Steuerfreie Tankgutscheine & Tankkarten: Vorteile, Nutzung & Sachbezug

Steuerfreie Tankgutscheine sind in vielen Unternehmen ein beliebtes Gehaltsextra für ihre Mitarbeitenden, gerade in Regionen, wo viele mit dem Auto zur Arbeit pendeln (müssen). Dabei geben Arbeitgeber den Angestellten Tankgutscheine in Papierform, die an bestimmten Tankstellen eingelöst werden können. Einige Tankstellenbetreiber bieten mittlerweile auch wiederaufladbare Karten als Tankgutscheine oder Tankkarten an. 

Der Gesetzgeber hat in der Vergangenheit immer wieder die Regelungen für die Nutzung des Tankgutscheins vom Arbeitgeber angepasst. Seit Anfang 2022 gilt so für den Sachbezug, über den Tankgutscheine oder Tankkarten für Mitarbeiter in der Regel abgerechnet wird, ein höherer Steuerfreibetrag. Dieser wurde von 44 Euro auf 50 Euro pro Monat angehoben. So können Arbeitgeber ihre Angestellten mit bis zu 50 Euro im Monat steuer- und sozialabgabenfrei unterstützen. Daher sind sie eine willkommene finanzielle Entlastung für pendelnde Mitarbeitende.

Doch was ist mit Mitarbeitenden, die kein Auto haben oder es nicht häufig nutzen? Der Einsatz von steuerfreien Tankgutscheinen kommt nicht dem gesamten Team zugute. Auch in Hinblick auf den Klimaschutz ist es keine gute Wahl das Autofahren explizit zu fördern. Deshalb gibt es inzwischen mit dem Mobilitätsbudget eine moderne Alternative, die sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber entscheidende Vorteile bringt und gleichermaßen für alle Mitarbeitenden eingesetzt werden kann. Dieser Artikel klärt über Tankgutscheine und Tankkarten auf, erläutert wie Arbeitgeber diese steuerfrei gewähren können und zeigt, warum das Mobilitätsbudget eine zeitgemäße Option sein kann.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Tankgutscheine steuerfrei gewähren.
  • Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter profitieren bei steuerfreien Tankgutscheinen von finanziellen Vorteilen.
  • Für Tankgutscheine müssen Arbeitgeber bestimmte steuerrechtliche Regelungen beachten.
  • Tankkarten für Mitarbeiter sind moderne Alternativen und spielen besonders in Unternehmen mit Fuhrpark eine große Rolle.

Inhalt

Was ist ein Tankgutschein?

Für viele Arbeitgeber sind Tankgutscheine eine bequeme Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden finanziell zu entlasten, in der Annahme, dass ein großer Teil der Beschäftigten von ihnen profitiert. Deshalb werden diese gerne von Arbeitgebern als zusätzliches Gehaltsextra angeboten und als Mitarbeiter-Benefit für eine höhere Mitarbeiterbindung eingesetzt.

Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss für Mitarbeitende zum Tanken kommt in Papierform, als Tankkarte oder als digitales Guthaben und kann bei teilnehmenden Tankstellen eingelöst werden. Da die Tankgutscheine für Mitarbeiter unter den Sachbezug fallen und diesbezüglich der Steuerfreibetrag seit 2022 von 44 Euro auf 50 Euro erhöht worden ist, können Arbeitgeber ihre Angestellten mit bis zu 50 Euro im Monat steuer- und sozialabgabenfrei unterstützen. Daher sind sie eine willkommene finanzielle Entlastung für pendelnde Mitarbeitende.

Wie funktioniert eine Tankkarte für Mitarbeiter?

Als Alternative zu klassischen Tankgutscheinen gibt es Tankkarten einzelner Tankstellenketten. Eine Tankkarte funktioniert ähnlich wie eine herkömmliche Kreditkarte. Die Mitarbeitenden verwenden sie an der Tankstelle, indem sie sie am Kartenterminal einschieben oder kontaktlos verwenden. Die Kosten werden dann direkt von einem vorab festgelegten Konto abgebucht. Dies ermöglicht Unternehmen eine transparente Verwaltung der Ausgaben.

Welche Vorteile gibt es bei Tankgutscheinen für Mitarbeitende und Arbeitgeber?

Vorteile für Arbeitgeber

  • Kosten können steuerlich geltend gemacht werden
  • Bis zu 50 Euro: Keine Lohnnebenkosten fällig
  • Geringere Kosten im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung
  • Stärkt Mitarbeiterbindung und -motivation
  • Besseres Employer Branding
  • Erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber beim Recruiting

 

Vorteile für Arbeitnehmende

  • Nutzung des Sachbezugs: Es fallen keine Steuern und Abgaben an
  • Nettolohnoptimierung
  • Bis zu 600 Euro jährlich zusätzlich zum regulären Gehalt
  • Gefühl von Wertschätzung und Anerkennung
  • Sinnvoller Benefit, der im Alltag genutzt werden kann

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Welche Formen von Tankgutscheine für Mitarbeitende gibt es?

Es gibt drei Arten Tankgutscheine Mitarbeitern anzubieten:

Klassische Tankgutscheine

Unternehmen erwerben Gutscheine (je maximal 50 Euro) bei einer Tankstellenkette oder kaufen Tankgutscheine online und händigen diese den Mitarbeitenden aus. Diese Gutscheine können bei einer bestimmten Tankstellenkette oder einer Gruppe von Tankstellen eingelöst werden. Gutscheine gelten nur für den Monat, in denen sie gewährt werden. Rückwirkend oder im Voraus gewährte Gutscheine sind nicht möglich.

Vorteile:

  • Keine zusätzlichen Kosten

Nachteile:

  • Hoher Aufwand für Arbeitgeber
  • Mitarbeitende ohne Auto profitieren nicht davon
  • Es gibt keinen Tankgutschein für alle Tankstellen

Tankkarten

Unternehmen können auch Tankkarten einer Tankstellenkette an ihre Mitarbeitenden aushändigen. Tankkarten für Mitarbeiter sind spezielle aufladbare Prepaid-Karten, die ausschließlich für den Kauf von Kraftstoff an Tankstellen verwendet werden können. Sie sind oft mit einem bestimmten Netzwerk von Tankstellen verbunden. Es lohnt sich ein Vergleich der Anbieter von Tankkarten. Zu beachten ist, die Tankkarte für Mitarbeiter auf maximal 50 Euro im Monat zu limitieren, damit der Sachbezug steuerfrei gewährt werden kann.

Vorteile:

  • Weniger Aufwand als bei klassischen Tankgutscheinen für Mitarbeiter

Nachteile:

  • Normalerweise an bestimmte Tankstellenketten gebunden (Anbieter vergleichen)
  • Mitarbeitende ohne Auto profitieren nicht davon

Virtuelle Prepaid-Karte

Als Alternative zu klassischen Tankgutscheinen und Tankkarten können Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein flexibles Mobilitätsbudget anbieten. Dieses Budget können Mitarbeitende nicht nur zum Tanken ausgeben, sondern damit auch den ÖPNV, Sharing-Angebote oder Fahrrad- und Auto-Abos nutzen. Das Tankguthaben wird über eine virtuelle Prepaid-Karte in der App des Mobilitätsbudget-Anbieters bereitgestellt.

Vorteile:

  • Arbeitgeber sparen Zeit und Ressourcen
  • Überblick über alle Mobilitätsbenefits
  • Mehr Flexibilität für Mitarbeitende
  • Auch Mitarbeitende ohne Auto profitieren von dem Angebot
  • Tankguthaben bei verschiedenen Tankstellenketten einlösbar
  • Als Hybridkarte sogar für das Aufladen von E-Autos einsetzbar

Gibt es eine Tankkarte oder einen Tankgutschein für alle Tankstellen?

Sowohl Tankkarten als auch Tankgutscheine für Mitarbeiter sind oft an bestimmte Tankstellenketten oder Netzwerke gebunden. Zwar können Arbeitgeber mittlerweile Tankgutscheine online kaufen und müssen nicht mehr zur Tankstelle gehen, einen steuerfreien Tankgutschein für alle Tankstellen gibt es in der Regel nicht. Es ist wichtig, die Akzeptanzstellen im Voraus zu prüfen. Mobilitätsbudget-Anbieter wie NAVIT kooperieren jedoch mit mehreren Partnern und bieten Tankkarten an, die bei verschiedenen Tankstellenketten genutzt werden können. 

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Steuerliche Aspekte: Sind Tankkarten oder Tankgutscheine steuerpflichtig?

Bis zu einem Betrag von 50 Euro im Monat sind Tankkarten und Tankgutscheine vom Arbeitgeber als Mitarbeitergutscheine nicht steuer- und abgabenpflichtig, wenn sie als Sachzuwendung bzw. über den Sachbezug gewährt werden. Liegt der Wert des Tankgutscheins über 50 Euro, fallen für den gesamten Betrag Steuern und Abgaben an.

Als einzige Ausnahme bei Mitarbeitergutscheinen gelten Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen. Arbeitgeber können bis zu dreimal im Jahr Gutscheine mit einem Wert von höchstens 60 Euro steuerfrei ausgeben. Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro sind wiederum steuerpflichtig.

Arbeitgeber können den Tankgutschein oder die Tankkarte als Betriebsausgaben bzw. betrieblich veranlasste Sachzuwendungen steuerlich absetzen. So profitieren Unternehmen beim Bereitstellen von Tankgutscheinen und -karten nicht nur von einer besseren Mitarbeiter-Retention, sondern auch von steuerlichen Vergünstigungen.

Tankgutscheinen als steuerfreier Sachbezug: Rechtliche Grundlagen im Überblick

Das sind die rechtlichen Grundlagen zum steuerfreien Tankgutschein auf einen Blick:

  • Steuerfreie Tankgutscheine zählen zu den steuerfreien Sachbezügen
  • Diese Art der Arbeitgeberzuschüsse darf nicht bar ausgezahlt werden.
  • Steuerfreie Sachbezüge sind freiwillige Zusatzleistungen des Arbeitgebers und nicht Gehaltsbestandteil.
  • Seit 2022 gilt bei Sachbezügen und Tankgutscheinen eine Steuerfreigrenze von 50 Euro. Zuvor lag die Grenze bei 44 Euro.
  • Rechtliche Grundlage hierfür ist § 8 Abs. 2 S. 1 EStG.
  • Bei gleichzeitig gewährten Sachbezügen, zum Beispiel einem Sachgeschenk und einem Tankgutschein in einem Monat, werden die Kosten dafür addiert. Hierbei darf die neue Bruttogrenze von 50 Euro nicht überschritten werden.

Somit können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern jährlich bis zu 600 Euro Tankgutscheine steuerfrei zukommen lassen. Der Tankgutschein für Mitarbeiter ist eine moderne Form der Mitarbeitermotivation und Belohnung.

Wie bekommen Mitarbeitende eine Tankkarte oder einen Tankgutschein steuerfrei?

Arbeitgeberzuschüsse wie Tankkarten und Tankgutscheine sind steuerfrei, wenn sie als Sachzuwendung angewendet werden und den monatlichen Steuerfreibetrag von 50 Euro nicht übersteigen. Das bedeutet, Mitarbeitende erhalten einen Tankgutschein oder eine Tankkarte steuerfrei, wenn sie von ihrem Arbeitgeber einen Sachbezug zusätzlich zu ihrem regulären Gehalt gewährt bekommen, der 50 Euro nicht übersteigt. Tankgutscheine dürfen nicht als Gehaltsumwandlung oder als Barlohn ausgezahlt werden.

Die Grenze von 50 Euro ist zudem eine Gesamt-Bruttogrenze, d.h. gewähren Arbeitgeber sowohl einen Tankgutschein als auch eine weitere Sachzuwendung (z.B. Fitnessstudio-Mitgliedschaft oder Deutschlandticket), so müssen die Kosten beider Leistungen zusammengerechnet werden. Wird dabei die monatliche Freigrenze von 50 Euro überschritten, fallen auf die ausgegebenen Mitarbeiterbenefits (Pauschal-)Steuern und Abgaben an. Die Bedingungen zum steuerfreien Tankgutschein sind in § 8 Abs. 2 Satz 9 EstG (Einkommenssteuergesetz) geregelt.

Wo können Arbeitgeber Tankgutscheine für Mitarbeiter erhalten?

Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, ihren Mitarbeitenden einen Tank­gutschein steuer­frei zur Verfügung zu stellen. Hier sind die Optionen im Überblick.

Tankgutschein Dienstleister Tankkarte
„Klassische“ Tankgutscheine sind monatlich an der Tankstelle der Wahl erhältlich. Einige Anbieter ermöglichen mittlerweile die Online-Bestellung von Tankgutscheinen: dabei erhalten Käufer einen digitalen Gutschein anstelle eines Gutscheins in Papierform Die Zusammenarbeit mit einem Benefits-Anbieter spart Zeit und Aufwand. Neben digitalen Tankkarten können gleichzeitig weitere Mobilitätsbenefits genutzt werden. Um die Kartenverwaltung und steuerkonforme Abwicklung kümmert sich der Benefits-Dienstleister. (Digitale) Tankkarten können für den steuerfreien Sachbezug eingesetzt werden, insofern sie 50 Euro nicht übersteigen. Es lohnt sich dabei ein Anbieter-Vergleich.

Online Tankgutschein kaufen

Nicht nur direkt an Tankstellen können Arbeitgeber Tankgutscheine kaufen. Arbeitgeber können mittlerweile auch online Tankgutscheine kaufen und das ist in der Regel sogar einfacher und günstiger. Bei klassischen Tankstellenbetreibern und Anbietern wie Aral oder Shell können Arbeitgeber Tankgutscheine online bestellen und sich liefern lassen. In der Regel gibt es diese Tankgutscheine für Mitarbeiter in digitaler Form.

Ein flexibles Mobilitätsbudget als Alternative zum Tankgutschein für Mitarbeitende

Der administrative ­Aufwand von Tankgutscheinen und eine wachsende Zahl an Arbeitnehmenden, die auf die Nutzung eines Autos verzichten und damit keinen Tankgutschein benötigen, machen den klassischen Tankgutschein unattraktiver. Alternativ können Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein umfassenderes Mobilitätsbudget anbieten, welches flexibel für alle verschiedenen Verkehrsmittel verwendet werden kann. Ein flexibles Mobilitätsbudget reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand für den Arbeitgeber, sondern ist auch ein demokratischerer Mobilitätsbenefit als ein Tankgutschein, denn er kommt allen Mitarbeitenden gleichermaßen zu Gute. Für Pendler:innen, die dennoch mit dem Auto unterwegs sind, bieten Mobilitätsbudget-Plattformen ebenfalls die Option, das Mobilitätsbudget für Tankkarten einzusetzen.

Aktuelle Infos zum Mobilitätsbudget: Die Bundesregierung hat am 5. Juni 2024 den Entwurf des Jahressteuergesetzes 2024 beschlossen. Der Gesetzesentwurf sieht unter anderem die Einführung einer Pauschalbesteuerung von Mobilitätsbudgets vor. Damit sollen das Mobilitätsbudget und die Nutzung neuer Mobilitätsformen, wie etwa Sharing-Angebote, erleichtert werden. Die Besteuerung von Mobilitätsbudgets und neuer Mobilität wird damit einfacher.

Haftungsausschluss:

‍NAVIT übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen. Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte auf unserer Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Die Inhalte können und sollen eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf individuelle Anforderungen eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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Stefan Wendering
Stefan ist Freelance Autor und Redakteur bei NAVIT. Zuvor arbeitete er bereits für Start-ups und im Mobilitätskosmos. Er ist ein Experte für urbane und nachhaltige Mobilität, Mitarbeiter-Benefits und New Work. Neben Blog-Inhalten erstellt er auch Marketingmaterialien, Taglines & Content für Websites und Fallstudien.

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