Verwaltungsaufwand verringern mit besserem Mobilitätsmanagement

Viele administrative Tätigkeiten lassen sich digitalisieren und automatisieren

HR-Experten wissen, dass sie mit guter Personalarbeit einen echten Wettbewerbsvorteil schaffen können. Die Realität in den meisten Unternehmen sieht allerdings oft anders aus.

Der Großteil der Arbeitszeit von Personaler:innen fließt schließlich in administrative Aufgaben, wie z.B. Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Bescheinigungen. Ein zentrales Ziel der HR sollte daher sein, die Aufwände für derartige Aufgaben zu minimieren.

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Tatsächlich lassen sich die meisten klassischen HR-Prozesse mit einer effizienten Digitalisierungsstrategie vollständig automatisieren.

Digital zu werden ist die richtige Strategie um mehr Zeit für kreative und strategische Themen zu gewinnen und damit Themen, die Personaler:innen am Herzen liegen – Employer Branding, Active Sourcing und Recruiting, Talent Management, Personalentwicklung und die Bindung der Mitarbeiter:innen. 

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Drei gute Gründe, deinen Zeitaufwand für Admin-Aufgaben jetzt zu reduzieren

Erstens kannst du dadurch effizienter und produktiver arbeiten und dich auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren, die dein Fachwissen und deine Erfahrung erfordern.

So kannst du beispielsweise mehr Zeit für Recruiting und Retention von Spitzenkräften oder für die Entwicklung und Umsetzung strategischer HR-Initiativen aufwenden, wenn du den Verwaltungsaufwand reduzierst.

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Zweitens kannst du durch die Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben die Qualität deiner Arbeit verbessern.

Indem du administrative Aufgaben automatisierst, kannst du dich auf die wichtigen zwischenmenschlichen HR-Themen konzentrieren.

So kannst du bessere Entscheidungen treffen, deine Mitarbeiter:innen effektiver unterstützen und Fehler oder Versäumnisse vermeiden, die später zu Problemen führen können.

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Drittens hilft dir die zeitliche Verringerung der administrativen Aufgaben, deine Work-Life-Balance zu verbessern.

Als Personaler hast du einen anspruchsvollen Job mit hohem Leistungsdruck.

Eine Überlastung mit Verwaltungsaufgaben macht es dir schwer, Zeit für dich selbst und deine eigenen Projekte zu finden.

Wenn du den administrativen Aufwand senkst, hast du mehr Zeit, dich zu erholen und dein Privatleben zu genießen. Dadurch bist du glücklicher, gesünder und engagierter bei der Arbeit.

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Reduzierst du den zeitlichen Aufwand für administrative Aufgaben, kannst du deine Arbeit effektiver und effizienter gestalten, die Qualität deiner Arbeit verbessern und eine bessere Work-Life-Balance erreichen.

Dies kann sowohl für dich als Personalleiter:in als auch für das Unternehmen, für das du arbeitest, von Vorteil sein, da es die Personalleistung verbessert und den Gesamterfolg des Unternehmens unterstützt.

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Vier Schritte, die du unternehmen kannst, um den Verwaltungsaufwand zu senken

Es gibt mehrere Maßnahmen, die du als Personaler ergreifen kannst, um die Zeit für administrative Tätigkeiten zu verringern. Diese Schritte können je nach den spezifischen Bedürfnissen und Umständen deines Unternehmens variieren, aber damit schaffst du es, zeitintensive Verwaltungsaufgaben klein zu halten:
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1. Automatisiere Routineaufgaben. Viele Verwaltungsaufgaben, wie z. B. die Planung von Besprechungen, die Erfassung von Urlaubstagen oder die Bearbeitung von Sozialleistungen, können mithilfe von Software oder anderen Tools automatisiert werden. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben sparst du Zeit und musst du sie nicht mehr manuell erledigen, was mühsam und fehleranfällig sein kann.‍
2. Delegiere Aufgaben an andere Teammitglieder. Teile einige deiner Verwaltungsaufgaben mit anderen Teammitgliedern, z. B. mit Personalassistent:innen oder Koordinator:innen. Auf diese Weise lässt sich die Arbeitslast gleichmäßiger verteilen, und du kannst dich auf die wichtigsten oder komplexesten Aufgaben konzentrieren.‍
3. Priorisiere Aufgaben und setze klare Ziele. Priorisiere deine Verwaltungsaufgaben nach ihrer Bedeutung und Auswirkung auf dein Unternehmen. Auf diese Weise kannst du dich auf die Aufgaben konzentrieren, die die größte Wirkung haben, und vermeiden, dass du Zeit mit Aufgaben von geringem Wert verschwendest, die nicht zu den Zielen deines Unternehmens beitragen.
4. ‍Rationalisiere Prozesse und Verfahren. Überprüfe deine Verwaltungsprozesse und -verfahren daraufhin, ob sie vereinfacht oder effizienter gestaltet werden können. Dies kann die Konsolidierung oder Eliminierung unnötiger Schritte, die Standardisierung von Prozessen in deinem Unternehmen oder den Einsatz von Technologien zur Automatisierung oder Beschleunigung von Prozessen beinhalten.

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Insgesamt kannst du die Menge an Verwaltungsaufgaben reduzieren, indem du Routineaufgaben automatisierst, Aufgaben an andere delegierst, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit priorisierst und Prozesse und Verfahren rationalisierst.

Auf diese Weise sparst du Zeit und konzentrierst dich auf die wichtigsten Aufgaben, die zum Erfolg deines Unternehmens beitragen.

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Fünf Gründe, warum ein Mobilitätsbudget den Admin-Aufwand für dich reduziert

1. Mit einem Mobilitätsbudget haben deine Mitarbeiter:innen mehr Kontrolle und Flexibilität über ihre eigenen Mobilitätskosten.
   
   Dadurch musst du als HR-Verantwortlicher weniger komplexe Mitarbeiterbenefits aushandeln und verwalten, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
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2. Ein Mobilitätsbudget ist einfacher und transparenter als ein herkömmlicher Erstattungsprozess.
   
   Dies erleichtert dir die Verwaltung und reduziert langwierige Kommunikationsabläufe mit deinen Mitarbeiter:innen.
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3. Ein Mobilitätsbudget ist flexibler und anpassungsfähiger als eine herkömmliche Reisekostenerstattungssoftware.
   
   So kannst du die Höhe der Leistung problemlos an veränderte Umstände anpassen, z. B. an den Beschäftigungsstatus oder den Arbeitsort.
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4. Ein Mobilitätsbudget ist kostengünstiger als der klassische Dienstwagen. Da deine Mitarbeiter:innen die Leistung zur Deckung eines breiten Spektrums von Mobilitätsdiensten nutzen, kannst du den Fuhrpark deines Unternehmens verkleinern.
   
   Das spart Zeit und Geld im Vergleich zur Bereitstellung und Verwaltung von Dienstwägen für jede:n Mitarbeiter:in.
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5. Ein Mobilitätsbudget lässt sich leichter an die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter:innen anpassen.
   
   So kannst du die Leistung auf bestimmte Mitarbeiter:innen oder Mitarbeitergruppen zuschneiden und gibst ihnen sogar selber die Entscheidungsfreheit, wie sie ihr Guthaben nutzen.
   
   Dadurch wird die Leistung für dein Team attraktiver und du musst weniger verschiedene Benefit-Programme verwalten.

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Das Beste: Ein Mobilitätsbudget ist zu 100% digital und automatisiert. Da das ganze Benefit-Programm digital ist, fällt kein Papierkram an. Auch umständliche und langwierige Reisekostenerstattungsprozesse entfallen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand enorm und sorgt für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, denn dein Team muss sich nicht mit dem Einreichen von Belegen beschäftigen.