ÖPNV-Ticketerstattungen erklärt. Mobilitätsbudget & Steuervorteile nutzen.

In Kürze

  • Das Wesentliche. Mitarbeitende können mit ihrem Mobilitätsbudget Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel kaufen.

    Das funktioniert mit NAVIT auf drei unterschiedlichen Wegen.

    1. Buchen und bezahlen mit der Mobilitätsbudget-Karte in den Apps der Verkehrsbetriebe.

    2. Buchen und bezahlen eines 49-Euro-Tickets oder Jobtickets in der NAVIT App.

    3. Kaufen der Fahrkarte am Schalter oder Automaten und über die NAVIT App erstatten lassen.
  • Welche Tickets sind erstattungsberechtigt? Alle Tickets, die dem ÖPNV zugeordnet werden können, d.h. Tickets für den öffentlichen Nah- und Regionalverkehr, wie Einzelfahrkarten, Tagestickets, Monatstickets, Jobtickets und Zuschüsse zu Fahrkarten (anteilig oder vollständig), sowohl für die Fahrten zum Büro als auch für private Fahrten.
  • Erstattungsprozess.

    Schritt 1: Fahrkarte am Automaten kaufen.

    Schritt 2: Ticket scannen und in der NAVIT App hochladen.

    Schritt 3: Warten, NAVIT prüft und genehmigt die Erstattung.

    Schritt 4: Der Erstattungsbetrag wird vom monatlichen Guthaben direkt abgezogen.

    Fertig!
  • Steuerlicher Vorteil. Wenn du das Benefit zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährst, können die Rückerstattungen über die Lohnabrechnung steuerfrei geleistet werden.

    Alternativ kannst du die Tickets und Kostenerstattungen auch anstelle von Gehalt gewähren. Diesen Vorteil rechnest du dann mit 25% pauschaler Lohnsteuer ab.

Inhalt

Wie nutzt dein Team das Mobilitätsbudget für ÖPNV-Fahrten?

Tatsächlich nutzen Mitarbeiter:innen das Mobilitätsbudget am häufigsten für den Kauf von Fahrkarten für Bus und Bahn.

Dein Team greift mit dem NAVIT Mobilitätsbudget auf Tickets aller Verkehrsbetriebe sowie der Bahn in Deutschland als auch weltweit zu und kauft mit der Mobilitätsbudget-Karte Einzelfahrscheine, Kurzstreckentickets, Wochen- oder Monatskarten.

Wer genau weiß, dass er oder sie die nächsten zwölf Monate regelmäßig mit Bus und Bahn unterwegs sein wird, kann darüber hinaus ganz bequem ein Monats- oder Jahresabo (z. B. Deutschlandticket oder Jobticket) bei den Verkehrsunternehmen abschließen.

Bekommen deine Mitarbeiter:innen ein Mobilitätsbudget als Fahrtkostenzuschuss, haben sie mit NAVIT drei Möglichkeiten Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel mit ihrem Guthaben zu buchen und zu bezahlen.

  1. NAVIT Mobilitätsbudget-Karte. Buchen und bezahlen mit der NAVIT Mobilitätsbudget-Karte in den Apps der Verkehrsunternehmen.
  2. 49-Euro-Ticket oder Jobticket. Buchen und bezahlen eines Deutschlandtickets oder Jobtickets in der NAVIT App.
  3. ÖPNV-Erstattung. Kaufen der Fahrkarte am Schalter oder Automaten und über die NAVIT App erstatten lassen.
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Wie funktionieren ÖPNV-Erstattungen mit NAVIT?

NAVIT bietet dir und deinem Team die Möglichkeit, Fahrkarten die nicht digital mit der Mobilitätsbudget-Karte bezahlt, sondern z.B. am Schalter oder am Ticketautomaten gelöst wurden, im Nachhinein zu erstatten. Der Prozess für die Erstattung ist ganz einfach.

  1. Mitarbeitende können das gesamte oder einen Teil des Guthabens für ÖPNV-Erstattungen nutzen.

    Das Budget kann in der NAVIT App individuell zwischen den von dir angebotenen NAVIT Modulen aufgeteilt werden.
  2. Die Mitarbeiter:innen können analog gelöste Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel hochladen und den Betrag bis zu ihrem zugewiesenen Budget zurückfordern. 
  3. Du als Unternehmen erhältst in deinem monatlichen Mobilitätsbericht die Informationen, die deine Lohnbuchhaltung für die Erstattung an die Mitarbeiter:innen benötigt.

Deine Mitarbeiter:innen kaufen die Tickets, scannen sie ein und laden sie in der NAVIT App hoch. Deine Mitarbeiter:innen belegen damit ihre Fahrtkosten und du erstattest ihnen die Kosten über das Mobilitätsbudget zurück.

Welchen steuerlichen Vorteil hat dein Unternehmen?

Öffentliche Verkehrsmittel Steuerbegünstigung nach §3 Nr. 15 EStG
ÖPNV (Bus, Tram, U-Bahn, S-Bahn, Regionalzug) Steuerfrei sind alle Fahrten. Arbeitgeber können Tickets als Sachzuwendung oder über ÖPNV-Zuschuss als Barlohn (Erstattung) abrechnen.
Fernverkehr (ICE, IC, EC, Nachtzug, Fernbus) Steuerfrei ist nur der Arbeitsweg. Private Nutzung ist grundsätzlich steuerpflichtig. Arbeitgeber können Tickets als Sachzuwendung oder über ÖPNV-Zuschuss als Barlohn (Erstattung) abrechnen.
Klassische Jobtickets Jobtickets sind steuer- und abgabenfrei. Die Ticketkosten hängen vom Verkehrsverbund ab. Jobtickets sind zusätzlich zu Sachbezügen möglich.
Deutschlandticket Als Jobticket oder über Erstattung steuerfrei. Deutschlandticket ist zusätzlich zu Sachbezügen möglich. Bezuschusst der Arbeitgeber das Ticket mit mindestens 25%, wird es mit 5% rabattiert.
BahnCard 100 Steuerfrei, wenn Amortisationsgrundsätze erfüllt sind. Amortisation: BahnCard günstiger als Kosten der Einzeltickets für den Arbeitsweg.

Der Staat hat die Bedeutung umweltfreundlicher Verkehrsmittel inzwischen erkannt.

Die Fahrtkosten umweltfreundlicher Verkehrsmittel, wie Bus und Bahn, werden staatlich bezuschusst. Fahrten mit dem ÖPNV sind damit grundsätzlich von der Steuer befreit, wenn du es im Rahmen des Arbeitsvertrages anbietest.

Wenn du das Mobilitätsbenefit als Fahrtkostenzuschuss zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährst, leistest du die Erstattungen über die Lohnabrechnung steuerfrei.

Alternativ kannst du die Tickets und Kostenerstattungen auch anstelle von Gehalt gewähren. Diesen Vorteil rechnest du dann mit 25% pauschaler Lohnsteuer ab.

Für dein Unternehmen ist das folglich nicht nur kostengünstiger als ein Dienstwagen, sondern es ermutigt deine Mitarbeiter:innen zu klimafreundlicheren und gesünderen Arbeitswegen.

Das rechnet sich für dein Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Du kannst deinem Team so zusätzliche Benefits anbieten und gleichzeitig nachhaltige Mobilität fördern.

Unsicher, wie du die betriebliche Mobilitätsstrategie organisieren sollst?

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Wie weisen deine Mitarbeiter:innen die Kosten ihrer ÖPNV-Tickets nach?

Deine Mitarbeiter:innen kaufen die Tickets am Schalter oder Automaten, scannen die Fahrkarte und laden sie in der NAVIT App hoch.

Dabei prüft NAVIT den Anbieter des Tickets, die Höhe des Ticketpreises, sowie Datum, Zeit und Gültigkeitsdauer des Tickets. Soweit die Tickets unter ÖPNV zugeordnet werden können, werden die Tickets genehmigt und von NAVIT gespeichert.

Deine Mitarbeiter:innen belegen damit ihre Fahrtkosten und du erstattest ihnen die Kosten direkt über das Mobilitätsbudget. In der NAVIT App können deine Mitarbeiter:innen dann ihren neuen Guthabenstand einsehen.

Steuerrechtliche Details für die Lohnabrechnung hier zum nachlesen:

  1. Steuerfreie Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei Überlassung von Jobtickets: § 3 Nr. 15 EStG
  1. Pauschalisierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen mit 25% (ohne Anrechnung auf die Entfernungspauschale): § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 EStG
  2. BMF-Schreiben vom 15.8.2019 zu Arbeitgeberleistungen für Fahrten im öffentlichen Nah- und Fernverkehr

Haftungsausschluss:

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-information und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Der Anbieter kann trotz sorgfältiger Recherche keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Fragestellungen konsultiert bitte unbedingt eine:n Steuerberater:in oder Rechtsanwält:in.

Das Mobilitätsbudget befindet sich im Entwurf des Jahressteuergesetz 2024.

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Stefan Wendering
Stefan ist Freelance Autor und Redakteur bei NAVIT. Zuvor arbeitete er bereits für Start-ups und im Mobilitätskosmos. Er ist ein Experte für urbane und nachhaltige Mobilität, Mitarbeiter-Benefits und New Work. Neben Blog-Inhalten erstellt er auch Marketingmaterialien, Taglines & Content für Websites und Fallstudien.

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