Taboola

Taboola hatte das Deutschlandticket allen Mitarbeitenden in Deutschland angeboten, und kaum jemand nahm es in Anspruch. Die Kolleg:innen kauften das Ticket selbst und reichten die Kosten über das Spesensystem des Unternehmens ein. Die Belege kamen selten pünktlich. Manche reichten mehrere Monate auf einmal ein, mit uneinheitlichen oder unklaren Verwendungszwecken. Das HR-Team beantwortete deshalb zusätzlich Rückfragen dazu, welche Beträge für welche Monate zurückgestellt worden waren.

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Das Sortieren und Prüfen dieser Anträge dauerte jeden Monat drei bis vier Stunden. Auf Seiten der Mitarbeitenden trat die absehbare Wirkung ein. Die Nutzung lag bei rund 20 %. Das Deutschlandticket war wenig bekannt, und viele fuhren stattdessen mit dem Rad oder dem Auto ins Büro.

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„Vor der Einführung von NAVIT war unser Prozess für das Angebot der Deutschlandtickets umständlich und ineffizient. Für unsere Kolleg:innen war die Erfahrung wenig ansprechend, und die Nutzung blieb gering, weil die Bearbeitung einer Ticketanfrage mehr Arbeit machte als der Kauf des Tickets selbst!“

Dominic Addison-Nelson Benefits & Payroll Advisor EMEA bei Taboola

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Die konkreten Herausforderungen, die Taboola lösen wollte:

• Einführung des Deutschlandtickets
• Geringe Nutzung der angebotenen Benefits
• Manuelle und komplexe Prozesse
• Hoher Verwaltungsaufwand

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Im Dezember 2025 hat Taboola das Deutschlandticket auf NAVIT umgestellt. Die Kolleg:innen bestellen und verwalten ihr Ticket selbst in der NAVIT App, wo es digital vorliegt und sich in die Wallet des Smartphones übernehmen lässt. Niemand reicht mehr einen Beleg ein, weil es keinen Kauf mehr zu erstatten gibt. HR erhält einen standardisierten Monatsreport und gibt ihn direkt an den Payroll-Dienstleister weiter. Darin erscheinen nur Tickets, die tatsächlich bestellt wurden, und damit entfällt der Prüfschritt.

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Die HR- und Payroll-Systeme von Taboola blieben unangetastet. Zwischen ihnen und NAVIT gibt es keine Schnittstelle, die Einführung brauchte deshalb weder ein Integrationsprojekt noch ein Feldmapping. Das zählt für Teams, deren Kernsysteme von einer internationalen Zentrale betreut werden.

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Der Arbeitgeber kann das Deutschlandticket nach §3 Nr. 15 EStG steuerfrei bezuschussen. NAVIT bildet diese steuerliche Behandlung im Monatsreport ab, sodass die korrekten Beträge ohne manuelle Berechnung in der Entgeltabrechnung ankommen.

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Dominic Addison-Nelson nennt vier praktische Vorteile, und zwar das automatische Reporting, die Flexibilität bei den Mobilitätsrichtlinien, die Sichtbarkeit der Umweltwirkung des Benefits und eine Oberfläche, die Mitarbeitende und HR ohne Einarbeitung bedienen können.

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„Seit der Einführung von NAVIT hat sich unsere Welt verändert. Ein automatisierter Reportingprozess und ein einfach zu bedienendes Portal sorgen dafür, dass die Verwaltung der Benefits jetzt nur noch Minuten dauert. Das liegt zum Teil an der guten Oberfläche, aber auch daran, dass die Seite nur die Informationen zeigt, die man für Payroll und HR braucht.“

Dominic Addison-Nelson Benefits & Payroll Advisor EMEA bei Taboola

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Was für Taboola den Unterschied gemacht hat

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Kein Erstattungsprozess erforderlich

Die Kolleg:innen bestellen das Ticket in der NAVIT-App und verwalten es dort. Niemand kauft privat, reicht einen Antrag ein oder wartet auf eine Erstattung.

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Ein Report für Payroll

Das Reporting läuft automatisch. HR übergibt einen standardisierten Monatsreport an den Payroll-Dienstleister, und darin stehen nur die Tickets, die tatsächlich bestellt wurden.

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Kein Integrationsprojekt

NAVIT läuft neben den bestehenden HR- und Payroll-Systemen von Taboola, ohne Schnittstelle dazwischen. Kein IT-Projekt, kein Feldmapping, keine Abhängigkeit von der globalen Zentrale.

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Richtlinien und Wirkung im Blick

Mobilitätsrichtlinien lassen sich im Dashboard anpassen, und die Umweltwirkung des Benefits ist dort sichtbar, statt geschätzt zu werden.

Acht Monate nach dem Start nutzen 92 % der Mitarbeitenden in Deutschland den Benefit. Das sind siebenmal so viele Nutzer:innen wie zuvor. Das Deutschlandticket ist damit vom Randangebot zum Standardbenefit für den Großteil des deutschen Teams geworden.

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Der monatliche Verwaltungsaufwand liegt bei etwa einer Stunde statt der früheren drei bis vier Stunden. Übrig bleibt, einen Report zu prüfen und an den Payroll-Dienstleister zu übergeben.

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„Unsere Nutzung ist explodiert, die Mehrheit unserer Kolleg:innen (92 %) nutzt NAVIT jetzt regelmäßig jeden Monat. Die Kolleg:innen schätzen den Komfort der App und wie einfach sie ihr Ticket verwalten können, ohne dass ihr Tag dadurch lange unterbrochen wird.“

Dominic Addison-Nelson Benefits & Payroll Advisor EMEA bei Taboola

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Auch das Pendelziel, mit dem Taboola gestartet ist, wird erreicht. Mehr Kolleg:innen fahren mit öffentlichen Verkehrsmitteln ins Büro als zuvor, und HR sieht die Umweltwirkung des Benefits im Dashboard, statt sie zu schätzen.

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Taboola beteiligt sich am Ticketpreis, und damit wird das Deutschlandticket zum Deutschlandticket Jobticket. Die Verkehrsunternehmen gewähren einen Rabatt auf den Ticketpreis, sobald der Arbeitgeber mindestens im festgelegten Umfang bezuschusst. Der Arbeitgeberzuschuss senkt die Kosten damit auf beiden Seiten und ist selbst nach §3 Nr. 15 EStG steuerfrei.

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„Durch den Rabatt bekommen wir außerdem noch mehr für unser Geld, und das bei einer durchweg positiven Employee Experience.“

Dominic Addison-Nelson Benefits & Payroll Advisor EMEA bei Taboola

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Das Fazit: Das Ticket blieb gleich, der Prozess hat sich verändert

Am Deutschlandticket selbst hat sich bei Taboola nichts geändert. Gleiches Ticket, gleicher Geltungsbereich, gleiche steuerliche Behandlung. Verändert hat sich, wie die Kolleg:innen an ihr Ticket kommen und was danach in der Entgeltabrechnung ankommt.

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Die Bestellung liegt bei den Kolleg:innen, die das Ticket haben möchten, und sie erledigen sie in der App. Weil nur bestellte Tickets abgerechnet werden, prüft HR nicht mehr, welche Monate ein Antrag abdeckt. Die HR- und Payroll-Systeme von Taboola blieben, wie sie waren, ohne Schnittstelle zu NAVIT und ohne Migration. Der Monatsreport ist der einzige Punkt, an dem beide Seiten zusammenkommen.

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Für das deutsche Team ist der monatliche Verwaltungsaufwand damit von drei bis vier Stunden auf etwa eine gesunken, und die Nutzung ist von rund 20 % auf 92 % gestiegen.

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Sie denken über das Deutschlandticket für Ihr Team nach?

Sprechen Sie mit uns. Wir zeigen Ihnen, wie einfach die Einführung und das monatliche Reporting ablaufen.