Du hast es sicher schon bemerkt: Die Regeln für die Arbeit haben sich rasant verändert. Plötzlich ist es normal, von zu Hause aus zu arbeiten, ins Büro zu kommen ist ein großes Ereignis, und es ist selten, dass alle Kollegen zur gleichen Zeit an einem Ort sind. Die Umstellung auf einen hybriden Arbeitsplatz bedeutet nicht das Ende der Produktivität oder einer starken Unternehmenskultur - aber sie erfordert einige große Veränderungen. Wir haben unsere besten Tipps und nicht zu empfehlende Maßnahmen zusammengestellt, die es deinem Team ermöglichen, von einem reinen Büroarbeitsplatz zu einem hybriden Arbeitsplatz zu wechseln.
Dos and Don’ts - Das sind die Best Practices für einen hybriden Arbeitsplatz:
**1. Befrage deine Mitarbeitenden: Beginne den Prozess, indem du die Bedürfnisse und Präferenzen deiner Mitarbeitenden erfragst. Verstehe, welche Arbeitsmodelle für sie am besten funktionieren, und berücksichtige ihre Rückmeldungen bei der Gestaltung der Richtlinien.
**2. Klarheit und Transparenz schaffen: Stelle sicher, dass das neue Arbeitsmodell klare Richtlinien und Erwartungen enthält. Definiere unternehmensweite Leitplanken, etwa welche Tage im Büro erforderlich sind und welche Flexibilität vorhanden ist, wie die interne und externe Erreichbarkeit gesichert wird und welche zentralen Kommunikationskanäle genutzt werden. Transparenz ist der Schlüssel, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden.
**3. Schaffe die Voraussetzungen für eine klare Kommunikation: Zwischen E-Mail, Chat, Text, Videoanrufen und Online-Kollaborationstools gibt es so viele Möglichkeiten der Kommunikation. Legt gemeinsam fest, welche Tools euer Team verwenden wird, wofür jedes einzelne am besten geeignet ist und wie man am besten mit dem Timing umgeht, damit die Mitarbeitenden nicht zu jeder Zeit Pings erhalten.
**4. Arbeite am Aufbau von Teamvertrauen: Wenn man weniger Zeit miteinander verbringt, kann es länger dauern, starke Beziehungen aufzubauen. Nehmt euch die Zeit, diese Beziehungen zu fördern, sei es durch die Planung gelegentlicher Team-Events, durch die Förderung regelmäßiger 1:1-Gespräche oder durch die Schaffung von Raum für ein informelles Plaudern, bevor ihr zur Tagesordnung übergeht.
**5. Mach das Wohlbefinden eine Priorität: Die Arbeit von zu Hause aus bietet zwar Flexibilität, kann aber auch dazu führen, “Immer Verfügbar” zu sein. Stelle sicher, dass du die Wichtigkeit des Wohlbefindens deiner Mitarbeitenden betonst und ihnen einräumst, sich Pausen zu nehmen und sich abzumelden, wenn sie es benötigen.
**6. Halte deine Mitarbeitenden in der Verantwortung: Es kann leicht passieren, dass man sich zurückzieht, wenn man sich nicht jeden Tag sieht. Vereinbare daher mit deinen Kollegen Ziele und Fristen. Nimm sie in die Pflicht, wenn sie ihre Ziele nicht erreichen, aber erkenne auch ihre Leistungen an.
**7. Feedback und Anpassung: Implementiere regelmäßige Feedback-Mechanismen, um die Effektivität des hybriden Arbeitsmodells zu bewerten. Sei bereit, Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Bedürfnisse ändern, und stelle wie immer sicher, diese offen und transparent zu kommunizieren.
**1. Einheitsgröße für alle: Vermeide es, eine starre Hybrid-Work-Richtlinie zu entwickeln, die für alle Mitarbeitenden gleich ist. Verschiedene Teams und Rollen haben unterschiedliche Anforderungen. Passe deine Richtlinien entsprechend an.
**2. Mangelnde Kommunikation: Vernachlässige nicht die Kommunikation. Informiere deine Mitarbeitenden über Änderungen und biete klare Richtlinien zur Umsetzung. Kommuniziere lieber einmal zu viel als einmal zu wenig.
**3. Mache Veranstaltungen oder Meetings nicht exklusiv: Achte bei der Organisation von Besprechungen oder Veranstaltungen darauf, dass sie für alle geeignet sind. Versammlungen sollten alle einschließen, egal ob deine Mitarbeitenden im Büro sind oder sich aus der Ferne einwählen.
**3. Kontrolle und Mikromanagement: Dies ist eine Selbstverständlichkeit - niemand mag es, mikromanagt zu werden. Lege Fristen fest, kommuniziere die Erwartungen klar und lass deine Kollegen so arbeiten, wie sie es wollen. Messe ihre Leistung an Ergebnissen, nicht an ihrer physischen Anwesenheit im Büro.
**4. Die Unternehmenskultur vergessen: Stelle sicher, dass das hybride Arbeitsmodell die Unternehmenskultur unterstützt. Fördere die soziale Interaktion und das Zusammengehörigkeitsgefühl, auch wenn Mitarbeitende remote arbeiten.
**5. Eine “Wir-gegen-die” Mentalität schaffen: Eine Gefahr für das Betriebsklima und die Teamkommunikation kann es sein, wenn eine "Wir-gegen-die"-Mentalität entsteht. Es kann eine besondere Herausforderung darstellen, wenn einige Mitarbeitende Vollzeit vor Ort arbeiten, während andere remote oder in einem hybriden Modell tätig sind. Viele sind so sehr daran gewöhnt, im Büro zu arbeiten, dass es schwierig sein kann, sich daran zu erinnern, dass Kollegen, die im Home-Office arbeiten, nicht alle Gespräche mitbekommen oder über die Ereignisse am Büro informiert sind. Deshalb ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass alle Kollegen auf dem Laufenden bleiben und zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den benötigten Materialien haben.
**5. Mangelnde Flexibilität: Eine der größten Stärken der Hybrid-Arbeit ist die Flexibilität. Vermeide unnötige Restriktionen, die die Vorteile dieser Arbeitsweise zunichte machen könnten. Biete zudem passende Mitarbeiterbenefits an, die auf das neue hybride Arbeitsmodell eingehen und deine Mitarbeitenden im beruflichen wie privaten Alltag individuell unterstützen.
Eine gut durchdachte Hybrid-Arbeitsrichtlinie kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, die Bindung von Talenten fördern und die Produktivität erhöhen. Indem du die Dos befolgst und die Don'ts vermeidest, kannst du sicherstellen, dass deine Richtlinie effektiv und nachhaltig ist.
Denke daran, dass ein erfolgreiches Hybrid-Arbeitsmodell kontinuierliche Anpassungen erfordern kann, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Bleibe offen für Feedback und Flexibilität, um sicherzustellen, dass deine Mitarbeitenden die bestmögliche Arbeitsumgebung haben.
Mit einer gut durchdachten Hybrid-Arbeitsrichtlinie und dazu passenden Mitarbeiterbenefits können Unternehmen die Zukunft der Arbeit gestalten und gleichzeitig die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden erfüllen.
