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Die Car Policy und der Dienstwagenüberlassungsvertrag regeln beide die Nutzung von Firmenwagen und werden deshalb oft in einen Topf geworfen. Gleichwohl unterscheiden sich beide Dokumente grundlegend. Während die Car Policy festlegt, welche Regeln im Unternehmen für alle Dienstwagen gelten, regelt der Überlassungsvertrag, welche Rechte und Pflichten eine bestimmte Person für ein bestimmtes Fahrzeug hat. Erst beide zusammen schaffen Klarheit, für das Unternehmen wie für die Fahrenden. Welche Dokumente erforderlich sind und was in welches gehört im Überblick.
Die Car Policy, auch Dienstwagenrichtlinie oder Dienstwagenordnung genannt, ist das Regelwerk für den gesamten Fuhrpark. Sie beantwortet die Fragen, die für alle Berechtigten gleich sind: Wer bekommt einen Dienstwagen? Welche Fahrzeugklassen und Budgets gelten je Funktion oder Hierarchiestufe? Welche Hersteller, Antriebe und Ausstattungen sind zugelassen? Dazu kommen allgemeine Pflichten wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle, das Verhalten bei Unfällen und Schäden, der Umgang mit Tank- und Ladekarten und, wo vorhanden, Regeln zu Telematik und Datenschutz.
Eine gesetzliche Formvorschrift für die Car Policy gibt es nicht. Unternehmen können sie als interne Richtlinie herausgeben oder, wenn ein Betriebsrat besteht, als Betriebsvereinbarung abschließen, denn viele Inhalte berühren seine Mitbestimmungsrechte, etwa bei Ortungssystemen oder der betrieblichen Lohngestaltung. Entscheidend ist, dass die Regeln verständlich, vollständig und für alle Berechtigten zugänglich sind.
In vielen Unternehmen ergänzt eine Anlage mit Referenzfahrzeugen die Car Policy. Sie zeigt je Berechtigungsstufe Beispielmodelle und Budgetobergrenzen und lässt sich aktualisieren, ohne die Richtlinie selbst anzufassen, etwa wenn Hersteller Preise ändern oder neue Elektromodelle hinzukommen.
Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist die individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitendem über ein konkretes Fahrzeug. Er hält fest, was für genau diese Person gilt:
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein eigener Überlassungsvertrag nicht; die Regeln können auch im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung stehen. Ein separates, von beiden Seiten unterschriebenes Dokument ist trotzdem der übliche und empfehlenswerte Weg. Darf der Wagen privat genutzt werden, ist das ein Teil der Vergütung, den der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres zurücknehmen kann. Soll er den Wagen etwa bei einer Freistellung zurückfordern dürfen, braucht es dafür einen Widerrufsvorbehalt, der die Gründe im Vertrag klar benennt.
In der Praxis verweist der Überlassungsvertrag üblicherweise auf die Car Policy. So müssen die allgemeinen Regeln zum Dienstwagen nicht in jedem Vertrag neu dokumentiert werden, und der Vertrag kann auf individuelle Regelungen beschränkt bleiben. Damit das funktioniert, sind drei Punkte wichtig.
Zunächst sollte den Mitarbeitenden der Inhalt der Car Policy rechtzeitig und transparent kommuniziert werden. Zudem sollten Mitarbeitende den Erhalt der Car Policy schriftlich bestätigen. Nur Regeln, die sie nachweislich kennen, lassen sich später durchsetzen.
Alles, was nur für diese Person gilt, gehört in den individuellen Überlassungsvertrag, beispielsweise Details zum Fahrzeug, eine etwaige Zuzahlung sowie besondere Absprachen zur Privatnutzung oder zur Kostenverteilung.
Schließlich entscheidet die Verweisklausel darüber, ob spätere Änderungen der Car Policy automatisch gelten. In der Praxis verbreitet ist ein Verweis auf die Car Policy „in der jeweils gültigen Fassung". Ob eine solche Klausel im Einzelfall wirksam ist, sollte arbeitsrechtlich geprüft werden, gerade wenn Änderungen Mitarbeitende schlechter stellen.
Unabhängig davon brauchen beide Dokumente eine regelmäßige Pflege. Neue Steuerregeln, die Überlassung eines Elektrofahrzeugs oder geänderte Prozesse in der Abrechnung machen Anpassungen nötig. Bewährt hat sich eine feste Versionsnummer mit Datum, eine kurze Übersicht der Änderungen für die Fahrenden und eine Überprüfung mindestens einmal im Jahr.
Mit Elektroautos kommen neue Fragen hinzu, die sich ebenfalls auf beide Dokumente verteilen. In die Car Policy gehören die allgemeinen Regeln: welche Ladekarte genutzt wird, welche Netze bevorzugt werden und wie mit Blockiergebühren umgegangen wird.
In den Überlassungsvertrag gehört, was das einzelne Fahrzeug und den Dienstwagenberechtigten betrifft, etwa ob ihm eine Wallbox gestellt wird, wem sie gehört und was beim Austritt mit ihr passiert, ob die Stromkosten beim Laden zu Hause erstattet werden und wenn dies zutrifft auch, wie sie nachgewiesen werden.
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Die Mobilität der Mitarbeitenden verändert sich und das sollten Unternehmen auch beim Erstellen ihrer Car Policy berücksichtigen, indem sie Alternativen zum Dienstwagen in die Richtlinien aufnehmen. Unternehmen können ihre Car Policy heute um das Deutschlandticket, ein Dienstrad-Leasing oder ein Mobilitätsbudget erweitern. So wird aus der Car Policy eine Mobility Policy.
Vertraglich lassen sich die Eckpunkte genauso aufteilen, wie Unternehmen es von der Car Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag gewohnt sind. Die Mobility Policy regelt, wer welche Leistungen erhält, der mögliche Einzelvertrag das Individuelle. Beim Dienstrad-Leasing ist das ein eigener Überlassungsvertrag für das Rad. Ein Mobilitätsbudget ist dagegen keinem Fahrzeug zugeordnet; hier treten Teilnahmebedingungen an die Stelle des Überlassungsvertrags, etwa dazu, ob Restbeträge verfallen, was bei Teilzeit oder Austritt gilt und wer welche Nutzungsdaten einsehen kann.
In einem kurzen 15-Minuten-Gespräch zeigen wir Ihnen:
TCO-Rechnung für Ihren Fuhrpark
Leasing vs. Abo vs. Budget im Vergleich
Steuerwirkung & Downsizing-Potenzial
