien

Eine wichtige Funktion eines digitalen Geschäftsreise Tools ist die Einhaltung von Richtlinien und Compliance. Das Tool sollte in der Lage sein, die Unternehmensrichtlinien automatisch zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die Buchungen im Einklang mit den Vorgaben erfolgen.

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Umbuchungen und Stornierungen

Flexibilität ist ein entscheidender Faktor bei der Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Ein gutes Reisemanagement-Tool ermöglicht es den Reisenden, ihre Pläne bei Bedarf einfach und unkompliziert zu ändern. Umbuchungen und Stornierungen sollten einfach und schnell durchgeführt werden können.

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Große Auswahl an Reiseoptionen

Ein Reisemanagement-Tool sollte eine große Auswahl an Reiseoptionen bieten, um den Bedürfnissen der Reisenden gerecht zu werden. Es sollte verschiedene Anbieter, Airlines und Transportmöglichkeiten vergleichen und den Reisenden eine breite Palette von Optionen bieten.

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Transparenz und Reporting

Ein gutes Reisemanagement-Tool ermöglicht es den Unternehmen, alle Reisedaten zentral zu erfassen und zu verwalten. Dadurch haben sowohl die Reisenden als auch die Verwaltung jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen. Darüber hinaus sollten umfangreiche Reporting-Funktionen zur Verfügung stehen, um die Reiseausgaben zu analysieren und zu optimieren.

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Unterstützung und Service

Der Kundenservice ist ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines Reisemanagement-Tools. Es sollte einen umfassenden Support bieten, der den Reisenden bei Fragen oder Problemen zur Verfügung steht. Der Kundenservice sollte schnell, zuverlässig und rund um die Uhr erreichbar sein.

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Digitale Reisemanagement Tools: Software-Lösungen für Geschäftsreisen

Es gibt eine Vielzahl von digitaler Reisemanagement Software auf dem Markt, die Unternehmen bei der Planung, Buchung und Verwaltung ihrer Geschäftsreisen unterstützen. Im Folgenden stellen wir 20 Software-Lösungen vor, die sich für Unternehmen jeder Größe eignen.

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4 Tools zum Buchen und Verwalten von Geschäftsreisen

1. Airbnb for Work: Ein Extra-Feature der Buchungsplattform Airbnb. Die Business-Option richtet sich an Geschäftsreisende, die während ihres Aufenthalts viel Wert auf eine private Wohnatmosphäre legen, das Angebot umfasst - wie bei Airbnb üblich - hauptsächlich Ferienwohnungen und Privatunterkünfte.
2. Flightfox: Funktioniert wie ein digitales Reisebüro. Buchende können ihre Reiseplanung anlegen, bevorstehende Reisen einsehen und Spesenberichte herunterladen. Die Buchung und Abwicklung erledigen die Reiseexpert:innen der Plattform.
3. Salestrip: Salestrip ist eine Geschäftsreise-Software von Salesforce, eines im Vertrieb und in der Beratung beliebtem CRM-Tools. Bei Salestrip lassen sich Dienstreisen auf CRM-Ebene nachverfolgen, verwalten und verschiedenen Kundenkonten zuordnen.
4. TravelPerk: TravelPerk ist eine benutzerfreundliche Plattform für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und umfangreiche Funktionen für Reisende und Reisemanager.

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10 Software-Lösungen, die das Reisekostenmanagement vereinfachen

1. Amadeus cytric Travel & Expense: Amadeus cytric Travel & Expense ist eine umfassende Lösung für das Reisemanagement, die Unternehmen bei der Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen unterstützt.
2. Brex: Brex bietet Firmenkreditkarten mit integrierter Kostenverwaltung, eine einfache Nachverfolgung und Verwaltung der Ausgaben und attraktive Prämien und firmenfreundliche Kreditlimits.
3. Circula: Mit dieser Software-Lösung können Unternehmen nicht nur Reisekosten und Auslagen verwalten, sondern auch Mitarbeiter-Benefits, wie z.B. Mobilitätsbudget, Essenszuschuss, Internetpauschale, Erholungsbeihilfe oder Sachbezüge.
4. SAP Concur: Der Klassiker unter den Dienstreise Software. Concur Solutions ist eine umfassende Lösung für das Reisemanagement, die Unternehmen bei der Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen unterstützt.
5. Divvy: Mit der Divvy Software lassen sich Pläne für das Reisebudget erstellen, Spesen in Echtzeit überwachen und Ausgaben genehmigen. Zudem bietet Divvy virtuelle Kreditkarten und Business-Karten, mit denen Einkäufe getätigt, nachverfolgt und für Berichte aufbereitet werden können.
6. Expensify: Expensify ist der Marktführer in Sachen Reisekostenmanagement. Über die App können Mitarbeitende sämtliche Reisekosten per Belegscan digitalisieren, gesammelt einreichen und automatisch erstatten lassen. Zudem ermöglicht Expensify Firmenkreditkarten, Workflows und Payroll-Integrationen.
7. Expensya: Das Tool ermöglicht eine effiziente Ausgabenverwaltung und -steuerung, automatisiert die Buchhaltung, digitalisiert Rechnungen und bietet Unternehmenskreditkarten.
8. Fyle: Bei Fyle handelt es sich um eine Kostenmanagement-Software für schnelle und papierlose Rückerstattungen und ein benutzerfreundliches System. Zu den Funktionen zählen Kilometer-Tracking via KI, automatisierte Workflows, Payroll-Integrationen, Ein-Klick- und Echtzeit-Kostenberichte sowie Compliance- und Kreditkarten-Check
9. Spendesk: Die Spendesk-Software ist eine Komplettlösung und kombiniert Spesenmanagement, Buchhaltung, Rechnungsverwaltung mit Firmenkreditkarten, Reporting-Funktionen sowie Genehmigungsprozessen und Budgetrichtlinien.
10. Yokoy: Die Ausgabenverfolgungssoftware Yokoy erleichtert es Reisekosten nachzuverfolgen, einzureichen und rückzuerstatten. Die Plattform baut auf künstliche Intelligenz, um Informationen automatisch herauszufiltern und Formulare auszufüllen.
    
    

Travel Management Software: Reisemanagement der Zukunft

Digitales Reisemanagement bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeitende. Durch den Einsatz von Reisemanagement-Tools können Unternehmen ihre Geschäftsreisen effizienter planen und verwalten, Kosten sparen, Compliance sicherstellen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Die Auswahl des richtigen Tools zur Unterstützung bei der Reiseplanung, -buchung und -abrechnung ist entscheidend für den Erfolg der digitalen Transformation im Geschäftsreisemanagement.

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Unternehmen können zwischen kompletten Travel Management Systemen, Buchungssoftware oder reiner Reisekostenverwaltung wählen. Das Angebot der Lösungen ist vielfältig und wächst genauso weiter wie die Anzahl der Unterkünfte und Transportmittel. Der gesamte Prozess der Reiseplanung kann dadurch durchaus komplex werden. Mit dem richtigen Reisemanagement-Tool werden Mitarbeitende allerdings intuitiv und einfach durch die einzelnen Schritte der Reiseplanung geführt – und im besten Fall von Expert:innen oder smarten Technologien begleitet. Damit sparen Unternehmen Arbeit, Zeit und oftmals auch unnötige Ausgaben.

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Wenn dein Unternehmen noch kein digitales Reisemanagement-Tool verwendet, solltest du die verschiedenen Optionen auf dem Markt sorgfältig prüfen und das Tool auswählen, das am besten zu den Bedürfnissen und Anforderungen deines Unternehmens passt. Mit einer geeigneten Reisemanagement-Software kannst du Geschäftsreisen effizienter und erfolgreicher gestalten.

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