Ladekosten automatisiert & steuerfrei erstatten – NAVITs neue Heimladelösung | Jetzt entdecken!
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Der Countdown läuft: Zum 31. Dezember 2025 enden die bisherigen steuerfreien Pauschalen für das Heimladen von E-Dienstwagen. Ab Januar 2026 müssen Unternehmen und ihre Beschäftigten für eine steuerfreie Abrechnung die tatsächlichen Ladekosten kWh-genau nachweisen. Was das neue Schreiben des Bundesministerium für Finanzen (BMF) für Ihre Abrechnung bedeutet und wie Sie rechtssicher ins neue Jahr starten, haben wir in unserem Experten-Webinar geklärt.
Am 4. Dezember haben wir gemeinsam mit Juri Preis (Steuerexperte, Smarta), Benedikt Middendorf (Director Automotive Mobility, Deloitte) und René Braun (CEO, NAVIT) die neuen gesetzlichen Vorgaben analysiert. Die gute Nachricht vorweg: Zwar sind Unternehmen mit mehr Nachweispflichten konfrontiert, doch durch ein neues Wahlrecht und digitale Lösungen wird die Umsetzung für Unternehmen deutlich flexibler und letztlich einfacher.
Falls Sie das Webinar verpasst haben, finden Sie hier die wichtigsten Erkenntnisse und alle Antworten aus unserer Q&A-Session zusammengefasst. Die Aufzeichnung in voller Länge können Sie hier ansehen.
Ab dem 01.01.2026 ist eine steuerfreie Erstattung von Heimladekosten (§ 3 Nr. 50 EStG) nur noch zulässig, wenn der tatsächliche Verbrauch (kWh) nachgewiesen wird. Die bisherigen monatlichen Pauschalen ohne Nachweis entfallen. Wer seine Prozesse nicht anpasst, riskiert Lohnsteuerrisiken.
Um Bürokratie abzubauen, erlaubt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun zwei Wege für die Ermittlung des Strompreises:
Für die steuerliche Anerkennung sind keine teuren, eichrechtskonformen Wallboxen mehr zwingend erforderlich. Eine MID-konforme Wallbox reicht künftig aus. Das BMF akzeptiert zudem auch Ladedaten aus Fahrzeug-Apps oder von mobilen Stromzählern. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen nicht massiv in neue Hardware investieren, um Heimladekosten rechtssicher abzurechnen.
Die steuerlichen Änderungen sind nicht nur ein Thema für die Buchhaltung, sondern haben direkte strategische Implikationen für das Fuhrparkmanagement. Benedikt Middendorf (Deloitte) hob im Webinar drei zentrale Handlungsfelder hervor:
Mit dem Wegfall der Pauschalen ohne Nachweis steigt das Haftungsrisiko für Unternehmen. Werden steuerfreie Erstattungen ohne korrekte Belege (kWh-Nachweis) ausgezahlt, drohen bei Lohnsteuer-Außenprüfungen empfindliche Nachzahlungen. Die bisherige Praxis "wird schon passen" oder manuelle Excel-Listen sind ab 2026 keine Option mehr. Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, die Plausibilität der Daten sicherzustellen.
Heimladen ist mit ca. 32 Cent/kWh immer noch rund 50 % günstiger als öffentliches Laden (~60 Cent/kWh). Wenn der Abrechnungsprozess für Mitarbeiter jedoch zu bürokratisch wird (z. B. händisches Sammeln von Zählerständen), weichen diese bequemlichkeitshalber auf teure öffentliche Ladesäulen aus. Eine einfache, digitale Heimladelösung ist daher ein direkter Hebel zur Senkung der Total Cost of Ownership (TCO).
Unternehmen müssen ihre Dienstwagenrichtlinien (Car Policies) jetzt überprüfen. Legen Sie fest, welches Erstattungsmodell (Spitzabrechnung oder Pauschale) Sie bevorzugen und ziehen Sie bei Bedarf Obergrenzen (Caps) ein, um Kostenexplosionen zu vermeiden. Auch wenn das Gesetz unlimitierte steuerfreie Erstattungen erlaubt, ist eine interne Budgetierung ratsam, um die Kostenkontrolle zu behalten.
Im Webinar erreichten uns zahlreiche Fragen zur praktischen Umsetzung. Hier haben wir die wichtigsten Antworten für Sie gesammelt.
Sind eichrechtskonforme Wallboxen zwingend erforderlich?
Nein. Das BMF-Schreiben enthält eine Öffnungsklausel. Da plausible Aufzeichnungen genügen, können auch Daten aus Fahrzeug-Apps oder nicht-eichrechtskonformen Wallboxen (z.B. MID-konform) verwendet werden.
Gilt der Wegfall der Eichrechtspflicht auch bei dynamischen Stromverträgen?
Ja. Da zur Vereinfachung oft mit Durchschnittswerten (monatlicher Durchschnittspreis oder amtliche Pauschale) gearbeitet wird, ist eine hochkomplexe, eichrechtskonforme Zeit-Erfassung jeder einzelnen Kilowattstunde steuerlich nicht zwingend notwendig.
Gilt die neue Regelung nur für reine Elektroautos oder auch für Hybride?
Nein, sie gilt gleichermaßen für reine Batterieelektrofahrzeuge (BEV) und extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge (PHEV), sofern diese die gesetzlichen Mindestanforderungen (z.B. elektrische Reichweite) erfüllen.
Was passiert bei dynamischen Stromtarifen (z.B. Tibber)?
Hier darf ein durchschnittlicher monatlicher Strompreis (inkl. Grundgebühr) ermittelt werden. Alternativ greift die amtliche Strompreispauschale. In der NAVIT-Lösung kann der Mitarbeiter Preisänderungen einfach per Screenshot belegen.
Was, wenn der reale Strompreis des Mitarbeiters höher ist als die amtliche Pauschale?
Der Arbeitgeber kann sich entscheiden, die tatsächlichen Kosten zu erstatten (Spitzabrechnung), wenn diese höher sind als die Pauschale (z.B. 38 Cent real vs. 34 Cent Pauschale). Unsere Software kann im Hintergrund prüfen, welcher Weg günstiger oder fairer ist.
Gibt es einen Vorsteuerabzug für den Strompreis des Arbeitnehmers?
Nein. Da der Stromvertrag privat auf den Arbeitnehmer läuft, ist kein Vorsteuerabzug für das Unternehmen möglich. Es werden die Brutto-Kosten als steuerfreier Auslagenersatz erstattet.
Können Erstattungsbeträge gedeckelt werden?
Ja. Obwohl das Gesetz eine unlimitierte steuerfreie Erstattung der tatsächlichen Kosten erlaubt, können Unternehmen in ihrer Car Policy eigene Obergrenzen (Caps) definieren, um Budgets zu schützen.
Wie wird getrennt nachgewiesen, wenn auch im Büro geladen wird?
Laden im Büro läuft über den Firmenzähler und ist separat steuerfrei (§ 3 Nr. 46 EStG). Für die Heimlade-Erstattung nutzen digitale Tools GPS-Daten, um Ladevorgänge automatisch als „Zuhause“, „Öffentlich“ oder „Arbeit“ zu kategorisieren.
Muss der Arbeitgeber die Belege selbst aufbewahren?
Ja, der Arbeitgeber ist nachweispflichtig und muss die Belege zum Lohnkonto nehmen. Eine dezentrale Aufbewahrung beim Mitarbeiter reicht nicht aus. Digitale Lösungen wie NAVIT speichern diese Daten zentral und revisionssicher für Sie.
Kann der Nachweis auch über die Einkommensteuererklärung erfolgen?
Ja, wenn der Arbeitgeber nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten geltend machen. Allerdings verlangt das Finanzamt ab 2026 voraussichtlich auch hier Einzelnachweise. Die direkte Erstattung über den Arbeitgeber ist meist lohnender.
Der 1. Januar 2026 kommt schneller als gedacht. Wer jetzt auf eine automatisierte Lösung setzt, spart nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern sichert sich auch gegen steuerliche Risiken ab.
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