Wie funktioniert das Mobilitätsbudget?

Das Mobilitätsbudget ist einer der Trends, die die Mobilität in 2024 verändern werden. Immer mehr Menschen suchen nach flexiblen und nachhaltigen Mobilitätsangeboten, besonders für den Arbeitsweg, denn dort hat sich durch hybrides Arbeiten und flexible Arbeitsmodelle das Mobilitätsverhalten stark verändert. Unternehmen können mit einem Mobilitätsbudget für Mitarbeitende gezielt auf dieses geänderte Verhalten eingehen und ihren Mitarbeitenden zudem einen attraktiven Benefit bieten. Doch wie sieht ein Mobilitätsbudget in der Realität aus und wie funktioniert es? 

Inhalt

  • Mobilitätsbudget: Was ist das?
  • So funktioniert das Mobilitätsbudget
  • Welche Unternehmen bieten bereits ein Mobilitätsbudget an?
  • Anbieter von Mobilitätsbudget
  • Mobilitätsbudget und Steuern
  • Mobilitätsbudget unterstützt bei der Corporate Sustainability Reporting Directive

Mobilitätsbudget: Was ist das?

Mobilitätsbudget für Mitarbeiter

Als Mobilitätsbudget erhalten Mitarbeitende ein monatliches Budget vom Arbeitgeber, welches ihnen ermöglicht, geschäftlich oder privat die Verkehrsmittel für ihre Fahrten frei zu wählen, wie Bus, Bahn, E-Bike, Taxis oder auch Carsharing.

“‍Das Mobilitätsbudget für Mitarbeiter bietet einen flexiblen Zugang zu allen Verkehrsmitteln. Allerdings ist die Besteuerung je nach Verkehrsmittel noch unterschiedlich geregelt. Zum Beispiel sind Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel in der Regel steuerfrei, während andere Mobilitätsdienste wie Carsharing, Uber und Taxi besteuert werden. Entscheidend ist hierbei, wie das Mobilitätsbudget vom Arbeitgeber angeboten und abgerechnet wird, wie hoch der monatliche Betrag ist und ob das Budget anstelle des Gehalts oder zusätzlich gewährt wird.”

Alternative zum Dienstwagen

In Unternehmen mit Dienstwagen sollen Mobilitätsbudgets Anreize für Mitarbeitende schaffen, auf einen persönlichen Dienstwagen zu verzichten und die eigene Mobilität flexibler zu machen. Tatsächlich hat der Dienstwagen als Statussymbol ausgedient. Laut einer repräsentativen Studie des Digitalverbands Bitkom hat sich das Mobilitätsverhalten der Menschen in Deutschland in den letzten Jahren grundlegend verändert: 96% geben an, dass sie sich jetzt anders fortbewegen, wobei vor allem Sharing-Angebote und ressourcenschonende Mobilitätsalternativen im Fokus stehen. Zudem unterscheidet sich das Mobilitätsprofil der Mitarbeitenden je nach Wohnort, Alter und Lebenssituation stark.

Entsprechend bevorzugen immer mehr Arbeitnehmende anstelle des Dienstwagens ein Mobilitätsbudget, das ihnen eine nachhaltigere, flexiblere und individuelle Form der Fortbewegung ermöglicht. 

So funktioniert das Mobilitätsbudget

Die Einführung eines Mobilitätsbudgets im Unternehmen erfolgt am einfachsten über eine umfassende Mobilitätsplattform bzw. eine Software-Lösung. Inzwischen hat eine Vielzahl von Mobilitätsbudget-Anbietern entsprechende Lösungen entwickelt. Plattformen, wie z.B. NAVIT, bündeln den Zugang zu sämtlichen Mobilitätsangeboten und helfen Unternehmen dabei, administrativen Aufwand, Zeit und Kosten zu sparen. Durch die vollständig automatisierte Integration in unternehmenseigene HR-, Payroll- und Steuersysteme sparen Unternehmen administrativen Aufwand, viel Zeit und Geld. Mitarbeitende hingegen haben jederzeit die Wahl, wie sie an ihr Ziel kommen möchten: mit Shared Mobility, dem ÖPNV, gemieteten Bikes oder Autos oder mit Tank- bzw. Ladekarten für das eigene Auto.

Firmen stellen ihren Teams dafür einen monatlichen Betrag zur Verfügung, den diese flexibel über eine App nutzen können, anstatt in Vorleistung zu gehen und die Kosten für Auto-Abo, ÖPNV oder fürs Tanken mühsam einzeln einzureichen. Anbieter wie NAVIT kompensieren zudem den dabei entstandenen CO2-Fußabdruck für die Unternehmen automatisch über zertifizierte Klimaschutzprojekte.

Eine Integration des bei Unternehmen beliebten Deutschlandtickets (49-Euro-Ticket) ermöglicht außerdem einen einfachen, schnellen und vergünstigten Zugang zum Ticket, das Unternehmen ihren Mitarbeitenden anbieten können. Der Anbieter kümmert sich um die Beantragung des Deutschlandtickets beim Verkehrsverbund sowie um dessen Bereitstellung für Mitarbeitende in der App und verbucht die monatliche Zahlung automatisch über das individuell zugewiesene Mobilitätsbudget. Dabei profitieren Mitarbeitende von deutlich günstigeren Konditionen: Übernimmt der Arbeitgeber mindestens 25 Prozent des Tickets, so reduziert sich der Ticketpreis nochmals um fünf Prozent.

Ein Mobilitätsbudget für Mitarbeitende funktioniert wie folgt:

  1. Unternehmen legen die Höhe des Mobilitätsbudgets fest und stellen es den Mitarbeitenden zur Verfügung.
  2. Arbeitgeber können dabei entscheiden, für welche Mobilität und Verkehrsmittel sie das Mobilitätsbudget ihren Mitarbeitenden gewähren.
  3. Mitarbeitende wählen ihren Mobilitätsdienst digital per App. Sie buchen und bezahlen ihre Fahrten und Mobilitätsservices über die Apps von Mobilitätsanbietern.
  4. Die Ausgaben für die Mobilitätsnutzung werden direkt über das Guthaben der Mobilitätsbudget-Karte abgerechnet.
  5. Übrig gebliebenes Budget kann, je nach Einstellung durch den Arbeitgeber, im Folgemonat genutzt werden oder es verfällt.
  6. Die Abrechnung der verschiedenen Verkehrsmittel und eine intelligente Steueroptimierung werden vollständig vom Mobilitätsbudget-Anbieter übernommen.

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Welche Unternehmen bieten bereits ein Mobilitätsbudget für Mitarbeitende an?

Das Mobilitätsbudget wird bereits von einem breiten Spektrum an Unternehmen, von Start-ups bis hin zu mittelständischen Firmen und Konzernen, genutzt. Jedes dieser Segmente hat einzigartige Mobilitätsbedürfnisse und die Plattform sollte so konzipiert sein, dass sie allen gerecht wird. Startups zum Beispiel haben meist einen kleineren Mitarbeitendenstamm und bevorzugen Sharing-Mobility-Optionen oder öffentliche Verkehrsmittel.

Mittelständische Unternehmen hingegen haben einen größeren Mitarbeitendenstamm und komplexere Mobilitätsanforderungen. Mitarbeitende leben oft auch außerhalb von Metropolen und müssen längere Strecken zurücklegen, sind also auf andere Fortbewegungsmöglichkeiten, wie z.B ihr eigenes Fahrzeug, angewiesen. Die Plattform ist im besten Fall darauf ausgelegt, die Komplexität der Unternehmensmobilität für jede Größe von Unternehmen zu bewältigen.

Als einer der ersten deutschen Konzerne führte beispielsweise der Softwarekonzern SAP ab April 2023 ein Mobilitätsbudget als Ersatz zum Dienstwagen ein. Damit können nicht nur Bahn, Mietwagen oder E-Scooter bezahlt werden, sondern auch Fahrradreparaturen.

Bei der Deutschen Telekom bündelt eine Mobility-as-a-Service-Plattform die verschiedenen Verkehrsmittel und erleichtert somit den Umstieg auf öffentliche und geteilte Mobilitätsformen. Statt eines Dienstwagens werden den Mitarbeitenden vielfältige Alternativen geboten: Sie können selbst entscheiden, ob sie einen E-Firmenwagen oder die BahnCard nutzen oder das Budget in ihr persönliches Arbeitszeitkonto einzahlen, um beispielsweise ein Sabbatical zu nehmen. Außerdem betreibt die Deutsche Telekom bereits eine eigene Corporate Carsharing-Flotte sowie diverse Mikromobilitätsangebote.

Mobilitätsbudget Anbieter

Das gestiegene Interesse am Mobilitätsbudget haben auch die Anbieter solcher flexiblen Mobilitätslösungen entdeckt. Das bedeutet: Mehr Anbieter drängen inzwischen auf den Markt und versprechen den Firmen den Verwaltungsaufwand abzunehmen und ihnen eine einfache Lösung für betriebliche Mitarbeiterbenefits und Mobilitätsangebote zu bieten.

Jetzt lesen: Vergleich von Mobilitätsbudget-Anbietern 2024

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Mobilitätsbudget und Steuern

Was muss bei der Versteuerung des Mobilitätsbudgets beachtet werden?

Mitarbeitenden können von einem Mobilitätsbudget finanziell profitieren. Damit die Mitarbeitenden den bestmöglichen finanziellen Vorteil eines Mobilitätsbudgets genießen, sollten HR- und Finanzverantwortliche die rechtlichen und steuerlichen Vorgaben genau kennen und prüfen. Dabei empfiehlt es sich, interne oder externe Steuerexpert:innen zu konsultieren. 

Während es bei der Nutzung eines Dienstwagens in Deutschland das sogenannte Dienstwagenprivileg gibt, gestaltet sich die Versteuerung beim Mobilitätsbudget aufgrund aktuell fehlender einheitlicher steuerlicher Vorgaben schon etwas komplexer. Mitarbeitende versteuern den geldwerten Vorteil einer privaten Nutzung des Dienstwagens entweder mit der 1-Prozent-Regelung oder per Fahrtenbuch-Dokumentation.

Das Mobilitätsbudget kann wiederum auf unterschiedliche Weise steuerlich behandelt werden. Ob und wie Mitarbeitende es versteuern müssen, hängt unter anderem davon ab, für welches Verkehrsmittel es verwendet wurde. Bei ÖPNV-Fahrten ist es in der Regel steuerfrei, wird es für andere private Fahrten wie Carsharing ausgegeben, wird es versteuert. 

Meist werden Mobilitätsbudgets zusätzlich zum Gehalt gezahlt und somit im Gegensatz zum Dienstwagen steuerlich nicht als Gehaltsumwandlung betrachtet, was attraktive Einsparungspotenziale bietet. So besteht bei einem Mobilitätsbudget die Möglichkeit, dass die Versteuerung für Mitarbeitende ganz entfällt, wenn ein E-Bike, das Carsharing-Fahrzeug oder der E-Roller vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Eine ähnliche Regelung gibt es für das häufig genutzte Jobticket bzw. das beliebte Deutschlandticket, das steuerfrei ist, wenn es zusätzlich zum Gehalt ausgegeben wird.

Die ideale Lösung für die Mobilitätsbudget Versteuerung ist eine vom Unternehmen bereitgestellte Mobilitätskarte, da dann die Mobilitätskosten wie Sachbezüge behandelt werden. Das bietet Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter, da gegenüber Gehaltsauszahlungen geringere Steuern anfallen.

Mobilitätsbudget hilft bei der Corporate Sustainability Reporting Directive

Ab 2024 sind Unternehmen in der EU mit mehr als 250 Mitarbeitenden verpflichtet, alle Emissionen auszuweisen, die durch ihre betriebliche Mobilität ausgestoßen wurden. Hintergrund ist eine neue EU-Richtlinie, die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Diese Richtlinie soll unter anderem mehr Transparenz schaffen, um verlässliche und vergleichbare Informationen zur Nachhaltigkeit von Unternehmen zu erhalten. Durch die CSRD müssen fast 50.000 statt der bisher 11.000 Unternehmen umfassend darüber berichten, wie beispielsweise der Klimawandel ihr Unternehmen beeinflusst und vor allem welche Auswirkungen ihre unternehmerischen Handlungen auf Mensch und Umwelt haben.
 
Konkret betrifft es vor allem die Pendlermobilität, Geschäftsreisen oder den firmeneigenen Fuhrpark. Allerdings fehlt es vielen Unternehmen nsbesondere bei der Pendlermobilität an genügend Daten, um die Qualitätsstandards der CSRD zu erfüllen. Besitzt das Unternehmen keine eigene Datengrundlage, werden statistische Durchschnittswerte angenommen, die wiederum von einem hohen Anteil an kraftstoffbetriebenen Fahrzeugen ausgehen. Die daraus entstehenden Kennzahlen bedeuten einen hohen CO₂-Abgabepreis, wodurch dem Unternehmen finanzielle Nachteile entstehen. Eine Mobilitätsbudget-Plattform kann Unternehmen dabei unterstützen, die geeigneten Mobilitätsdaten zu erfassen und durch die Förderung von nachhaltigen Mobilitätsformen die CO2-Bilanz zu optimieren.

Das Mobilitätsbudget befindet sich im Entwurf des Jahressteuergesetz 2024.

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Stefan Wendering
Stefan ist Freelance Autor und Redakteur bei NAVIT. Zuvor arbeitete er bereits für Start-ups und im Mobilitätskosmos. Er ist ein Experte für urbane und nachhaltige Mobilität, Mitarbeiter-Benefits und New Work. Neben Blog-Inhalten erstellt er auch Marketingmaterialien, Taglines & Content für Websites und Fallstudien.

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