Zenjob

Vor der Anbindung an NAVIT lief die Pflege der Benefit-Nutzer:innen bei Zenjob von Hand. Jede Einstellung und jede Beendigung musste einzeln im System nachgezogen werden, in mehreren Schritten und ohne Abgleich mit dem HR-System. Bei einem Unternehmen, dessen Geschäftsmodell auf Flexibilität beruht, summiert sich das.

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Gleichzeitig sollte der Benefit selbst breit genug sein, um für unterschiedliche Lebensrealitäten zu funktionieren. Zenjob wollte das Deutschlandticket abbilden, ein flexibles Angebot für alle bereitstellen und den eigenen Nachhaltigkeitszielen näherkommen.

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Die konkreten Herausforderungen, die Zenjob lösen wollte:

• Manuelle und mehrstufige Prozesse bei Ein- und Austritten
• Hoher administrativer Aufwand im People Team
• Fehleranfälligkeit durch Handarbeit ohne Systemabgleich
• Ein Benefit, der für unterschiedliche Mitarbeitende funktioniert
• Umsetzung des Deutschlandtickets
• Beitrag zu den eigenen Nachhaltigkeitszielen

Zenjob hat diese Punkte mit zwei NAVIT-Produkten erreicht. Über die NAVIT Mobilitätskarte erhalten Mitarbeitende ein monatliches Guthaben, das sie im Rahmen der definierten Mobilitätsrichtlinie frei einsetzen können. Zusätzlich lässt Zenjob Kosten für ÖPNV-Tickets über NAVIT erstatten. Arbeitgeberzuschüsse zum Deutschlandticket und zu anderen ÖPNV-Tickets können nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei gewährt werden, NAVIT bildet die Abrechnung dafür automatisiert ab.

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Den größten Unterschied im Tagesgeschäft macht die Anbindung an HiBob. Neue Mitarbeitende werden aus dem HR-System heraus angelegt, das People Team bestätigt die Zuweisung mit einem Klick. Beim Austritt genügt die Eingabe des letzten Arbeitstags in HiBob, den Rest übernimmt die Schnittstelle. Damit fällt der Schritt weg, der vorher am meisten Zeit gekostet hat, nämlich der manuelle Abgleich zwischen Personalstammdaten und Benefit-Verwaltung.

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Davon zeigt sich auch Gavin Lesh, Lead People Experience Manager bei Zenjob, erleichtert:

„Vor der Integration von NAVIT und HiBob mussten wir alle Ein- und Austritte manuell bearbeiten. Dank der automatisierten Schnittstelle gehört das der Vergangenheit an. Auch unser Aufwand hat sich drastisch reduziert: Im Onboarding verbleibt statt dreier manueller Schritte nur noch ein einziger Klick zur Genehmigung. Beim Offboarding reicht die Eingabe des letzten Arbeitstags in HiBob. Die Integration spart uns enorm viel Zeit – wir sind absolut begeistert!“

Gavin Lesh Lead People Experience Manager bei Zenjob

Die laufende Verwaltung von NAVIT beansprucht bei Zenjob heute rund eine Stunde im Monat. Gegenüber der vorherigen Lösung spart das People Team nach eigener Einschätzung ein bis zwei Stunden monatlich, abhängig davon, wie viele Ein- und Austritte anfallen.

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Neben der reinen Zeitersparnis nennt Zenjob einen zweiten Effekt, der sich schlechter in Stunden fassen lässt. Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger Fehler in den Stammdaten.

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Gavin Lesh erklärt, warum Zenjob sich für NAVIT entschieden hat:

„NAVIT ist für uns ein Benefit, den unser Team begeistert nutzt – das breite Angebot bietet wirklich für jeden etwas. Genauso überzeugt uns das Produkt hinter den Kulissen: Der administrative Aufwand für unser People Team ist minimal. Und wenn doch mal Fragen auftauchen, ist der Support blitzschnell und freundlich. Zusammen mit unserer großartigen Account Managerin fühlen wir uns rundum perfekt betreut!“

Gavin Lesh Lead People Experience Manager bei Zenjob